Что такое платежный календарь 

Платежный календарь — это план по тратам и поступлениям компании на определенный период, например, на неделю или месяц. 

Принцип работы платежного календаря:

  • В календарь вносятся данные о поступлениях денежных средств: предоплаты от заказчиков, поступления от вашей основной деятельности и т.д.
  • Вносятся расходы: зарплата сотрудникам, планируемый закуп материалов, налоги, вывод дивидендов, а также закрепляются повторяющиеся платежи. 
  • Указывается начальный остаток по счету на начало дня, затем все операции суммируются и если расходы превышают доходы, то в платежном календаре можно своевременно это заметить.  

Платежный календарь — это один из инструментов планирования, который помогает предпринимателю принимать грамотные управленческие решения и быть уверенным в завтрашнем дне. 

Зачем предпринимателю платежный календарь

Генрих – владелец компании по производству мягкой мебели. В этом месяце он подписал договоры на 10 заказов, но предоплату с клиентов решил не брать. Заказчики будут рассчитываться по готовности. Но вот незадача: пришло время закупать материалы, а денег на счетах компании нет. Предприниматель попал в кассовый разрыв и ему пришлось платить поставщикам из своего кармана. 

Почему так произошло? При заключении договора Генрих планировал закрыть затраты на сырье имеющимися на счетах компании деньгами, но совсем забыл о том, что сотрудники должны получить зарплату 10 числа текущего месяца. Произошло наложение расходов, которое привело к кассовому разрыву.  Если бы в компании был платежный календарь, Генрих мог договориться с клиентами о предоплате или попросить поставщиков отгрузить сырье с отсрочкой.

Есть и другие ситуации, когда платежный календарь выручит предпринимателя:

  • Если контрагент просит особые условия, например, снижение суммы предоплаты — платежный календарь поможет сориентироваться, может ли компания пойти на встречу или этот шаг приведет к кассовому разрыву. 
  • Если нужно вывести дивиденды. Когда есть план трат и поступлений, легко просчитать оптимальную сумму вознаграждения, которая не навредит бизнесу. 
  • Если требуются крупные вложения, например, в новое направление бизнеса, филиал или оборудование. С платежным календарем можно прикинуть, когда и какую сумму вы можете инвестировать в развитие компании, не подвергая при этом риску текущую работу. 

Как составить платежный календарь

Первое, что приходит в голову — завести табличку в Excel или Google Sheets. 

В таблице нужно предусмотреть место для:

  • Расходов и поступлений
  • Периода, на который будет составляться календарь, с разбивкой по дням
  • Остатков на начало и конец дня

В таблице не забудьте проставить формулы, благодаря которым будут суммироваться все расходы/поступления и формироваться финансовый итог. 

Следующим шагом внесите все плановые и регулярные операции, например, оплату аренды, выдачу зарплаты, налоги. Суммы не обязательно должны быть на 100% точным — можно проанализировать прошлые периоды и пока поставить примерные, а потом, когда ясность появится, скорректировать их. 

Теперь вам остается только регулярно вносить расходы и поступления в таблицу, ну и следить, не намечается ли кассовый разрыв. 

А если вам надоели таблицы (в какой-то момент всем надоедает), то можно упростить этот процесс с помощью Adesk. Кроме платежного календаря, в сервисе есть и другие полезные инструменты:

  • Ключевые предпринимательские отчеты
  • Бюджетирование и план-факт анализ
  • Учет по проектами направлениям
  • Учет товарных остатков 
  • Инструменты автоматизации, которые помогают минимизировать ручную работу с данными

Сервис легко внедряется без программиста: нужно подключить интеграцию с банками, чтобы операции автоматически попадали в сервис, и произвести первичные настройки. А дальше — просто анализировать результаты и принимать решения. 

Вот так выглядит платежный календарь в Adesk:

Повторяющиеся платежи, например, аренду, можно внести один раз и сервис автоматически учтет их в календаре на будущие периоды — просто укажите частоту и период, например, раз в месяц в течение года. 

О кассовым разрыве Adesk предупредит заранее: предупреждение появится в самом календаре, а также на графике денежного потока — он отражает состояние счетов компании с учетом запланированных расходов и поступлений.  

Как работать платежным календарем

  • Определите ответственное лицо. Лучше, если календарем будет заниматься один человек. Это снизит риски потери данных и искажения результатов. 
  • Составьте список статей расходов и доходов. Это поможет не упустить важную информацию и грамотно распланировать бюджет компании. О том, как правильно составить структуру расходов и доходов, можно почитать тут. 
  • Вносите плановые платежи и поступления. Чтобы строить долгосрочные планы, экономить время на ежедневной работе с данными и сохранять ваш ресурс для принятия важных управленческих решений. 

К платежному календарю можно подключить бюджетирование — составление плана расходов и поступлений по всей компании или конкретным направлениям. Тандем календаря и бюджетов — ваше спасение от кассовых разрывов и путь к грамотному расходованию средств компании.

Итоги 

  • Платежный календарь — мастхэв для компаний, который не хотят сталкиваться с кассовыми разрывами. 
  • Чтобы платежный календарь работал эффективно, важно составить грамотную структуру расходов и доходов, назначить ответственного и регулярно вносить операции, не полагаясь на память и счастливый случай. 
  • Неважно, где вы ведете платежный календарь, на листочке, в таблице Excel или в Adesk, главное делать — это регулярно.