Финансы
Бизнес
Маркетинг
Кейсы
Подписаться
Телеграм-канал
Зачем вести управленческий учет в сфере общепита
Учет финансов помогает предпринимателю понимать, что происходит с бизнесом в режиме реального времени, моделировать будущее и принимать решения на основе цифр, а не интуиции. Он отвечает на вопросы:
- сколько ресторан реально зарабатывает?
- какие статьи расходов самые крупные и можно ли их оптимизировать?
- какие точки приносят прибыль, а какие работают в минус?
- хватит ли денег на закупку продуктов и оплату поставщикам?
- какие ресурсы есть у компании и насколько эффективно она ими распоряжается?
Многие собственники бизнеса путают управленческий учет с бухгалтерским, хотя разница между ними значительная. Бухучет стандартизирован для корректного расчета налогов и отчетности перед госорганами. Управленческий учет нужен для принятия решений руководителями и собственниками, поэтому кроме финансовых показателей он включает в себя и нефинансовые, например, количество гостей, средний чек, оборачиваемость посадочного места и другие. Это дает собственнику широкий взгляд на ситуацию в бизнесе.
Управленческий учет позволяет грамотно распределять общие расходы и считать прибыль каждого направления, например, филиала, доставки, выездного обслуживания.
Какие особенности есть у финансового учета в HoReCa
Сфера общепита отличается от торговли или сферы услуг: здесь важно учитывать не только выручку и расходы, но и специфику производства, работы персонала и отдельных направлений.
Особый подход к расчету себестоимости. Показатель рассчитывается на основе технологических карт и потерь — брака, списаний, порчи продуктов и так далее.
Детализированный учет. Он необходим, чтобы видеть структуру доходов и расходов и понимать, на что уходят деньги. По этой причине детализировать нужно все, даже «незначительные» затраты.
Раздельный учет доходов и расходов направлений. Например, если у ресторана есть дополнительная точка продаж или доставка, то в финучете их доходы и расходы не смешиваются с рестораном. Иначе будет сложно контролировать их финансовую эффективность.
Отдельно считаются производственные и коммерческие расходы, а также затраты на персонал: производственный нормируется по выработке, а сотрудники в зале — по гостепотоку.
В общепите обязательно планирование, ежедневный контроль план-факта и нормативных показателей по себестоимости, расходам на персонал, выполнению плана продаж, уровню кредиторской задолженности. Причем планирование должно быть не только доходов и расходов, но и движения денег, учитывающее работу с кредиторкой, инвестиционную деятельность (приобретение основных средств, открытие новых объектов), привлечение стороннего финансирования, обслуживание кредитов и выплаты дивидендов.
Правильное признание выручки. Для целей бухучета можно считать ее кассовым методом, то есть по факту поступления денег в кассу или на расчетный счет. Для целей управленческого учета необходим другой подход.
В управленческом учете продажи учитываются методом начисления, причем до вычета скидок — их мы считаем статьей маркетинговых расходов. Это позволяет бюджетировать скидки и акции и управлять ими, видеть себестоимость продаж, как ее заложил шеф-повар, к ценам в меню. В противном случае себестоимость в проценте к выручке будет завышенной и это может привести к конфликтам с шефом, если у него этот показатель стоит в KPI.
Сезонность. От этого параметра напрямую зависит доход заведения. Например, рестораны в курортных городах делают основную выручку в летние месяцы. В это же время у заведений в крупных городах наступает спад, так как люди уезжают в отпуск или на дачу.
Управленческие отчеты покажут, какие месяцы были прибыльными, а в какие был спад по выручке. Это поможет планировать загрузку сотрудников и ресурсы, например, нанимать дополнительный персонал только в высокий сезон, а остальное время обходиться текущими ресурсами.
Читайте также: Гайд: как настроить понятный учет доходов и расходов
Управленческий учет в кафе и ресторанах: какие отчеты внедрить
Есть три базовых отчета:
- ДДС (отчет о движении денежных средств) показывает, сколько денег поступило на расчетный счет или в кассу, какие выплаты и кому были сделаны.
- Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) отражает, сколько денег «чистыми» приносит бизнес, какие расходы есть и насколько эффективно работает заведение или сеть.
- Баланс показывает финансовое состояние компании на конкретный период и состоит из активов и пассивов. Активы показывают все, что есть у ресторана: деньги, продукты на складе, оборудование и так далее. Пассивы — обязательства: кредиты, долги перед поставщиками, сотрудниками, налоги.
Читайте также: Снизили расходы на закупку продуктов в 1,5 раза: кейс пита-бара Yom
Какие показатели отслеживать бизнесу в сфере общепита
Расходы. Важно изучить самые крупные статьи: себестоимость продаж, расходы на персонал, маркетинг, обслуживание кредитов и налоги. Причем отслеживать их размер надо как в рублях, так и в проценте к продажам.
Размер выручки. Учитывать надо отдельно по направлениям и декомпозировать на составляющие: количество гостей, средний чек, глубина чека и так далее. Если показатель ниже запланированного, можно «провалиться» в отчеты, выяснить причину и оперативно принять меры. Например, запустить промоакцию, специальные предложения, конкурс для официантов, пересмотреть меню или организовать доставку, чтобы повысить доход.
Операционная эффективность. Один из самых важных показателей — процент прибыли к выручке, то есть насколько эффективно бизнес работает с себестоимостью, расходами на персонал и другими статьями, как они меняются при росте или падении продаж, можно ли рост одних расходов компенсировать снижением других без потери качества и рентабельности.
Размер продаж и количество гостей на час работы сотрудника — одни из самых важных показателей для ресторанного бизнеса, особенно сейчас, при росте зарплат и нехватке кадров.
Также важно следить за план-фактом, потому что часто проблемы не в высоких расходах, а в незапланированных тратах или банальном перерасходе по статьям, которых при финансовой дисциплине можно было бы избежать.
Рентабельность направлений и филиалов. Если у предпринимателя несколько точек, важно сравнивать их эффективность: какая из них вносит больший вклад в выручку, какие работают в ноль и где наблюдается просадка. Например, сколько бизнес зарабатывает на организации доставки по сравнению с затратами на нее.
Анализ рентабельности различных направлений поможет понять, на чем стоит сфокусироваться и вложить больше денег, а что можно оптимизировать или вовсе закрыть.
💡 Собственнику полезно контролировать рентабельность собственного капитала, которую можно дополнительно разложить по формуле Дюпона:
Рентабельность собственного капитала (ROE) = Рентабельность продаж × Оборачиваемость активов × Финансовый рычаг
С помощью этого показателя он может сравнить доходность ресторана, как актива, с другими вариантами инвестиций и может ли он брать на развитие заемные средства.
Кредиторка и дебиторка. Аналитика помогает понять, перед кем у бизнеса есть обязательства и кто должен ему, нет ли угрозы кассовых разрывов, сможет ли компания закрывать текущие обязательства перед персоналом, поставщиками, бюджетом за счет имеющихся ликвидных активов, без дополнительного финансирования.
Чистая прибыль. Управленческий учет дает ответ на главный вопрос, который волнует собственника: сколько денег ресторан зарабатывает «чистыми» и какую часть можно потратить на отдых, новый автомобиль или реинвестировать в бизнес.
Как внедрить управленческий учет в кафе или ресторане
Составьте подробный план статей доходов и расходов. По каждой статье необходимо вести раздельный учет начисления доходов, расходов и движения денег. Чтобы учет был точным и отражал реальное положение дел в компании, важно заносить все поступления и выплаты — даже те, которые кажутся незначительными.
Такой подход позволяет видеть кредиторку в разрезе каждой статьи и не попасть в ловушку, когда вроде деньги в кассе и на расчетном счете есть, а в реальности это не прибыль, а невыплаченные долги. Если их потратить сейчас, например, на покупку оборудования или дивиденды, то потом попадешь в кассовый разрыв.
В идеале в учете нужно ежедневно видеть отчет о финансовом результате (прибыли) методом начисления на текущую дату и отчет о движении денежных средств в котором остаток денег на начало и конец дня совпадают с реальными в кассе и на расчетном счете.
Начните контролировать остаток на складе, размер закупок продуктов и упаковки, а не только их расход по системе учета. Это позволит избежать перезакупа, когда склад забит, а реальных живых денег на расчеты не хватает. Расход продуктов и упаковки должен быть приближен к данным производственного учета, а для этого нужно регулярно проводить инвентаризации, чтобы вовремя выявлять причины отклонений.
Определите ответственного за финучет. Чтобы можно было принимать взвешенные решения, собственник должен иметь под рукой актуальные данные. Если предприниматель «по уши» в операционке, то вести управленку самому — сложно. Нужно запрашивать информацию у всех отделов и сводить в единый отчет. А пока сотрудники все посчитают, сделают разбор инвентаризации и кредиторку, соберут это все в отчет и отправят собственнику — данные могут устареть, и на их основе невозможно принимать взвешенные решения.
Назначьте ответственного. Им может быть сотрудник компании или специалист на аутсорсе — он будет вносить первичные документы и расчетные данные, например, начисленную зарплату или результаты инвентаризации.
При этом делегирование не отменяет контроль — собственник должен разбираться в учете, чтобы видеть ошибки, которые персонал может допускать случайно.
Если всё вносится вовремя и корректно, собственнику достаточно контролировать план-факт отчета о прибылях и убытках, показатели ликвидности и эффективности работы, смотреть кредиторку, платежный календарь, проверять и подписывать платежи. Учет как функция не особо сложный и при должном контроле легко делегируется.
Определите, где будете вести управленку. Для начала, пока операций немного можно использовать Excel-таблицы. По мере масштабирования бизнеса и роста числа сотрудников, операций и направлений, нужно рассмотреть специализированные сервисы и программы, чтобы автоматизировать рутину.
Для ресторанов существует специализированный софт, который изначально создавался для учета продаж и товарно-складского учета. Сейчас в программах есть модули для учета финансов, которые закрывают основные потребности в учете доходов, расходов и движения денежных средств и формировании базовых отчетов. Но важно учитывать, что их возможности ограничены.
Для упрощенного учета функционала этих программ достаточно. Для постановки серьезного и гибкого учета я рекомендую более профессиональные программы, которые специализированы именно на управленческом финансовом учете. А специализированный софт оставить для товарно-складского учета, в нем он реализован лучше.
Если не хотите вручную заносить каждую операцию, настраивать формулы и часами подбивать цифры — попробуйте Adesk. Сервис автоматизирует финучет: собирает банковские выписки, разносит их по статьям и проектам, а также показывает рентабельность компании в реальном времени. Вы сможете тратить до 2 часов в неделю на учет финансов, а остальное время потратить на улучшение сервиса и заботу о гостях.
Новым пользователям дарим бесплатный 14-дневный пробный период. Регистрируйтесь по ссылке и начните вести финучет бесплатно →
Эксперт о том, какие ошибки допускают предприниматели
Алексей Медведев выделяет шесть главных ошибок, которые мешают получить полноценный финансовый учет в бизнесе из сферы общепита:
- Смешивание методов начисления и кассового метода. То есть, одни расходы учитываются начислением, другие — по оплатам. Есть базовые принципы учета, например, GAAP, которых следует придерживаться.
- Укрупнение статей расходов. Например, в статью «хозяйственные расходы» вносится бытовая химия, упаковка, мелкий инвентарь и так далее. Это не позволяет своевременно видеть перерасход по более мелким статьям и мешает правильному планированию.
- Делегирование финучета без регулярного контроля. Например, поручили вести учет бухгалтеру, а он заносит данные раз в неделю. При таком подходе данные будут устаревать, а значит пользоваться ими для принятия решений нельзя — и даже опасно.
- Собственники и менеджеры не понимают, как работать с отчетами. То есть учет в компании ведется для «галочки», и его результаты не влияют на принятие решений.
- Считать, что автоматизация заменяет управление. Многие предприниматели считают, что можно купить программу, и дальше она сделает все сама. Специализированный софт — это инструмент, который помогает собственнику контролировать деньги компании, но управлять и принимать решения он должен сам.
- Выбирать сервис без учета реальной потребности и бизнеса. При выборе программы для ведения учета нужно обращать внимание не только на цену и интерфейс, а еще на гибкость в настройках и грамотность специалистов технической поддержки.
