Скрытые расходы

У каждой компании есть дополнительные издержки, которые не связаны с основной деятельностью, например, печеньки и канцелярия в офис, встречи с клиентами в ресторанах, оплата фитнеса сотрудникам и так далее. Если не контролировать эти затраты, они будут «съедать» доходы компании.

Признаки:

  • выручка растет, а прибыль — нет;
  • денег не хватает даже в месяцы высокого спроса;
  • вы не можете сразу ответить, какая статья расходов самая значительная.

Что делать:

  • Составьте список статей расходов. Учитывать стоит не только крупные приобретения, например, новый станок на производство, но и мелкие расходы. Вести учет трат можно в таблице или в онлайн-сервисе.
  • Распределите статьи по категориям. Например, клининг, воду и оплату интернета в «Офис», а затраты на рекламу и PR — в «Продвижение». Хорошо, если получится уместить все расходы в 5–7 категорий, иначе трудно понять, на что уходит основная часть бюджета.
  • Проанализируйте расходы. Выясните, какой процент та или иная статья расходов занимает в общем бюджете и насколько она критична для работы бизнеса. Так вы сможете определить, что можно урезать или оптимизировать. Например, сократить непроизводственные расходы, которые не влияют на получение прибыли — не оплачивать непрофильное обучение сотрудникам и экономить на командировочных. Также можно превратить постоянные расходы в переменные: передать бухгалтерию на аутсорс или перевести сотрудников на удаленную работу, чтобы снизить расходы на содержание офиса.

Читайте также: Как настроить понятный учет доходов и расходов: пошаговая инструкция

Бизнес держится на собственнике

Предприниматель должен заниматься развитием компании: искать точки роста, расширять ассортимент, запускать новые продукты и услуги. Если собственник не вылезает из операционки и каждый день решает рутинные задачи, то компания так и будет стоять на одном месте.

Признаки:

  • предприниматель держит на контроле все, от найма менеджеров до выставления счетов и заказа воды в офис;
  • сотрудники обращаются к руководителю по любым вопросам: как зайти в админку сайта или что ответить поставщику;
  • собственник боится делегировать, потому что без него сотрудники не справятся с задачами.

Что делать:

  • Начните делегировать. Сначала поручите команде часть своей рутины: например, проведение собеседований — менеджеру, а анализ конкурентов и отправку email-рассылок — маркетологу. Также дайте сотрудникам план действий на случай форс-мажорных ситуаций — он пригодится, если вы уйдете в отпуск или отправитесь на бизнес-конференцию. Например, что делать, если контрагент сорвет поставку или сайт «полетит». Четкие инструкции помогут сотрудникам действовать слаженно и не остановят работу компании.
  • Автоматизируйте то, что можно автоматизировать. Благодаря автоматизации, задачи решаются быстрее, а у сотрудников высвобождается время на решение более креативных поручений, и они меньше выгорают. Например, CRM-система берет на себя рутинные задачи отдела продаж: собирает заявки из разных источников, автоматически ведет клиента по воронке, напоминает менеджерам о звонках, создает отчеты. Это помогает ускорить обработку заявок, улучшить качество обслуживания и доводить больше сделок до конца.
  • Инвестируйте в обучение команды. С помощью курсов можно прокачать разные навыки: от работы с CRM до тайм-менеджмента и повышения качества клиентского сервиса. Обучение помогает сотрудникам расти профессионально, а бизнесу — быстрее внедрять инновации и получать более мотивированные и подготовленные кадры.

Читайте также: Как руководителю выйти из операционки: пошаговая инструкция и советы

Компания растет слишком быстро

Чтобы обслуживать больше клиентов, нужны дополнительные ресурсы: новые сотрудники, более просторный офис, склады, больше сырья или товаров. Если компания слишком быстро наращивает объем, расходы могут опередить рост прибыли.

Признаки: 

  • предприниматель считает, что больше продаж = больше прибыли;
  • выручка и расходы растут быстрее прибыли;
  • у компании случаются кассовые разрывы.

Что делать: эффективность бизнеса определяется не количеством денег на счетах, а размером чистой прибыли, которая может снижаться из-за роста затрат. Прежде чем масштабироваться, рассчитайте, выгодно ли это. Постройте финмодель — это таблица, которая позволяет оценить влияние разных факторов на финансовые показатели компании. Например, как изменится выручка и прибыль, если расходовать больше сырья, нанять новых сотрудников и расширить производство.

Читайте также: «Золотое правило экономики» или почему чистая прибыль должна расти быстрее выручки

В компании не выстроены системные продажи

Если главный продавец в компании — это собственник, воронка продаж не построена, а весь доход предприятие получает от пары постоянных клиентов — бизнес теряет устойчивость. Становится сложно прогнозировать выручку, контролировать бюджеты, а кассовые разрывы превращаются в норму. Кроме того, компания попадает зависимость: стоит одному заказчику сократить объем заказов или уйти к конкурентам, доходы могут резко уменьшиться. В лучшем случае компания недополучит прибыль, а в худшем — закроется.

Признаки:

  • отсутствует план по лидам, продажам и выручке;
  • без собственника сотрудники не способны продавать;
  • нет скриптов продаж — собственник считает, что «хороший товар сам себя продаст».

Что делать: 

  • Постройте воронку продаж. Она позволяет понять, какой путь проходят клиенты от первого знакомства с компанией до заключения сделки. Можно измерять конверсию каждого этапа воронки и узнать, где «теряются» потенциальные клиенты, и исправить это. Например, упростить форму заказа, чтобы снизить количество брошенных корзин.
  • Наймите менеджеров по продажам. Они возьмут на себя работу с клиентами, входящими заявками, формирование отчетности, подготовку коммерческих предложений и другую рутину, а вы сосредоточитесь на стратегии, планировании и принятии управленческих решений.

Компания не ведет учет финансов

Если собственник управляет бизнесом с опорой на интуицию, понять, сколько компания зарабатывает на самом деле, на что уходят деньги, какие направления приносят доход, а какие — убытки, почти невозможно.

Признаки:

  • непонятно, сколько бизнес реально зарабатывает;
  • компания попадает в кассовые разрывы;
  • решения принимаются на «опыте», а не на основе цифр и показателей.

Что делать:

  • Начните вести управленческий учет. Используйте таблицы или подключите онлайн-сервис. Если хотите тратить на финучет 3 часа в неделю — попробуйте Adesk. Cервис автоматически собирает банковские выписки и распределяет их по статьям и проектам. На основе внесенных данных формирует отчеты, поэтому у собственника всегда под рукой актуальная информация о финансовом состоянии бизнеса.
  • Отслеживайте, сколько денег приносят проекты и направления. Если смотреть только на общий денежный поток, можно не заметить, что расходы по отдельным проектам превышают доходы. В итоге есть риск годами продолжать финансировать убыточные направления, которые «съедают» прибыль. Чтобы избежать такой ситуации, начните вести учет доходов и расходов по каждому проекту отдельно — так вы увидите, какие направления приносят деньги, а какие — просто расходуют ресурсы.

Читайте также: Топ-3 сервисов для ведения финансового учета: плюсы, минусы, кому подойдут

Падение спроса из-за кризиса

Во время кризиса люди отказываются от того, без чего можно обойтись — развлечений, брендовой одежды, ресторанов, путешествий и так далее. Если компания не продает товары первой необходимости, то спрос может упасть. Например, салон красоты или фитнес-клуб больше «просядут» по выручке, чем продуктовый магазин.

Признаки:

  • продажи упали, и это не связано с сезонностью;
  • снизилась сумма среднего чека.

Что делать:

  • Проанализируйте ассортимент с помощью ABC-анализа. Он поможет определить, какие товары пользуются наибольшим спросом, а какие покупают меньше всего. От неликвидных позиций можно отказаться и сосредоточиться на тех, которые приносят основную выручку. Например, мебельный магазин может сократить закупки дорогой дизайнерской мебели и сделать упор на товары массового спроса: офисные кресла, компьютерные столы и тумбы.
  • Предложите более дешевый продукт или услугу. В кризис люди стараются экономить по максимуму, но не отказываются от привычек. Например, вместо дорогого зарубежного курорта предпочитают отдых в России, а среди платных сервисов оставляют самые нужные. Проанализируйте, как изменились предпочтения клиентов в вашей сфере, и адаптируйте продукт или услугу под них. ИТ-компания может разработать новый тариф с упрощенным функционалом, но сниженной ценой, а турфирма — открыть бюджетные туры по России или странам СНГ.
  • Сфокусируйтесь на текущих клиентах. Их не нужно убеждать в ценности товара или услуги, поэтому на повторную продажу нужно меньше ресурсов. Чтобы удержать клиентов, запустите программу лояльности и делайте персональные предложения — например, скидку 10% для тех, кто давно не покупал.
  • Развивайте новые направления. Когда компания выходит на новый рынок, она может привлечь больше клиентов, расширить географию продаж и увеличить доходы. Кроме того, дополнительное направление поможет компенсировать потерю выручки основного бизнеса. Например, производитель стройматериалов может начать торговать в розницу, а собственник онлайн-школы — открыть кофейню.

Читайте также: ABC и XYZ анализ ассортимента: выделяем прибыльные товары

Скидки «съедают» прибыль

Скидки и акции — популярный способ привлечь новых клиентов и напомнить о компании существующим, но если размер скидки определили наобум, прибыль может упасть, несмотря на рост выручки. Например, компания дает скидку 10% на товар с наценкой 40%. Чтобы получить ту же прибыль, что и без скидки, ей нужно продать на треть больше.

Признаки:

  • клиенты покупают только товары со скидками;
  • никто не знает себестоимость товара и услуги;
  • компания делает скидки, не просчитывая их влияние на прибыль.

Что делать:

  • Определите цель. Например, дать скидку 20% на первый заказ, чтобы увеличить число клиентов, повысить средний чек или распродать остатки товаров на складе. 
  • Рассчитайте, как скидка отразится на прибыли. Изучите переменные расходы и себестоимость товара или услуги — это поможет определить, какую максимальную скидку можно дать, чтобы не уйти в минус.
  • Подумайте, нужны ли скидки вообще. Иногда вместо скидки лучше дать клиенту более ощутимую пользу, например, подарок или бесплатную доставку. Их стоимость может быть равна размеру скидки, но ценность будет выше: для ряда клиентов бесплатная доставка более важна, чем экономия 350 ₽ при покупке на 6 000 ₽.

Читайте также: Как правильно давать скидки и стоит ли это делать: 4 шага к безопасной распродаже

Деньги «заморожены» в запасах или в дебиторке

Когда компания закупила товар, а он не продается, деньги «замораживаются»: их нельзя пустить в оборот, вложить в развитие или вывести как дивиденды. Просрочки по оплате со стороны клиентов тоже уменьшают объем денег компании: если наблюдаете на счетах снижение средств, проверьте, не «зависли» ли деньги в запасах или в дебиторской задолженности.

Признаки:

  • у компании случаются кассовые разрывы, хотя по отчетам деньги есть; 
  • срок оборачиваемости товаров слишком высокий для этой ниши; 
  • в компании не ведется учет дебиторки.

Что делать:

  • Контролируйте оборачиваемость товаров. Рассчитайте, как быстро продается каждая группа товаров. Для этого количество проданных товаров поделите на размер среднего остатка на складе. Например, если ИП в месяц продает кроссовок на 60 000 ₽, а на складе хранится товара еще на 200 000 ₽, то оборачиваемость = 0,3. Значит, на продажу всего запаса нужно чуть больше трех месяцев.

    Норма оборачиваемости зависит от ниши. Например, для маркетплейсов 100 дней — это слишком высокий показатель, значит, товар продается плохо. А в производственной сфере срок оборачиваемости может быть выше, и это норма. Оцените текущую скорость продаж и пересмотрите ассортимент: возможно, от некоторых позиций стоит отказаться, чтобы не держать на складе неликвид.
  • Возьмите дебиторку под контроль. Важно точно знать, кто, когда и сколько должен заплатить. Если клиентов и контрагентов немного, для их учета подойдет Excel. Свяжитесь с дебиторами за 2–3 дня до срока оплаты и на следующий день после просрочки: возможно, клиент забыл, что нужно расплатиться, и после напоминания переведет деньги. Если долги все же не возвращают, начислите штраф и уведомите об этом клиента. Если это не подействует, можно пригрозить досудебной претензией или сразу идти в суд.
  • Начните вести управленческий баланс. Отчет показывает, чем владеет компания и насколько эффективно распоряжается активами. Чтобы понять, где «зависли» деньги, изучите дебиторскую задолженность, запасы и основные средства.

Читайте также: Как контролировать дебиторскую задолженность, чтобы внезапно не остаться без денег

Если бизнес работает в ноль или приносит убытки, причина почти всегда кроется в управлении деньгами. И главный показатель, который нужно отслеживать, — это чистая прибыль. А увеличить ее можно, если наладить учет финансов: контролировать расходы, следить за оборачиваемостью, грамотно давать скидки, планировать масштабирование и отличать рентабельные направления от убыточных.