Кассовый метод

Кассовый метод – это признание расходов и доходов по факту. Оплатили аренду на год вперед – расход, получили предоплату от клиента – приход. Датой фиксации прибыли или трат считается дата поступления или списания со счета. 

Кассовый метод кажется проще и логичнее, чем начисленный, но он может искажать результаты работы бизнеса. 

В сентябре строительная компания получила предоплату от 10 клиентов за строительство домов из бруса в ближайшие 6 месяцев. При учете кассовым методом сентябрь будет очень прибыльным, а октябрь и ноябрь убыточным – поступлений не будет, зато будут расходы на зарплаты, закупку материалов, аренду и кофе в офис. 

Чтобы кассовый метод не искажал результаты, должны быть соблюдены два условия:

  • На начало и конец периода нет дебиторки и кредиторки, а также запасов товаров или сырья. 
  • Поступление денег и оказание услуги/передача товара происходит в рамках одного месяца. 

Метод начисления

Метод начисления – это признание расходов и доходов по факту завершения сделки: оказания услуги или отгрузки товара. При этом дата поступления или списания денег значения не имеет. 

В отличие от кассового метода, начисленный не искажает результаты работы компании – руководитель или финдиректор видят, как бизнес работает в реальности. Но есть у этого метода недостаток – часто создается виртуальная прибыль или долги, когда по отчетам деньги есть, а на счетах пусто. 

Когда и какой метод применять

Если говорить про налоговый и бухгалтерский учет – тут нужно руководствоваться Налоговым кодексом и другими законодательными документами. Там описаны ситуации, кто и когда должен применять кассовый или начисленный метод. Например, для компаний на УСН допустимо учитывать расходы и доходы только по дате поступления средств, а банкам и МФО ни при каких условиях нельзя считать деньги кассовым методом. 

Но мы с вами говорим про управленческий учет – тут нет никаких запретов. Единственное правило – нельзя смешивать эти методы, то есть в один момент считать доходы кассовым методом, а расходы – начисленным.  

  • Кассовый метод подходит небольшим компаниям, которые работают по факту – без отложенных платежей.
  • Метод начисления можно использовать в любом бизнесе, но особенно он рекомендован компаниям, работающим с отсрочками и предоплатами. 

Идеальный же вариант – смотреть отчеты в разрезе обоих методов, в зависимости от цели, ведь для принятия разных решений нужны разные данные. Для расчета рентабельности, например, нужен начисленный метод, а для борьбы с кассовыми разрывами и понимания, сколько фактически денег лежит на счетах – кассовый.

Методы учета на примерах

Кассовый метод и метод начисления – в чем разница

Вроде бы все понятно: кассовым методом учитываем деньги по факту поступления, начисленным – по факту исполнения услуг. Но как только сталкиваешься с реальностью, возникает путаница, как и что считать. Чтобы окончательно разобраться, закрепим информацию на примерах. 

В конце января строительной компании поступила предоплата от клиента за постройку бани. Работы будут производиться в феврале, марте и апреле. 

  • Кассовый метод: вся сумма пойдет на январь. 
  • Начисленный метод: доходы будут признаваться постепенно с подписанием акта выполненных работ в конце каждого месяца. 

В августе мебельная фабрика закупила ткань для обивки диванов на сумму 125 000 ₽. 

  • Кассовый метод: в расходы августа пойдет вся сумма 125 000 ₽
  • Начисленный метод: по документам в августе использовали только половину ткани, поэтому расходом августа будет 62 500 ₽. Оставшаяся сумма пойдет в расходы сентября или даже октября – зависит от того, как производство будет расходовать материал. 

В январе арендодатель потребовал оплатить аренду офиса сразу на полгода вперед. Компания перевела 300 000 ₽ – по 50 000 ₽ за каждый месяц. 

  • Кассовый метод: расход 300 000 ₽ будет учтен в январе. 
  • Начисленный метод: сумма равномерно распределится на полгода – по 50 000 ₽ на каждый из месяцев. 

Строительная компания работает на УСН « Доходы» с налоговой ставкой 6%. В январе доход был 50 000 ₽ – налог 3 000 ₽. 

  • Кассовый метод: расход 3 000 ₽ пойдет на март, когда и будут перечислены деньги в налоговую.
  • Метод начисления: 3 000 ₽ будут расходом января, так как являются результатом работы этого месяца. 

Сотрудники IT-компании получают зарплату за прошлый месяц 5 числа. В январе зарплатный фонд составил 330 000 ₽, а в феврале – 290 000 ₽. 

  • Кассовый метод: 5 февраля работникам выплатили 330 000 ₽. И хотя это зарплата за январь, деньги по факту уйдут феврале и будут расходом февраля. 
  • Метод начисления: февральским расходом будет 290 000 ₽, даже несмотря на то, что выплатят эти деньги только 5 марта. 

Как выглядит разница в отчетах 

Компания оказывает крупному клиенту услуги ландшафтного дизайна. 15 августа заказчик подписал акт выполненных работ на 280 000 ₽. Деньги на счет компании поступили 7 сентября. 

Кассовый метод и метод начисления – в чем разница
Деньги пришли 7 сентября, поэтому по кассовому методу на август мы приход не учитываем. Но акт был подписан 15 августа и метод начисления обязывает отнести поступление на август

18 августа компания закупила грунт для участка на 150 000 ₽. Но весь грунт сразу не использовали – только на 70 000 ₽. Остальной запас лежит на складе. 

Кассовый метод и метод начисления – в чем разница
Метод начисления учитывает только фактически потраченный грунт – остатки пока «висят» на складе. Кассовый метод категоричен – деньги потрачены? Расход! 

Заказчик попросил в сентябре подготовить схему рассадки туй на участке. Предоплату 80 000 ₽ перечислил 30 августа.

Кассовый метод и метод начисления – в чем разница
Клиент уже заплатил, но услугу мы оказали. Метод начисления «подвешивает» деньги в воздухе, пока не будет подписан акт 

5 сентября компания выплачивает бонусы сотрудникам по итогам августа. Общая сумма премий составила 67 000 ₽.

Кассовый метод и метод начисления – в чем разница
Премии выплачивали в сентябре, но за август, поэтому начисленный метод относит 67 000 ₽ к расходам августа

С выплаченных в сентябре бонусов нужно заплатить налог в размере 17 600 ₽.

Кассовый метод и метод начисления – в чем разница
Налог платим в сентябре, но за августовские бонусы, поэтому по методу начисления относим его к августу. По кассовому методу учтем расход в сентябре

С 1 августа бюро ландшафтного дизайна арендует дополнительный офис. Арендодатель выдвинул условие – заплатить сразу за 3 месяца. Итого – 300 000 ₽.

Кассовый метод и метод начисления – в чем разница
По начисленному методу мы будем расходовать 300 000 ₽ 3 месяца, поэтому на август, сентябрь и октябрь пойдет расход по 100 000 ₽

Подбиваем итоги августа и видим – при учете кассовым методом компания сработала в убыток. Однако этот вывод необъективный – на август пошли крупные расходы на аренду и закупку грунта, а пользоваться ими мы будем еще несколько месяцев. 

Кассовый метод и метод начисления – в чем разница
В нашем примере кассовый метод показывает убыток, но бывает и наоборот

Вывод: для компаний с отложенными платежами, закупкой сырья впрок и предоплатами, кассовый метод учета расходов и доходов не подходит.  Да, он подсветит траты по месяцам, но не покажет реальную картину бизнеса. Начисленный метод более объективен – он поможет избегать кассовых разрывов, отслеживать чистую прибыль и правильно рассчитывать рентабельность.