Внедрение управленческого учета в юридической компании: с чего начать и что учесть

Главное про управленческий учет: что это, зачем и кому нужен

Управленческий учет (УУ) часто путают с бухучетом (БУ), но это разные вещи. Бухучет вы наверняка уже ведете — он обязателен по закону, и на его основе компания формирует отчетность для государства и других внешних пользователей.

Управленческий учет, УУ, управленка — это отчетность для себя: руководство само решает, какие данные собирать, как их анализировать и в каком виде вести учет.

УУ нужен в первую очередь собственнику, чтобы понимать, как на самом деле работает его юрфирма, и принимать решения на основе цифр, а не ощущений.

Бухгалтерская отчетность показывает финансовое состояние бизнеса в целом, но не дает той детализации, которая нужна собственнику для управления компанией: сколько реально зарабатывает бизнес, какие клиенты и направления приносят прибыль, куда уходят деньги и хватит ли их на предстоящие выплаты.

Это связано с тем, как устроена работа юрфирмы: один клиент может платить по часам, другой — фиксированную сумму за проект, третий — абонентскую плату. При этом значительная часть расходов приходится на команду, а один юрист может одновременно работать над несколькими делами.

Работа, выставление счета и оплата тоже часто приходятся на разные месяцы. Из-за этого доходы, расходы и трудозатраты нужно учитывать отдельно по клиентам, делам и направлениям — например, судебным спорам, банкротству или налоговому сопровождению.

Управленческий учет помогает собственнику юрфирмы:

Отсутствие управленческого учета мешает не только принимать решения с опорой на реальные цифры, но и адекватно оценивать бизнес и обосновывать его стоимость перед потенциальным покупателем. Это подтверждают результаты исследования Adesk, в рамках которого опросили более 200 предпринимателей, желающих продать свои компании: 

Полные результаты и выводы можно посмотреть в этом материале: 90 % бизнесов ничего не стоят — исследование Adesk

Какие управленческие отчеты и инструменты нужны юридической компании

Для базового управленческого учета юрфирме необходимы два отчета — ОПиУ и ДДС. Они дополняют друг друга: первый показывает финансовый результат бизнеса, второй — движение денег.

Помимо базовых отчетов, юридической компании пригодятся дополнительные инструменты.

Платежный календарь. Нужен, чтобы заранее замечать риск кассового разрыва — ситуации, когда бизнесу временно не хватает денег на обязательные платежи.

Например, фирма выполнила работу и выставила счет, который клиент должен оплатить через десять дней, а зарплату сотрудникам нужно перечислить завтра. Компания при этом может быть прибыльной, просто деньги от клиента еще не поступили. В платежном календаре фиксируют будущие поступления и выплаты с датами и заранее видят периоды, когда денег может не хватить.

Читайте также: Что такое платежный календарь, зачем он нужен предпринимателю и как его составить

Финансовая модель. Показывает, как изменение одного показателя повлияет на остальные и в итоге — на прибыль компании. Она пригодится перед принятием важных управленческих решений.

Например, если собственник хочет сократить штат, чтобы уменьшить ФОТ, в финмодели можно заранее проверить последствия: вместе с расходами может снизиться количество дел, которое способна вести команда, а следом — выручка и прибыль. Так можно сравнить несколько сценариев до того, как решение повлияет на реальные финансы.

Читайте также: Финансовая модель: зачем нужна и как ее построить

Отчет об обязательствах. Он поможет следить и за дебиторской задолженностью — когда клиенты должны компании, и за кредиторской — когда должна сама компания.

Просроченная кредиторка может привести к пеням и штрафам по договорам, а также испортить отношения с подрядчиками и другими контрагентами. Дебиторка забирает деньги из оборота: пока клиент не заплатил, фирма не может использовать эти средства на зарплаты, аренду и другие расходы. Чем дольше долг остается неоплаченным, тем выше риск его невозврата, а при инфляции снижается и реальная стоимость этой суммы.

Читайте также: Отчет о задолженностях: что это такое и как с ним работать

Система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) с учетом рабочего времени. Это не инструмент управленческого учета напрямую, но данные из CRM нужны для точных расчетов. Время сотрудников — один из ключевых ресурсов юрфирмы, поэтому важно знать, сколько часов каждый специалист потратил на конкретного клиента / дело.

Приблизительных данных для этих целей недостаточно: без точного учета сложно корректно распределить затраты на работу команды и рассчитать себестоимость услуг. При почасовой оплате стоит также разделять отработанные, выставленные и оплаченные клиентом часы — между этими показателями может быть разница.

Читайте также: Как выбрать CRM-систему: 6 критериев, на которые нужно обратить внимание

Где вести управленческий учет юрфирме и как его внедрить

Большинство инструментов управленческого учета первое время можно вести с помощью обычных таблиц — Excel или Google Sheets. Такой вариант подойдет небольшой юридической компании, где пока не много клиентов, дел и финансовых операций.

Важно: внедрение учета не должно стать дополнительной нагрузкой и ущербом для основной деятельности. Поэтому мы подготовили бесплатный набор шаблонов управленческих отчетов, чтобы вы не собирали все формы с нуля. В набор входят:

Для начала работы надо сделать копию файла и заполнить листы данными своей компании, далее — обеспечить регулярное обновление данных.

Скачать набор управленческих шаблонов →

У работы с таблицами есть нюанс — многое придется делать вручную: переносить банковские операции, распределять доходы и расходы по статьям и проектам, обновлять расчеты, проверять формулы и следить, чтобы данные в разных файлах совпадали. Чем больше становится клиентов, сотрудников и операций, тем больше времени занимает такой учет и тем выше риск ошибок.

Если не хочется заниматься этим вручную или нет времени, можно использовать специализированный сервис управленческого учета. Например, Adesk.

В сервисе есть возможность подключить интеграцию более чем с 20 банками, CRM-системами и эквайрингами. Это позволит выгружать финансовые операции и распределять их по статьях учета без ручного сбора, а Adesk на основе полученных данных будет формировать управленческие отчеты за пару минут.

Как внедрить управленческий учет в юридической компании

💡 Важный момент перед внедрением УУ: попытки успеть сделать всё и сразу приведут к путанице и желанию бросить затею на половине пути. Не нужно собирать максимум показателей или восстанавливать всю историю компании, важны мера и последовательность, тогда внедрение будет понятным и эффективным.

Шаг 1 — определите, что хотите контролировать

Это можно сделать на основе проблем, с которыми чаще всего сталкивается компания, и выделить 2 или 3 показателя. Например:

Со временем, когда процесс учета станет понятнее и вести его будет проще, перечень показателей можно расширить.

Шаг 2 — определите разрезы учета

Решите, по каким направлениям нужно отдельно собирать и анализировать данные. Для юрфирмы это могут быть:

Сначала можно считать результат по клиентам и делам, а после добавить аналитику по направлениям, если они есть.

Шаг 3 — составьте единый список статей доходов и расходов

Определите, на какие категории будете распределять все операции. Например, отдельно учитывать выручку от юридических услуг, ФОТ, премии, подрядчиков и внешних экспертов, аренду, маркетинг, программы и другие расходы.

Главное — установить единые правила. Если оплату внешнего эксперта один месяц относить к расходам по конкретному делу, а в другой — в общие расходы компании, сравнение рентабельности проектов будет некорректным.

Отдельно определите, как будете учитывать доходы по разным моделям работы: почасовой оплате, фиксированной стоимости проекта, абонентскому обслуживанию и гонорару успеха. Один и тот же принцип нужно применять из месяца в месяц.

Читайте также: Как настроить понятный учет доходов и расходов: пошаговая инструкция

Шаг 4 — настройте учет рабочего времени

Определите, как и где сотрудники будут отмечать часы и как привязывать их к клиентам и делам. Как вариант, можно рассмотреть внедрение CRM-системы. Важно заранее договориться, какие задачи относятся к работе по клиенту, как учитывать внутренние встречи, подготовку документов, исследования и другие активности.

Чтобы расчеты себестоимости и рентабельности были более точными, сотрудники должны регулярно и сразу фиксировать время, пока помнят, над какими делами работали.

Шаг 5 — соберите исходные данные

Выберите дату, с которой компания начнет вести учет, и зафиксируйте состояние финансов на этот момент:

Необязательно восстанавливать финансовую историю за несколько лет. Для начала достаточно взять данные за 3 месяца, чтобы было проще разобраться, как работает учет. Показатели за более ранний период можно добавить позже, если они понадобятся для сравнения результатов или анализа динамики.

Шаг 6 — назначьте ответственного и установите порядок обновления

Управленческий учет эффективен, когда данные регулярно обновляются, поэтому нужно заранее определить, кто:

В небольшой юридической компании этим может заниматься собственник, помощник или другой сотрудник. Главное — закрепить ответственность за конкретным человеком, иначе учет быстро перестанет быть актуальным. 

Управленческий учет в Adesk 🔐  

В сервисе можно настроить права доступа: сотрудники смогут видеть только ту информацию, которая нужна им для работы, без возможности редактировать данные. А вы — не переживать, что кто-то случайно изменит или удалит важную информацию.

Попробовать

После первого месяца ведения учета стоит проверить, хватает ли собранных данных для ответов на вопросы из первого шага. Если нет — добавить нужные показатели или разрезы. Так система будет развиваться вместе с компанией, а не превращаться с самого начала в громоздкий набор отчетов, которыми никто не пользуется.

Частые вопросы про управленческий учет

Чем управленческий учет отличается от бухгалтерского? Бухгалтерский ведется по установленным законом правилам и нужен для подготовки обязательной отчетности. Управленческий собственник ведет для себя и сам определяет, какие данные собирать и в каком виде их анализировать. Например, отдельно по клиентам, делам, направлениям или сотрудникам.

Читайте также: В чем разница между бухгалтерским и управленческим учетом

Нужен ли управленческий учет маленькой юрфирме на 3–5 человек? Да, даже небольшой фирме важно понимать, сколько она зарабатывает, какие клиенты и дела приносят прибыль, сколько денег есть на счетах и кто должен компании. Без этих данных сложно масштабироваться: непонятно, когда можно расширять штат, какие направления стоит развивать и выдержит ли бизнес рост расходов.

Как часто нужно смотреть управленческую отчетность? Зависит от целей и отчетов. Например, ОПиУ обычно анализируют после закрытия месяца, чтобы оценить прибыль и результаты по клиентам или направлениям. ДДС, платежный календарь и задолженности стоит проверять чаще, особенно если у компании много платежей, отсрочек или есть риск кассового разрыва.

Можно ли поручить управленческий учет бухгалтеру? Такой вариант допустим, если бухгалтер разбирается в управленке и у него есть на нее время. Бухгалтерский и управленческий учет решают разные задачи, а при высокой загрузке бухгалтер в первую очередь будет заниматься налогами и обязательной отчетностью. Есть риск, что УУ будет обновляться с опозданием или вестись по бухгалтерской логике.

Читайте также: Почему нельзя доверить управленческий учет бухгалтеру: 5 причин

Можно ли вести управленческий учет в Excel? Да. Для небольшой юрфирмы Excel или Google Sheets — хороший вариант на старте, особенно если операций пока немного, а за обновление данных отвечает один человек. Главное — выстроить структуру учета, определить правила заполнения и регулярно обновлять данные.

Мы подготовили дорожную карту, где рассказали, как внедрить учет, если вы не финансист, где его организовать и как не бросить через несколько дней после старта.

Скачать бесплатную дорожную карту внедрения учета 💙

Сколько стоит и сколько времени занимает внедрение? Зависит от того, в каком состоянии находятся текущие данные, насколько подробно вы хотите вести учет и какой инструмент выберете. Например, вариант с таблицами будет стоить 0 ₽, но потребует времени на настройку структуры, формул, переноса данных и проверку расчетов. В среднем стоит закладывать на внедрение от пары недель до месяца.

💙 Управленческий учет от 2 190 ₽ 

Организовать учет в Adesk можно самостоятельно, без программистов. Подключите банк, загрузите выписку и задайте правила автоматизации — дальше сервис сам будет распределять операции по статьям. Вы получите доступ к актуальной финансовой картине бизнеса и сможете принимать решения на основе цифр, а не догадок.

Внедрить учет