Часто эти записи так и хранятся неразобранным архивом банковских операций. Чтобы было проще с такими данными работать, их нужно систематизировать — составить дерево статей и разносить операции в соответствии с ним.

Правильно составленный список доходных и расходных статей вашего бизнеса поможет найти самое выгодное направление, оптимизировать расходы, предупреждать кражи или нецелевое расходование средств компании. И это еще не все преимущества.

Как составить дерево статей

Удобно когда деление статей расходов и доходов имеет 2 уровня: группы статей и сами статьи, от того и называется деревом.

Как настроить понятный учет доходов и расходов: пошаговая инструкция

Шаг 1: составляем список статей

Удобно составлять список, когда перед вами лежит выписка из банка за прошедший месяц или список всех совершенных операций расходов и доходов. 

Для начала выпишите все статьи расходов и доходов, которые кажутся вам очевидными.

Как настроить понятный учет доходов и расходов: пошаговая инструкция

Шаг 2: укрупняем категории

Следующим шагом нам необходимо укрупнить категории. Важное правило! Не плодить статьи под каждую банковскую операцию. Большое их количество затруднит  дальнейший анализ.

Например оплату интернета, связи и уборку можно отнести к коммунальным расходам. Контекстную рекламу и SMM объединить в расходы на рекламу. Если погружаться в это не хочется мы предлагаем вам воспользоваться помощью специалисов Adesk и настроить все под ваш бизнес. Подробнее об этой услуге можно прочитать здесь!

Шаг 3: создаем группы статьей.

Как настроить понятный учет доходов и расходов: пошаговая инструкция

Групп статей должно быть меньше, чем самих статей. Их наличие помогает при первичном анализе. В идеале групп должно быть от 5 до 7. Группы должны соответствовать общим целям учета в компании. На примере того же офиса: вы хотите знать, сколько получится сэкономить, если всех сотрудников перевести на удаленку. Тогда достаточно заглянуть в группу «Расходы на офис», где будут собраны все расходные статьи, связанные с помещением.

Шаг 4: распределяем операции, создаем категорию «Прочее»

Сейчас нам пригодится банковская выписка. Попробуйте распределить все операции за прошлый месяц по созданным статьям. Остались те, что не попадают ни под одну категорию? Допишите список статей. Если таких операций совсем немного и они не носят системный характер, постарайтесь отнести их к существующим статьям или создайте статью «Прочее» на экстренный случай.

Как настроить понятный учет доходов и расходов: пошаговая инструкция

Дерево статей создано! Отлично. 

Шаг 5: разделить ваши финансовые потоки 

Теперь осталось разделить ваши финансовые потоки по видам деятельности. Такая градация поможет понимать, как дела у компании и откуда в нее действительно поступают средства.

Выделяют три основных вида деятельности:

  • операционная;
  • финансовая; 
  • инвестиционная.

Операционная деятельность — это ваши доходы и расходы, связанные с основным видом деятельности. Продали товар покупателю, оплатили сырье или аренду.

К финансовой деятельности относятся кредиты, дивиденды и займы для финансирования бизнеса.

Взяли овердрафт или оплатили тело кредита. Внимание: к финансовой деятельности будет относиться только оплата тела кредита. Проще говоря, вы просто вернули то, что вам дали, а вот проценты по нему вы платите из «своих денег». И они относятся к операционной деятельности.

Инвестиционная — обслуживание и покупка оборудования или основных средств, обучение сотрудников или консалтинг.

Будет здорово, если теперь вы опишете регламент разнесения операций по статьям. Хотя бы просто договоритесь со всеми, кто занимается разнесением банковских выписок по статьям, о том, что к чему относится, Чтобы не получилось так, что вы относите уборку к расходам на офис, а ваш офис-менеджер записывает ее в хозяйственные расходы.