Краткая справка о компании YOM

Сфера:
общепит с 2 точками в Брянске

Сотрудников: 15

Годовой оборот: ~ 10 000 000 ₽

Основные сложности в учете до внедрения Adesk:

🔵 Не было возможности отделить операционную деятельность от инвестиционной.

🔵 Неудобно вести учет по статьям и, например, отслеживать процент расходов на закупку продуктов, маркетинг или зарплаты персонала.

🔵 Ограниченные возможности проектного учета — слишком много действий нужно было сделать, чтобы разделить денежные потоки по филиалам и смотреть рентабельность каждого по отдельности.

Среди пользователей Adesk есть немало компаний, которые пришли в сервис после 2-5-10 лет работы в таблицах. Принцип «лучше поздно, чем никогда» тут, конечно, работает, но если вам нравятся пословицы, лучше ориентироваться на другую — «куй железо, пока горячо». 

Засиживаться в таблицах не рекомендуется по двум причинам:

  1. Всё это время у вас нет объективной базы для принятия управленческих решений, а значит и риск ошибок выше. Исключение — если в таблицах вы организовали полноценный учет со всеми нюансами. 
  2. Чем больше данных вы вносите в таблицу, тем сложнее потом перенести их в какой-то сервис. Можно и не переносить, но тогда вы не сможете анализировать исторические данные, что важно, например, для планирования.   

У Александра терпения на таблицы хватило не надолго — какое-то время он вел учет доходов и расходов там, но быстро понял: это, во-первых, неудобно, во-вторых, неинформативно. 

Довольно скоро стали всплывать спорные моменты. Например, мы не могли организовать нормальный учет по статьям или разбивать платежи. Это было очень неудобно, поэтому я решил искать специальный сервис финансового учета.
Александр

Новые возможности учета, которые помогают экономить 

После переезда в сервис Adesk Александр сразу оценил интеграции — можно подключить синхронизацию со всеми банками, где у компании открыты счета, и не тратить время на внесение каждого платежа или поступления вручную.

А еще можно развести операционную и инвестиционную деятельность компании, причем без каких-то дополнительных действий — один раз настроить интеграции и распределение операций, и всё — дальше только смотреть готовый отчет ДДС. 
Александр

Кстати, именно отчет о движении денег помогает Александру контролировать расходы компании и видеть, на какую статью можно повлиять, где сократить издержки. В YOM, например, удалось снизить долю расходов на закупку продуктов с 50% до 35% — то есть при тех же объемах продаж компания тратит на это в 1,5 раза меньше денег!

Добиться такого результата не получилось бы без грамотного шефа, но прозрачный учет расходов в Adesk в этом точно сыграл свою роль. Как минимум, у руководителя появился ориентир и возможность увидеть статью, требующую его внимания.

Важно, что я могу смотреть расходы и доходы в разрезе как отдельных точек, так и по бизнесу в целом. Аналогичная ситуация со статьями затрат – вижу, сколько уходит, скажем, на ФОТ по компании в целом, а сколько — на зарплаты сотрудникам конкретной точки. Можно отследить расходы на маркетинг, соотнести их с выручкой, в общем — упорядочить цифры и видеть, что в реальности происходит с бизнесом и какие решения принимать. 
Александр

А как же специализированный софт для общепита? В YOM такую программу, конечно, используют, однако финансовые вопросы собственника она не закрывает. 

Разумеется, у нас есть специальный софт, но там работает команда: администраторы, повара и бухгалтер. Мне, как собственнику, чтобы сформировать правильные отчеты и проконтролировать, что происходит, эта программа не подходит — там все считается методом начисления, а мне важно видеть реальное движение денег и нужен кассовый метод.
Александр

Таблицами Александр всё еще пользуется — выгружает туда отчеты и настраивает их под свои нужды, но большую часть задач по фиксации, распределению и группировке финансовых операций он доверил сервису Adesk.

В будущем Александр планирует освоить еще больше инструментов, например, вести кредиторку и дебиторку, а также подключить к управленческому учета администратора. Но это уже совсем другая история… 😏