Сложные финансовые программы 

Решение, о котором наверняка знает каждый предприниматель — 1С. Ее можно адаптировать под любой бизнес: настроить справочники, отчеты, права доступа, обмен данными с другими программами. Но чтобы система работала, нужны дополнительные вложения на ее адаптацию и поддержку, а у малого и среднего бизнеса лишних денег нет.  

1С изначально создана для бухгалтерского учета, а не управленческого. Кажется, что это несущественно и можно адаптироваться, но обычно нельзя — структура и сама суть бухгалтерских отчетов не позволяет анализировать финансы с управленческой точки зрения. Конечно, всегда можно прикрутить какой-нибудь плагин или переделать логику, но это, опять же, затраты. 

О разнице между бухгалтерским и управленческим учетом мы писали в этой статье 💙

Преимущества программы:

  • Единая учетная система. В 1С можно вести бухгалтерский и налоговый учет, зарплату, склад, документы, торговые операции, производство и другие процессы. 
  • Глубокая настройка под бизнес-процессы. Здесь можно настраивать справочники, отчеты, права доступа, обмен данными с другими программами и отраслевые модули.
  • Отраслевые решения. Для торговли, производства, услуг, бюджетных организаций и других сфер можно подобрать конфигурацию, которая уже учитывает часть специфики бизнеса.

Кому подойдет: крупным предприятиям, где есть штатный бухгалтер, и финансовый директор — каждый из них будет вести свое направление учета, а вам давать уже итоговые цифры для принятия решений. Также желательно иметь в команде программиста, который будет докручивать софт под структуру компании и чинить какие-то неполадки.

Читайте также: Как понять, что компании нужен финдиректор 

Облачные сервисы финучета 

Облачные сервисы — это специализированные инструменты для управленческого учета. В отличие от сложных программ, их обычно не нужно долго внедрять и дорабатывать под бизнес с помощью программиста. Достаточно зарегистрироваться, настроить статьи доходов и расходов, подключить банк и начать вести учет. 

Графики в сервисе финансового учета Adesk

Один из таких сервисов — Adesk. Он ориентирован на предпринимателей, то есть разобраться с ним легко даже без опыта в учете.

Преимущества сервиса:

  • Автоматизация. Операции могут загружаться из банка без вашего участия, распределяться по статьям, проектам, счетам и юрлицам. Это помогает быстрее видеть актуальную картину: сколько денег есть на счетах, какие расходы выросли, какие проекты приносят прибыль и не приближается ли кассовый разрыв.   
  • Готовые управленческие отчеты и инструменты. В Adesk есть нужные предпринимателю ДДС, ОПиУ, баланс, платежный календарь, инструменты аналитики, графики, которые не придется составлять руками. Все они собираются автоматически на основе полученных данных.
  • Экономия ресурсов. Облачный сервис не требует отдельного специалиста для запуска, глобальной доработки и постоянной технической поддержки. Если возникают вопросы, можно обратиться к менеджеру, а вести учет после базовой настройки может не только финансист, но и сам собственник.

Кому подойдет: малому и среднему бизнесу, которому важно видеть актуальные данные о финансах: движение денег, прибыль, обязательства, план платежей и результаты по проектам без ручной сборки отчетов.

Таблицы: Excel и Google Sheets

Excel и Google Sheets — табличный учет. Такой вариант часто выбирают на старте, когда операций пока немного, а полноценную учетную программу или облачный сервис внедрять рано. 

Финучет в таблицах — это ручная работа. Основной массив данных придется вносить самостоятельно: переносить операции из банковских выписок, распределять платежи по статьям, сверять остатки, проверять формулы и обновлять отчеты. Чем больше операций, тем больше времени уходит на сам учет.

Преимущества таблиц: 

  • Гибкость. В таблице можно настроить почти любую структуру учета: от простого списка доходов и расходов до отчета с формулами, сводными таблицами и разбивкой по проектам. Если логика учета меняется, файл можно доработать под новые задачи.
  • Доступность. Excel можно самостоятельно установить на компьютер, а Google Sheets работает онлайн, нужна только учетная запись Google. Для небольшого бизнеса это удобный способ начать вести финучет без затрат на внедрение и настройку сложной системы.
  • Совместная работа. В Google Sheets можно открыть доступ нескольким сотрудникам и работать в одном файле: например, собственник смотрит данные, администратор вносит операции, бухгалтер сверяет цифры. В Excel совместная работа сложнее: после изменений нужно следить, чтобы у всех была актуальная версия файла. 

⚠️ При совместной работе стоит быть аккуратнее: в файле может слететь формула, потеряться строка, появиться дубль операции или неверная категория расхода. Также, если бизнес решит изменить логику учета, например добавить разбивку по проектам, направлениям или юрлицам, таблицу придется перестраивать.

Кому подойдет: микробизнесу и небольшим компаниям с малым количеством операций. Если по счетам проходит несколько платежей в неделю, финучет ведет один человек, а собственнику пока достаточно видеть поступления, расходы и остатки, таблиц может хватить.