Часто эти записи так и хранятся неразобранным архивом банковских операций. Чтобы работать с такими данными было проще, их нужно систематизировать — разделить на группы. 

Правильно составленный список доходных и расходных статей вашего бизнеса поможет найти самое выгодное направление, оптимизировать расходы, предупреждать кражи или нецелевое расходование средств компании, получать больше чистой прибыли. 

Дальше расскажем, как за 5 шагов составить грамотную структуру расходов и доходов. Спойлер: это проще, чем кажется. 

Шаг 1. Составьте список статей

Возьмите выписку из банка за последний месяц, в которой содержатся все совершенные приходные и расходные операции. Если банков несколько, лучше взять выписку из каждого, чтобы ничего не упустить. 

Для начала выпишите все статьи расходов и доходов, которые кажутся вам очевидными.

Как настроить понятный учет доходов и расходов: пошаговая инструкция

Шаг 2. Укрупните категории

Посмотрите на получившийся список статей – есть ли среди них похожие по целям или назначению? Например, оплата интернета, электричества и услуги клининга – это всё коммунальные расходы, а контекстная реклама и SMM — расходы на рекламу. 

Важное правило: не плодить статьи под каждую банковскую операцию – это затруднит дальнейший анализ. 

Если вам кажется, что каждая операция самостоятельна и объединять нечего – отложите на время список и вернитесь к нему позже.

Шаг 3. Создайте группы статей

Группа статей – это еще более крупная категория, куда входят созданные на прошлом шаге объединения. Например, коммунальные платежи, аренда и закуп канцелярии – это всё расходы на офис, а рекламные бюджеты, услуги фрилансеров и подписки на сервисы аналитики – маркетинг. 

Групп должно быть меньше, чем статей. Оптимально выделить 5-7 таких категорий – это поможет при дальнейшем первичном анализе расходов. Захотели узнать, сколько получится сэкономить, если всех сотрудников перевести на удаленку – открыли группу «Расходы на офис» и все сразу стало понятно. 

Как настроить понятный учет доходов и расходов: пошаговая инструкция

Шаг 4. Распределите операции и создайте категорию «Прочее»

Пришло время банковской выписки: распределите все операции за прошлый месяц по созданным статьям. Если остались операции, которые не подходят для придуманных категорий, доработайте структуру. Но помните – слишком увлекаться не стоит, а то получите ту же банковскую выписку, только в другой «обертке». 

Если нераспределенных операций совсем немного и они не носят системный характер, постарайтесь отнести их к существующим статьям или создайте статью «Прочее» на экстренный случай.

Как настроить понятный учет доходов и расходов: пошаговая инструкция

Шаг 5. Разделите ваши финансовые потоки

Теперь осталось разделить финансовые потоки по видам деятельности. Такая градация поможет понимать, как дела у компании и откуда в нее действительно поступают средства.

Есть три основных вида деятельности:

  • операционная;
  • финансовая; 
  • инвестиционная.

Операционная деятельность — это доходы и расходы, связанные с основным видом деятельности. Например, когда вы продали товар покупателю, оплатили сырье или аренду.

К финансовой деятельности относятся кредиты, дивиденды и займы для финансирования бизнеса. С кредитами будьте внимательны. К финансовой части можно отнести только оплату тела кредита — вы просто вернули то, что вам дали. А проценты — это уже операционная деятельность, ведь их вы платите из своих денег. 

Инвестиционная — обслуживание и покупка оборудования или основных средств, обучение сотрудников или консалтинг.

Как настроить понятный учет доходов и расходов: пошаговая инструкция

На этом этапе не помешает создать регламент разнесения операций по статьям, особенно если этим занимается несколько человек. Так вы избежите ситуаций, когда вы относите уборку к расходам на офис, а ваш офис-менеджер записывает ее в хозяйственные расходы.

Что теперь с этим делать?

Структура расходов и доходов создана — осталось понять, как применять эту информацию. Тот процесс, который мы описали в пошаговой инструкции – это основа для отчета о движении денежных средств или ДДС. Он показывает, на что компания тратит деньги и с чего зарабатывает, а также помогает отслеживать актуальные остатки средств на счетах. 

Составить отчет ДДС можно в таблицах – вот тут писали, как это сделать, или использовать специализированный сервис, например, Adesk. Второй вариант сэкономит вам кучу времени и нервов – нужно просто один раз внести нужные статьи, настроить правила их применения (тот же регламент, только не для коллег, а для сервиса) и подключить интеграцию с банком. 

После этих простых манипуляций:

  • Операции со всех подключенных банков будут попадать в сервис автоматически. 
  • Каждой операции будет присваиваться нужная статья расхода или дохода. 
  • На основании всех проведенных операций будет автоматически строиться отчет о движении денежных средств.