Что такое платежный календарь 

Платежный календарь — это план по тратам и поступлениям компании на определенный период, например, на неделю или месяц. 

Принцип работы платежного календаря:

  • В календарь вносятся данные о поступлениях денежных средств: предоплаты от заказчиков, поступления от вашей основной деятельности и т.д.
  • Вносятся расходы: зарплата сотрудникам, планируемый закуп материалов, налоги, вывод дивидендов, а также закрепляются повторяющиеся платежи. 
  • Указывается начальный остаток по счету на начало дня, затем все операции суммируются и если расходы превышают доходы, то в платежном календаре можно своевременно это заметить.  

Платежный календарь — это один из инструментов планирования, который помогает предпринимателю принимать грамотные управленческие решения и быть уверенным в завтрашнем дне. 

Зачем предпринимателю платежный календарь

Владелец компании по производству мягкой мебели подписал договоры на 10 заказов на условиях постоплаты: заказчики рассчитаются, когда изделия будут готовы.

На первый взгляд, все хорошо: заказы есть, будущая выручка понятна, клиенты довольны лояльностью. Но когда пришло время закупать материалы, денег на счетах компании не хватило — предприниматель оказался в кассовом разрыве и оплатил закуп из личных средств.

Так произошло не потому, что бизнес убыточный. Просто несколько платежей наложились друг на друга: нужно закупить материалы, выплатить зарплату сотрудникам и закрыть текущие расходы, а деньги от клиентов поступят позже. Держать такие детали в голове сложно. Если не видеть планы платежей и поступлений с привязкой к датам — можно принять решение, которое на первый взгляд безопасно, но через неделю приведет к нехватке денег.

💡 При наличии платежного календаря владелец компании бы увидел запланированные траты и смог договориться с клиентами о предоплате или попросить поставщиков отгрузить сырье с отсрочкой.

Есть и другие ситуации, когда платежный календарь выручит предпринимателя:

  • Если контрагент просит особые условия, например, снижение суммы предоплаты — платежный календарь поможет сориентироваться, может ли компания пойти на встречу или этот шаг приведет к кассовому разрыву. 
  • Если нужно вывести дивиденды. Когда есть план трат и поступлений, легко просчитать оптимальную сумму вознаграждения, которая не навредит бизнесу. 
  • Если требуются крупные вложения, например, в новое направление бизнеса, филиал или оборудование. С платежным календарем можно прикинуть, когда и какую сумму вы можете инвестировать в развитие компании, не подвергая при этом риску текущую работу. 

Как составить платежный календарь

Первое, что приходит в голову — завести таблицу в Excel или Google Sheets, но можно упростить и автоматизировать этот процесс с помощью Adesk.

В сервисе финучета календарь связан с операциями, счетами и плановыми платежами: не нужно каждый раз вручную переносить данные из выписок, сверять остатки и проверять формулы.

Чтобы начать, достаточно подключить интеграцию с банками, настроить статьи поступлений и расходов, добавить регулярные платежи и плановые операции. После этого сервис будет показывать, сколько денег есть на счетах, какие поступления ожидаются, какие платежи предстоят и хватит ли денег на обязательства в конкретные даты.

Вот так выглядит платежный календарь в Adesk:

Повторяющиеся платежи, например аренду, зарплату или налоги, можно внести один раз и указать периодичность. Adesk будет учитывать их в календаре на будущие периоды, поэтому не придется каждый месяц добавлять одни и те же операции вручную

Сервис заранее предупредит о кассовым разрыве: предупреждение появится в самом календаре, а также на графике денежного потока — он отражает состояние счетов компании с учетом запланированных расходов и поступлений.

Кроме платежного календаря, в Adesk есть ДДС, ОПиУ, баланс, бюджетирование, план-факт анализ, учет по проектам и направлениям, учет товарных остатков и инструменты автоматизации. Сервис помогает видеть не только ближайшие платежи, но и общую финансовую картину бизнеса.

Если хотите начать с таблиц, используйте бесплатный шаблон платежного календаря от экспертов Adesk, где все готово для работы — останется только внести данные: заполнить справочники, указать начальные остатки и отразить плановые платежи и поступления. 

👉 Скачать бесплатный набор шаблон управленческих инструментов

Такой вариант подходит на старте, когда операций немного и с учетом справляется один человек, но чем больше платежей, счетов, проектов и ответственных, тем сложнее поддерживать данные актуальными вручную и следить, чтобы в файле ничего не сбилось.

Как работать платежным календарем

  • Определите ответственное лицо. Лучше, если календарем будет заниматься один человек. Это снизит риски потери данных и искажения результатов. 
  • Составьте список статей расходов и доходов. Это поможет не упустить важную информацию и грамотно распланировать бюджет компании. О том, как правильно составить структуру расходов и доходов, можно почитать тут. 
  • Вносите плановые платежи и поступления. Чтобы строить долгосрочные планы, экономить время на ежедневной работе с данными и сохранять ваш ресурс для принятия важных управленческих решений. 

К платежному календарю можно подключить бюджетирование — составление плана расходов и поступлений по всей компании или конкретным направлениям. Тандем календаря и бюджетов — ваше спасение от кассовых разрывов и путь к грамотному расходованию средств компании.

Что запомнить 

  • Платежный календарь помогает заранее видеть, хватит ли бизнесу денег на ближайшие обязательства: зарплату, налоги, аренду, закупки и платежи поставщикам.
  • На старте календарь можно вести в таблице или готовом шаблоне. Главное — регулярно обновлять поступления, платежи и остатки, иначе инструмент быстро перестанет показывать реальную картину.
  • Когда операций становится больше, удобнее вести платежный календарь в сервисе финучета: он поможет автоматизировать загрузку операций, учитывать повторяющиеся платежи и заранее видеть риск кассового разрыва. 
  • Платежный календарь эффективнее, когда в бизнесе есть регулярный финучет: понятная структура статей, актуальные остатки, ДДС, ОПиУ и контроль обязательств. Тогда видно не только ближайшие платежи, но и общую финансовую картину бизнеса.