Что такое бюджетирование в управленческом учете

Бюджетирование — это планирование расходов и доходов компании в отдельных областях или по компании в целом. Результат этого процесса — бюджеты. 

Бюджеты — план расходов и доходов с конкретными денежными показателями, который должен быть достигнут до конца выбранного периода. Составлять бюджеты можно на неделю, месяц, квартал или год. Всё зависит от того, какие цели вы преследуете и насколько готовы к углубленной проработке планов. 

Принято считать, что бюджетирование — это пустая трата времени, но если подойти к процессу правильно, оно может решить точечные и глобальные проблемы в компании.

Бюджеты помогут:

  • планировать расходы и доходы компании, ее отделов, направлений, проектов; 
  • обеспечить рациональное использование ресурсов компании, причем не только финансовых, но и, например, человеческих;
  • предотвращать кризисы в том числе кассовые разрывы;
  • эффективнее достигать целей благодаря удержанию их в фокусе. 

Задачи бюджетирования

Глобальная цель бюджетирования — сделать работу компании более эффективной в целом и отдельно на каждом из этапов.

Но чтобы цель была достигнута, должны выполняться основные задачи бюджетирования:

  • Управление расходами — планировать лимиты по разным категориям расходов. 
  • Управление доходами — планировать доходы компании. 
  • Грамотное распределение ресурсов — оценка общего объема имеющихся ресурсов и их распределение по направлениям в соответствии с целями бизнеса. 
  • Анализ результатов работы отдельных отделов — оценка эффективности подразделений компании. 

Виды бюджетов

Как мы уже упоминали, бюджетирование и управленческий учёт в организации могут быть направлены на разные объекты: весь бизнес, отдельные подразделения или даже конкретные продукты. Так вот, именно назначением и направленностью бюджета определяется его вид. 

В управленческом учете выделяют следующие виды бюджетов:

  • Основные или общие
  • Операционные
  • Вспомогательные
  • Специальные или дополнительные. 

Основные 

Основные бюджеты — это план работы компании в целом, который позволит добиться желаемых финансовых результатов. 

К основным относятся:

  • Бюджет расходов и доходов — планы компании по объему выручки, прибыли и расходов. Помогает прогнозировать не только деньги, но и рентабельность бизнеса. Бюджет расходов и доходов составляется методом начисления, то есть поступления и выбытия фиксируются не в момент денежной операции, а в момент совершения сделки. 
  • Бюджет движения денег или БДДР — расходы и поступления по всей компании. В отличие от предыдущего, бюджет движения денежных средств строится кассовым методом, что помогает предсказывать кассовые разрывы. 
  • Управленческий баланс — план по активам и пассивам компании. Строится прогнозный баланс на основе имеющихся остатков: кредиторки, дебиторки, товарных остатков. 

Операционные

Операционные бюджеты — планы, связанные с основной деятельностью компании. 

Могут быть сформированы по:

  • объему продаж;
  • объему выпуска продукции;
  • объему запасов — товарных, производственных; 
  • коммерческим и административным расходам. 

В отличие от основных бюджетов, операционные — более детальные, то есть охватывают не всю компанию, а разные процессы бизнеса.

Вспомогательные

Вспомогательные бюджеты — бюджеты, не связанные с основной деятельностью компании. 

Они позволяют определить затраты и поступления, связанные с внешним финансированием. 

Например, это может быть кредитный бюджет — план, в котором отражаются источники заемных средств, или налоговый — свод налоговых расходов и доходов компании. 

Специальные

Специальные бюджеты – это распределение статей основных бюджетов. 

Это может быть бюджет распределения чистой прибыли или детальный план по конкретному продукту. 

Специальные и вспомогательные бюджеты в малом и среднем бизнесе используются редко, так как в небольших компаниях зачастую нет необходимости в такой детализации планов. 

Как организовать бюджетирование в компании

Бюджетирование — один из этапов организации системы управленческого учета в компании. Перед работой с бюджетами мы рекомендуем сначала освоить платежный календарь — это тоже план, но по предстоящим расходам и поступлениям. Платежный календарь поможет предсказывать кассовые разрывы,планировать закупку товара или другие крупные траты, безопасно выводить дивиденды. 

Так выглядит платежный календарь в Adesk, и он заранее предупреждает о кассовых разрывах. На скриншоте кассовый разрыв случится в среду, 24 числа — компании не хватит 150 тысяч на покрытие запланированных расходов 

Как только освоите платежный календарь, можно переходить к бюджетам — система бюджетирования на предприятии внедряется пошагово.

Шаг 1. Переведите бизнес в цифры

Если вы планируете работать с бюджетами, без оцифровки не обойтись. По-другому не получится понять, что происходит в разных отделах компании, а значит и ставить какие-то планы будет нереально. Сформируйте три основных отчета по своей компании: 

  • О движении денежных средств, ДДС (скачать гайд «Как составить отчет ДДС») 
  • О прибылях и убытках, ОПиУ (узнать больше про отчет ОПиУ)
  • Баланс. 

Можно сделать это в таблицах, а можно в специальном сервисе, например, в Adesk. Второй вариант сэкономит вам кучу времени и нервов.

Шаг 2. Поставьте цели

Учет ради учета, бюджеты ради бюджетов — все это бесполезные занятия, которые, по нашему опыту, через 2-3 недели забрасывают, потому что мотивации вести их попросту нет. 

Чтобы вы понимали, зачем тратите время на бюджетирование, поставьте цель — что в итоге вы хотите получить от этого процесса. 

Например, вы хотите создать финансовую подушку, чтобы не впадать в панику при малейших колебаниях рынка, масштабировать бизнес или, в конце концов, купить новый автомобиль. Составить бюджет на покупку нового авто вряд ли получится, но если в финансах компании будет порядок, можно спокойно выводить дивиденды. 

В общем, ответьте себе на вопрос: «а зачем вообще это всё нужно?» и не начинайте строить бюджеты, пока не ответите на него. 

Шаг 3. Составьте финансовую модель

Финансовая модель — это таблица с ключевыми показателями бизнеса. Она помогает тестировать гипотезы и ставить адекватные финансовые цели. В контексте бюджетирования финмодель поможет увидеть показатели, влияние на которые улучшит финансовые результаты компании, и вы сможете выбрать верный курс и точнее планировать бюджеты.

С нуля строить финансовую модель — то еще удовольствие, поэтому мы разработали для вас шаблон финмодели.

Шаг 4. Составьте бюджеты

И вот мы наконец-то добрались до составления бюджетов. Теперь, когда ваш бизнес переведен на язык цифр, можно заняться постановкой конкретных планов по всей компании и ее отдельным подразделениям.

Все бюджеты должны быть между собой связаны. Нельзя, например, поставить план по продажам готовой продукции на 5 млн, когда производство физически не сможет столько произвести. Хорошо, если в составлении и утверждении бюджетов будет участвовать не только собственник, но и руководители всех отделов или направлений компании — так вы сможете поставить реалистичные планы. 

Как выглядят готовые бюджеты? Ниже пример бюджетирования на предприятии, реализованный в таблицах — неплохой вариант, когда компания небольшая и собственника есть свободное время на работу с Excel или Google Sheets.

Также строить бюджеты можно в специальных сервисах управленческого учета. Структура у них похожая, но есть существенные различия в возможностях. О них поговорим чуть позже.

Так выглядят Бюджеты в Adesk. Кроме плановых и фактических показателей, можно также посмотреть дельту и процент отклонения 

Шаг 5. Проводите план-факт анализ 

Важная часть бюджетирования — анализ исполнения планов и достигнутых результатов. Нет никакого смысла в бюджетах, которые составили в начале года и задвинули в ящик до следующего января. 

Чтобы планы не просто были, а достигались, проводите план-факт анализ — сравнение запланированных и фактических показателей. Это необходимо, чтобы понимать, выполняются ли те цели, которые вы ставили или, возможно, нужно вмешаться в процесс и внести какие-то корректировки. А может и вовсе оказаться, чтобы планы вы поставили нереальные. 

Автоматизация бюджетирования – как внедрить

Автоматизация бюджетирования и управленческого учета в целом направлена на повышение их эффективности.

Автоматизация бюджетирования позволяет:

  • ускорить сбор и сведение данных;
  • снизить уровень рисков, связанных с человеческим фактором;
  • оперативно замечать отклонения и принимать меры;
  • избавить руководство и сотрудников подразделений от работы с большим объемом данных. 

В крупных корпорациях для комплексной автоматизации бюджетирования часто используются сложные технические решения вроде 1C. 

Этот способ имеет место, когда у вас большая компания со сложной структурой и множеством бюджетов. В остальных случаях затраты на внедрение, настройку и ведение не оправдаются. 

Для малого и среднего бизнеса есть другие решения – не такие сложные, более доступные и не требующие дорогостоящей настройки. Мы, конечно, рекомендуем попробовать Adesk. Сервис создан специально для предпринимателей — не требует глубоких знаний в области финансов или каких-то специфических технических навыков. 

Кроме простоты использования, в Adesk есть автоматизация, в том числе при работе с бюджетами. Вам нужно составить бюджеты и внести их в сервис, а дальше — просто следить за фактическими показателями. Факт будет заполняться автоматически из совершенных операций.

В заключение: бюджетирование — не просто набор непонятных целей, а инструмент для повышения эффективности компании. По разным оценкам, после внедрения бюджетов эффективность бизнеса повышается на 15-20%, что, разумеется, сказывается на финансовом состоянии, размере выручки и прибыли. Это ли не повод освоить бюджетирование?