Сегодня «Бот в помощь» – это 10 сотрудников под руководством Алексея Клепова, которые каждый день делают жизнь бизнесменов и их сотрудников чуточку проще.

Первые 2 года в компании вообще не вели учет – в этом просто не было необходимости. Так как изначально Алексей работал один, он прекрасно знал обо всех затратах и поступлениях. 

Кроме того, на начальном этапе почти не было расходов: ни аренды, ни рекламы, ни сотрудников, а значит все полученные деньги после оплаты налогов за ИП можно было смело считать чистой прибылью. 

Ситуация изменилась, когда команда стала расти – появились сотрудники, которым нужно было платить зарплату. А раз появились статьи расходов, значит и подход к организации учета должен измениться. 

Появились у руководителя и другие вопросы:

  • А приносит ли компания деньги?
  • Насколько рентабелен проект?
  • Сколько я смогу вывести из бизнеса в качестве дивидендов? 

Вооружившись вопросами и желанием получить ответы на них, Алексей отправился на поиск финансового решения. 

Я выбирал из двух сервисов, но особо не погружался в функционал и не проводил глубокий анализ. Посмотрел на интересующие меня функции, интерфейс и остановился на Adesk – подкупила доступная цена. 
Алексей Клепов, основатель компании "Бот в помощь"

Как проходило внедрение

Привыкнуть вести финансы, если до этого никакого учета не было, тяжело. Именно по этой причине многие предприниматели никак не могут наладить управленку – всегда есть более важные дела, а учет кажется чем-то сложным и долгим. 

На самом деле, все проще, чем кажется – в Adesk многие процессы можно автоматизировать: настроить один раз, а затем просто следить за результатами бизнеса. Но, конечно, руководителю этим заниматься необязательно и Алексей – прекрасное этому доказательство. 

Я честно пытался заставить себя вести учет, но перемены воспринимались тяжело – у меня просто не было привычки вносить данные. В какой-то период, уже после подключения к сервису, мы вообще ничего не фиксировали. Я просто не хотел этим заниматься. 
Алексей Клепов

После первой попытки компания подключила интеграцию с банком. Это удобно, ведь все движения по счетам автоматически подгружаются в сервис, а еще можно настроить автоматическое разнесение расходов и поступлений по конкретным статьям или проектам. 

А потом, в команде Алексея появилась помощница, которой он делегировал любую работу с Adesk. Так как сервис понятен на интуитивном уровне, погружение прошло быстро и легко.

Помощница занимается выставлением счетов, платежным календарем, работает с операциями – у меня самого времени этим заниматься не было. Нужно еще показать ей правила автоматизации, чтобы минимизировать ручной труд, но пока руки не дошли.
Алексей Клепов

Результаты

Руководитель компании «Бот в помощь» практически не касается учета финансов – этим занимается отдельный сотрудник. Но несмотря на отсутствие тотального контроля, он отслеживает финансовые показатели с помощью еженедельного отчета.

Одна из самых удобных для меня, как для предпринимателя, функций – еженедельный отчет, который приходит на почту. Это отличная точка контроля: если я вижу лишние операции в расходах или падение показателей, я понимаю – недоработали. Получается, что я держу все под контролем, но не трачу на это уйму времени.
Алексей Клепов

Кроме еженедельного отчета, Алексей пользуется отчетами: о движении денежных средств, о прибылях и убытках – их можно настроить по разным периодам, отследить динамику, проанализировать развитие компании с финансовой точки зрения. 

В этом году у меня было несколько важных встреч с партнерами. Многие из них спрашивают о финансовом состоянии компании. Мне не нужно что-то искать или вспоминать – я просто открываю Adesk и показываю отчеты. 
Алексей Клепов

Теперь руководитель компании «Бот в помощь» может в любой момент узнать:

  • Сколько денег можно вывести из бизнеса – это показывает отчет о прибылях и убытках. 
  • Куда уходят деньги компании – тут помогает анализ расходов и еженедельный отчет. 
  • Какие траты запланированы и хватает ли на них средств – ответы дает платежный календарь. 

Есть точка контроля и это при том, что компания использует далеко не все функции сервиса. Алексей может заняться более важными делами, но не бросать финансовые дела на самотек.