Поэтому я вывел шесть конкретных шагов, которые реально помогают управлять дебиторской задолженностью и не допускать просрочек.

Шаг 1. Проверяем репутацию партнеров по плану минимум и плану максимум 

При небольших сделках действуйте по плану минимум:

  • Запросите у контрагента копии устава, свидетельства о госрегистрации и о постановке на учет в налоговой, копию паспорта руководителя.
  • Поройтесь в интернете: найдите отзывы о компании, почитайте комментарии в ее сообществах в соцсетях.
  • Убедитесь, что компания действительно находится по указанному в документах адресу.
Если ведете переговоры с компанией, у которой должны быть цехи или склады, проверьте и их адреса тоже. Например, вы поставляете мебельные фасады в компанию, которая занимается изготовлением кухонь. Кроме офиса, у нее должно быть и производственное помещение. Оно есть? Где именно?

А вот что нужно сделать дополнительно перед крупной сделкой:

  • Если контрагент тоже расценивает сделку как крупную, ее должен подтвердить директор: «Одобряю. Уверены, что заплатим».
  • Попросите контрагента показать финансовую отчетность: отчет о прибылях и убытках, баланс. Если предоставляете отсрочку более чем на 60 дней — расшифровку дебиторской и кредиторской задолженностей. Это поможет убедиться, что к моменту выставления счета у партнера будут деньги на его оплату.
  • Лично пообщайтесь с представителем партнера. Причем желательно не с менеджером, который ни за что не отвечает, а с ЛПР. По возможности посетите офис и производство.
  • Узнайте, кто раньше поставлял контрагенту аналогичную продукцию. Свяжитесь с его предыдущими партнерами и поговорите с ними.

Комплексную проверку даже при долгосрочных устоявшихся отношениях нужно проводить каждый год. А текущее положение дел проверяйте перед каждой сделкой — это займет буквально минуту.

Сделать это можно с помощью официальных источников: сайта ФНС, реестра недобросовестных поставщиков, картотеки арбитражных дел, банка данных исполнительных производств. Но так слишком долго и муторно. 

Лично мне нравятся специальные проверочные сервисы, которые подтягивают информацию о контрагенте автоматически. Там вы вводите ИНН, ОГРН, название компании, ФИО руководителя, юридический адрес (необязательно все сразу). И видите, есть ли у фирмы задолженность по налогам, возбуждены ли в отношении нее арбитражные дела, дела о банкротстве или исполнительные производства.

Как контролировать дебиторскую задолженность, чтобы внезапно не остаться без денег

Основные данные сервисы выдают бесплатно, за расширенную информацию придется платить:

  • FEK.RU — 990 рублей за неделю и 500 проверок
  • «СБИС» — 6 000 рублей в год
  • Rusprofile.ru — 3 890 рублей в год
  • «Контур.Фокус» — от 61 500 рублей в год
  • «Главбух Контрагенты» — 18 320 рублей за год
Тут главное не впадать в паранойю. Необязательно сразу отказываться от сотрудничества, если контрагент — ответчик в судебном деле или против него возбуждено исполнительное производство. Бывает, что один из водителей компании нарушил ПДД, штраф забыли оплатить и через 70 дней дело ушло в ФССП. Стоит это того, чтобы отказаться от выгодной сделки? Я думаю, нет. А вот если сумма исков к контрагенту и долг по базе исполнительных производств превышают его прибыль, то с ним лучше не работать.

Чтобы менеджеры не забывали проверять партнеров перед каждой сделкой, попросите их заполнять отдельное поле в программе управленческого учета. Как минимум пусть напишут в комментариях: «Проверено. Дата» и прикрепят скрин проверки.

Как контролировать дебиторскую задолженность, чтобы внезапно не остаться без денег

Шаг 2. Оформляем заказы только после проверки задолженности 

Бывает, что вы уже долго работаете с компанией и она исправно платит. В какой-то момент у вашего партнера меняются приоритеты: в первую очередь он начинает платить поставщику с более высокооборачиваемым и маржинальным товаром, а на вас забивает. Понятно, вы не хотите упускать постоянного клиента и продолжаете поставки, а долг постепенно накапливается до критического размера.

Тут поможет кредитная политика. Пропишите в ней максимальный объем дебиторки для каждого клиента в зависимости от его финансовой отчетности и платежной дисциплины.

Компания «Альфа» всегда платит вовремя. В ходе ежегодной проверки она предоставила финансовую отчетность, по которой видно, что ее прибыль за прошлый год выросла. Вы предоставляете ей отсрочку платежа 60 дней и до 1 000 000 рублей.
Компания «Альфа» всегда платит вовремя. В ходе ежегодной проверки она предоставила финансовую отчетность, по которой видно, что ее прибыль за прошлый год выросла. Вы предоставляете ей отсрочку платежа 60 дней и до 1 000 000 рублей.

Отслеживайте размер задолженности клиентов в программе управленческого учета. При превышении кредитного лимита откажите должнику в отгрузке товара или предоставлении услуги.

Как контролировать дебиторскую задолженность, чтобы внезапно не остаться без денег
В разделе «Контрагенты» сервиса Adesk отображается актуальный баланс по каждому партнеру

Шаг 3. Контролируем размер дебиторки в целом по компании 

В идеале дебиторка примерно равна кредиторке. Вы должны столько же денег, сколько должны вам. Один контрагент работает на ваших деньгах, вы работаете на деньгах второго и не уходите в минус. Если дебиторская задолженность больше кредиторской, вам придется задействовать свои деньги, а это повышает риск кассовых разрывов.

Как контролировать дебиторскую задолженность, чтобы внезапно не остаться без денег

Оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженностей тоже должна быть одинаковой. Иначе получится так, что вы предоставляете отсрочку на 60 дней, а своим поставщикам переводите деньги через 30 дней после получения товара и целый месяц сидите без денег.

Чтобы не остаться на мели, есть два варианта. Первый — договоритесь с поставщиком на увеличение отсрочки. Второй — отгружайте продукцию клиентам с условием, что они заплатят не позже чем через месяц.

Шаг 4. Мониторим платежи 

Вы должны четко знать, кто, когда и в каком объеме должен заплатить. При небольшом количестве клиентов учет можно вести в Excel. Если клиентов много, используйте программу управленческого учета, в которой можно выставить контрагентам счета и настроить интеграцию банка. Тогда все задолженности и поступления будут автоматически отображаться на странице нужного контрагента.

Вам не придется поднимать договоры и рыться в бухгалтерских документах: дата платежа по договору и по факту — в одном месте. Эта информация пригодится вам при назначении кредитных лимитов.

Как контролировать дебиторскую задолженность, чтобы внезапно не остаться без денег
В крупных и средних компаниях этим занимается кредитный контролер, независимый от производства и отдела продаж. В малом бизнесе руководитель берет его функции на себя.

Шаг 5. Осваиваем искусство требовать оплату 

Клиент заплатит быстрее, если вы будете постоянно напоминать о долге. Проще перечислить деньги, чем регулярно выслушивать претензии, угрозы штрафными санкциями, судом и продажей долга коллекторам. Говорите с клиентом на его языке, (только лучше не матом). 

Составьте собственный регламент по борьбе с дебиторской задолженностью. Так сотруднику, который несет ответственность за взыскание дебиторки, будет проще работать.

Например:

Как контролировать дебиторскую задолженность, чтобы внезапно не остаться без денег

Шаг 6. Включаем возврат дебиторки в KPI менеджера 

Если менеджер получает бонусы только за заключенные сделки и определенный объем продаж, он стремится подписать как можно больше договоров. Когда по ним будут расплачиваться и будут ли вообще, ему без разницы. Поэтому рекомендую привязывать зарплату менеджера по продажам только к оплаченным сделкам.

У пробивных и требовательных менеджеров контрагенты охотнее погашают задолженность. А есть сотрудники-мямли, которые не очень любят давить на должников, чувствуют себя неловко, боятся потерять постоянных клиентов. Такие менеджеры легко идут на уступки, соглашаясь подождать денег еще немного и еще немного, и еще, до тех пор, пока просрочку не признают безнадежной и не спишут.

Представьте: менеджер не проверил клиента, не отследил исполнительное производство и отгрузил продукцию. У клиента заморозили счета, и он просто не может заплатить.
Если бонусная часть зарплаты менеджера снизится вдвое из-за того, что контрагент просрочил платеж, в следующий раз он будет отстаивать интересы компании как свои. Не забудет проверить контрагента перед сделкой, проанализирует его финансовое поведение и сверится с кредитными лимитами. А по мере приближения срока оплаты не постесняется позвонить с напоминанием.

Некоторые клиенты начинают шантажировать менеджера по продажам уходом к другому поставщику. Пусть менеджер сошлется на регламент компании: мол, с такой задолженностью я просто не могу отгрузить новую партию.

Подведем итоги 

Чтобы вам всегда было чем платить своим сотрудникам и кредиторам, действуйте по плану:

  • Проверяйте финансовое состояние и законопослушность контрагентов-дебиторов с помощью специальных сервисов: FEK.RU, Rusprofile.ru, «Контур.Фокус» и других.
  • Перед оформлением заказа проверяйте текущую задолженность клиента. Она не должна превышать установленного для него кредитного лимита.
  • Соблюдайте баланс дебиторской и кредиторской задолженности в целом по компании. Идеальное соотношение 1 : 1.
  • Привяжите бонус менеджера по продажам не к объемам реализации, а к уже оплаченным сделкам.