Что такое операционка и зачем из нее выходить

Операционные процессы или просто операционка — это текущие бизнес-задачи, которые возникают ежедневно и прямо или косвенно влияют на функционирование компании и получение прибыли. 

Отправить документы партнерам, заказать воду в офис, решить спор между отделом продаж и маркетингом — все это и есть операционка. 

Когда предприниматель только начинает бизнес, погружение в операционную деятельность компании необходимо — важно правильно выстроить процессы, понять, как все работает, подобрать нужных специалистов для решения задач. 

Постепенно компания развивается, растет, а у руководителя появляются более серьезные задачи: планирование, анализ финансовых результатов, поиск точек роста. Если вы по уши в операционке, на решение таких стратегических вопросов не хватает ни времени, ни ресурсов. 

Читайте также: Масштабирование бизнеса: как, когда, зачем

Негативно это сказывается и на бизнесе:

  • Замедляется или останавливается развитие компании. У предпринимателя просто не хватает времени — всё внимание забирают текущие процессы и тушение ежедневных пожаров. 
  • Страдают внутренние процессы и падает эффективность. Например, руководитель разбирается в маркетинге, а в нюансах работы станков на производстве не силен. Желание управлять всеми процессами приводит к перекосам, которые тормозят бизнес и делают его менее эффективным. 
  • Сотрудники не мотивированы. Им не нужно погружаться в процессы, переживать об ответственности за результат — они просто делают, что говорит босс, и ни за что не переживают, а значит и не развиваются. 

Руководителю в такой ситуации тоже несладко: он не может уйти в отпуск, потому что заменить его некем, да и просто перевести дыхание и подумать времени не остается — нужно постоянно решать текущие вопросы, которые не заканчиваются. 

Руководитель не может и не должен решать все-все вопросы компании!

Как понять, что уже пора

Не знаете, пора ли конкретно вам выходить из операционки? Есть три критерия, которые указывают — нужно что-то менять. Или как минимум начать об этом задумываться. 

  • Вы давно не были в отпуске. А даже если удалось вырваться, все время провели на телефоне или в ноутбуке. 
  • Сотрудники не действуют без вашего одобрения. Можно ли отправить клиенту договор? А заказать воду в офис? А протестировать новую гипотезу? В любом вопросе последнее решение выносите вы. 
  • Компания стагнирует. Вы достигли определенных показателей, но не можете пробить потолок. 

Выйти из операционки сложно. Страшно, что без вас всё развалится, сотрудники не смогут работать так, как вы, да и вообще: хочется все держать под контролем. Заглушить или даже преодолеть эти переживания можно, если подойти к процессу выхода правильно. 

Шаг 1. Опишите, что сейчас происходит в компании

Нельзя выйти из операционки, если ее не существует. 

Если до этого момента у вас не было описания бизнес-процессов, самое время этим заняться. Структурируйте информацию о том, кто отвечает за выполнение тех или иных задач и за полученный результат. 

Допустим, у вас своя кофейня. Тогда целесообразно будет прописать что-то вроде:

  • Заместитель директора: найм и онбординг новых сотрудников, контроль качества продуктов, утверждение маркетинговых стратегий.
  • Шеф-повар: контроль за состоянием оборудования, закупка продуктов, приготовление еды.
  • Маркетолог: разработка стратегий продвижения, тестирование гипотез, привлечение клиентов. 

В соответствии со списком процессов подготовьте инструкции и доведите их сотрудников. А заодно прикиньте, какие задачи вы можете делегировать, а может даже автоматизировать. 

Например, если каждый день вы начинаете с внесения данных по оплатам и поступлениям в таблицу, попробуйте автоматизировать процесс в специальном сервисе, например в Adesk. За счет интеграции с банком платежи будут сами попадать в сервис, а если настроить правила — еще и распределяться по статьям. Качество учета растет, а вашего времени тратится меньше.

Читайте также: Как руководителю освободить время, но не потерять контроль: кейс компании «Бот в помощь»

Шаг 2. Сформулируйте планы

Поставьте планы, которых должна достичь компания в ближайшие один или несколько месяцев. Когда есть понятная цель, идти к ней проще — как минимум сотрудники понимают, чего от них ждут. 

Разумеется, планы должны быть достижимыми — нельзя поставить перед компанией цель заработать в следующем месяце 30 млн выручки, если последние полгода вы делали максимум 2 млн. Для формирования планов рекомендуем привлечь ключевых сотрудников из разных отделов — это поможет соотнести желаемые результаты с текущим положением дел и сделать их реальными. 

Планы можно ставить не только по компании, но и по бизнес-процессам или отделам компании. Для маркетинга можно установить норму привлеченных клиентов, для продаж – количество закрытых сделок, а для производство — норму выработки на станках. 

Шаг 3. Обеспечьте контроль

Ваше желание контролировать процессы внутри компании — это нормально. Но для этого необязательно участвовать в решении каждой задачи и быть с головой погруженным в детали.

Внедрите инструменты контроля, которые помогут вам отслеживать, как идут дела. Иногда достаточно даже простой гугл-таблицы, в которую сотрудники будут вносить данные о выполнении планов, например, количестве звонков, закрытых сделок или отправленных коммерческих предложений. 

А еще не лишним будет внедрить CRM-систему, если у вас ее еще нет. Во-первых, так все данные о клиентах и сделках будут в одном месте, во-вторых — это поможет вам в аналитике. Например, вы сможете посчитать конверсию звонков, прослушать разговоры с клиентами или собрать статистику по менеджерам. 

Шаг 4. Наладьте процесс найма и онбординга персонала

Если в вашей компании часто появляются новые позиции, перед выходом из операционки подумайте, кто и как будет заниматься их поиском и адаптацией. Если в компании нет hr-специалиста, возложить эту обязанность можно на руководителей отделов. 

Разумеется, вы должны четко сформулировать, какие кандидаты подходят вашей компании, а каких и рассматривать не стоит. Можно, например, указать минимальный опыт работы, качества, которыми должен обладать кандидат, необходимые навыки. Так вы будете спокойны за новые кадры. 

Отдельное внимание уделите онбордингу. Определите, кто будет погружать новичков в процессы, следить за их адаптацией и результатами, помогать преодолевать рабочие кризисы. 

Оставьте на себе обязанность найма ключевых сотрудников — заместителей, руководителей отделов, бухгалтера, финансового директора. 

Шаг 5. Делегируйте 

Если вы дочитали до этого места, то, вероятно, от одной мысли о делегировании вас становится не по себе — это абсолютно нормально. Вы — основатель компании и как никто переживаете за ее судьбу. Но только представьте, сколько свободного времени у вас освободится: на отдых, увеличения, семью. И если вы подошли к процессу выхода из операционных процессов с умом, бизнес от этого нисколько не пострадает. 

Кому передать операционку? Это может быть сотрудник, который уже работает в компании и у которого есть предрасположенность к руководству. Такой специалист должен быть ответственным, исполнительным, уметь вести за собой, ставить цели и добиваться их. И главное — он должен быть вовлечен в работу компании. 

Другой вариант — привлечь человека со стороны, то есть найти управленца с релевантным опытом. Желательно, чтобы он понимал специфику ниши и ее тонкости — странно нанимать на должность директора рекламного агентства бывшего начальника производства корпусной мебели.

А еще делегировать задачи можно не одному, а нескольким людям, например:

  • за процессы внутри компании отвечает операционный директор;
  • за маркетинг, продвижение, репутацию, пиар — директор по маркетингу; 
  • за квалификацию и продажи — руководитель отдела продаж.

Читайте также: Как понять, что компании нужен финансовый директор 

Какие-то процессы вы можете оставить за собой, но обязательно проговорите это с ключевыми сотрудниками, чтобы каждый понимал свою зону ответственности. 

Выход из операционки — это процесс, а не момент. После перераспределения обязанностей вам нужно оставаться погруженным в процессы. Важно, чтобы система начала работать, сотрудники привыкли к новым должностным инструкциям и правилам, управляющие разобрались с процессами, их контролем. И как только увидите, что в порядке — можно смело отходить от операционки и переключать свое внимание на новые проекты, развитие, семью и, наконец-то, съездить в нормальный отпуск. 

Сложности выхода из операционки

В теории все звучит просто: наладить процессы, распределить задачи и спокойно потягивать коктейли на берегу океана. 

👎 Плохая новость: вы можете столкнуться со сложностями

👍 Хорошая новость: если знать, к чему готовиться, преодолеть трудности будет проще. 

Вот самые распространенные проблемы и советы по их решению:

  • Недостаточно мотивации 

Вы слышали, что надо выходить из операционки, поэтому решили, что вам тоже уже пора. При этом вы не понимаете, куда направить освободившуюся энергию и время. В такой ситуации делегирование и уход от мелких задач будет сложным и для вас, и для сотрудников. И скорее всего вы так никуда и не уйдете. 

Что делать: Представить будущее: вы наконец-то сможете реализовать давно задуманный проект, на который не хватало времени, съездить покататься на лыжах и сходить с ребенком в аквапарк.

Если мотивации не нашлось, не спешите с отказом от управления, но сделайте своим приоритетом не покупку скрепок в офис и заказ воды, а планирование, стратегию и развитие бизнеса. 
  • Страх убрать руку с пульса 

Сейчас вы всегда в курсе событий, знаете о случающихся кризисах и можете быстро их купировать. Кажется, что если передать управление, всё развалится, ведь никто так не переживает за бизнес, как вы. 

Что делать: не рассматривайте выход из операционки, как полную потерю контроля. Вы все еще руководитель компании, просто меньше погружены во всякие мелкие задачи и можете сосредоточиться на стратегических решениях. 
  • Недоверие к команде 

Вы сомневаетесь, что команда, которую вы собрали, сможет управлять компанией без вашего участия. Есть опасения, что если вы каждое утро не будете приходить в офис, сотрудники увлекутся раскладыванием Косынки и перерывами на кофе. 

Что делать: разобраться, с чем связано недоверие. Если это следствие пункта 2 и вы просто боитесь потерять контроль, прочитайте совет выше. Если эти опасения объективны — выходить из операционки рано. Сначала нужно собрать команду, которая в состоянии работать без вашего присутствия.

Подытожим 

Если вовремя не выйти из операционки – это может навредить компании: затормозить ее рост, демотивировать сотрудников, снизить эффективность работы. 

Чтобы компания развивалась, а у вас появилась больше времени для решения стратегических задач или реализации новых идей, следуйте плану:

  • Шаг 0. Примите факт, что делегирование — это во благо. 
  • Шаг 1. Опишите бизнес-процессы. 
  • Шаг 2. Поставьте цели, сформулируйте планы.
  • Шаг 3. Внедрите инструменты контроля. 
  • Шаг 4. Продумайте процесс найма и онбординга сотрудников. 
  • Шаг 5. Найдите управленца или распределите задачи между несколькими ключевыми сотрудниками.