1. Разделять личные деньги и деньги бизнеса

Не стоит смешивать личные деньги и средства бизнеса, необходимые для его содержания и развития. Причем работает это в обе стороны: не рекомендуется постоянно платить бизнес-картой за семейные ужины в ресторане, но и личные средства тратить на кофе для офиса и оплату аренды – тоже затея не очень. 

В чем проблема? Когда вы смешиваете личные деньги с бизнесовыми, вы провоцируете бардак в отчетах. Невозможно понять, например, почему упала чистая прибыль: потому что собственник много тратит или потому что отдел продаж плохо работает. Если понадобится объективная финансовая картина, придется разгребать все платежи и разбираться, какая покупка была личной, а какая — для бизнеса. 

Павел Молянов, руководитель контент-агентства Сделаем, подтверждает: деньги нужно разделять сразу, чтобы потом не тратить время на поиск «лишних» платежей 

Кстати, поделиться своим опытом в управленческом учете, почитать об опыте коллег-предпринимателей или просто узнать чуть больше о финансах бизнеса можно в нашем телеграм-канале.

Какая у привычки польза: вы сможете отслеживать, какие траты относятся к бизнесу, а какие – ваши личные. Так финансовая картина компании будет объективнее, а принимаемые решения — вернее. 

С чего начать: смиритесь, что у вас с бизнесом не совместный бюджет. А дальше – дело техники:

  1. Заведите отдельную карту для личных расходов, чтобы не было соблазна расплатиться на кассе супермаркета бизнесовой. 
  2. Наладьте вывод дивидендов. Как собственник бизнеса вы имеете право на дивиденды (конечно, если компания уже вышла в плюс и стабильно получает прибыль). Определите комфортный процент от чистой прибыли и периодичность выплат, например, 30% каждый квартал или 10% раз в месяц. 
  3. Назначьте себе зарплату – подробнее об этом ниже. 

2. Платить себе зарплату

В малом и среднем бизнесе собственник бизнеса часто выступает еще и директором. Также часто предприниматель не назначает себе зарплату, потому что «ну это же моя компания, моё детище, так поработаю. А если что-то понадобится, достану из кассы». 

В чем проблема? Руководитель не получает зарплату, но личные траты никуда не деваются: нужно покупать продукты, заправлять автомобиль, ездить в отпуск. Раз своих денег нет, рука так и тянется оплатить что-то корпоративной картой. В итоге получается бардак, описанный в прошлом разделе. А когда вы решите оставить операционную работу и нанять отдельного сотрудника на роль директора, возникнут трудности: в структуре компании такой должности нет, и денег на зарплату в фонде оплаты труда не предусмотрено. 

Какая у привычки польза: из очевидного – у вас будут собственные деньги и порядок в отчетности компании, а еще – возможность при необходимости оставить пост директора и остаться только собственником. Из неочевидного: вы сможете планировать, ведь пока у вас не было зарплаты, не было и понимания, сколько и когда вы сможете потратить. 

С чего начать: введите в структуру компании должность директора или управляющего и назначьте фиксированную или сдельную оплату. Размер зарплаты вариативен – ориентируйтесь на сумму, которую вы готовы заплатить наемному управленцу. 

3. Вести управленческий учет

Если вы еще не ведете управленческий учет, получаете прибыль и развиваетесь, поздравляем – вам крупно повезло. Большинству компаний везет меньше – без отчетов собственники принимают неверные решения, постоянно сталкиваются с кассовыми разрывами и не могут найти точки для роста чистой прибыли. 

В чем проблема? Бизнес без управленческой отчетности, как велосипед без руля – вроде едет, но управлять им не получается. Пока вы не перевели свой бизнес на язык цифр и не научились их анализировать, действовать наверняка и развивать компанию будет тяжело. Это в лучшем случае. В худшем – можно случайно загнать бизнес в убытки. 

Какая у привычки польза: вы всегда сможете видеть реальное финансовое состояние компании, легко разобраться, почему не растет чистая прибыль или какие категории затрат съедают ваши деньги. 

Вести отчеты можно в Excel и Google-таблицах или в специальных сервисах, например, в Adesk. Во втором случае кроме обычных отчетов вы получаете графики с аналитикой, как на скриншоте, – на них хорошо видны финансы компании на разной дистанции

С чего начать: если раньше вы не вели управленческий учет, начните с отчета ДДС – он простой, но очень полезный. По движению денег можно понять, куда тратит компания, а с чего зарабатывает. Как только разберетесь с ДДС, подключайте ОПиУ и Баланс – эти отчеты посложнее, но они незаменимы для углубленного анализа, контроля за чистой прибылью и активами компании. 

Полезные ссылки:

Бесплатный гайд «Как составить отчет ДДС»

Три базовых управленческих отчета, без которых нельзя строить бизнес

Отчет о прибылях и убытках – полный гайд

4. Автоматизировать бизнес-процессы

Мы уверены, что у вас есть более важные и полезные дела, чем вручную считать чистую прибыль или записывать в блокнот данные о новых клиентах. Тем более сейчас, когда большую часть рутины можно автоматизировать. 

В чем проблема? Занести данные в таблицу, зафиксировать условия сделки в ежедневник, составить список дел на завтра (в том же ежедневнике) – все эти дела кажутся мелкими, несущественными, но в комплексе отнимают кучу вашего времени.

Какая у привычки польза: автоматизация бизнес-процессов освободит ваше время, которое вы сможете потратить более продуктивно. Имеет ли смысл тратить час на внесение затрат компании в таблицу, когда можно немного передохнуть, встретиться с командой или заняться составлением стратегии развития компании? Кроме того, данные о клиентах, финансах, планах компании будут систематизированными, а не храниться в рандомных блокнотах и 1001 табличке. 

С чего начать: определите список процессов, которые можно автоматизировать, и поочередно начните внедрять соответствующие инструменты. Не рекомендуем автоматизировать всё и сразу – и вам, и сотрудникам потребуется время на адаптацию. Продажи и сделки перенесите в CRM, для управления задачами используйте таск-трекеры, а для работы с финансами – специальные сервисы финансового учета. 

5. С осторожностью давать скидки

Скидки – хороший способ стимулировать активность клиентов, но если давать их неправильно, можно легко загнать бизнес в убытки. Чтобы распродажа не обернулась неприятными сюрпризами, важно заранее все просчитать. 

В чем проблема? Бесцельные распродажи, без расчета маржинальности и себестоимости, могут привести к ситуациям, когда спрос растет, а прибыль компании падает. В итоге компания делает план по продажам, но это загоняет компанию в убыток. А частые распродажи еще и снижают ценность продукта в глазах потребителей – они не будут покупать товар или услугу по полной цене.

Какая у привычки польза: когда вы рассчитываете финансовый результат распродажи, вы страхуете себя от неприятностей. Вы заранее знаете, какую прибыль компании принесет распродажа (и принесет ли вообще), а значит можете планировать будущие траты и понимать, что будет с вашим бизнесом на следующей неделе или в следующем месяце. 

С чего начать: с прочтения нашей статьи «Как правильно давать скидки и нужно ли это делать». Там мы подробно описали, как организовать безопасную распродажу и привели примеры расчетов, без которых объявлять скидки опасно для устойчивости бизнеса. 

6. Выносить косвенные расходы за скобки

Если у вас проектный бизнес – эта полезная привычка для вас. Когда компания ведет сразу несколько проектов или клиентов, возникает соблазн разделить косвенные расходы по проектам. В моменте это кажется логичным, но по факту – искажает результаты работы компании по конкретным направлениям. 

В чем проблема? В статье «Почему нельзя делить косвенные расходы по проектам» мы на примере показали, что такой способ распределения расходов делает учет усредненным – вы просто «размазываете» издержки по проектам и не можете понять, как на самом деле сработало определенное направление или сколько в действительности денег принес конкретный клиент. 

Какая у привычки польза: правильное распределение косвенных расходов позволяет объективно оценивать разные направления работы, вовремя замечать убыточные проекты или, наоборот, выделять лидеров и перераспределять на них ресурсы компании. 

С чего начать: при расчете эффективности проектов или направлений не учитывайте косвенные расходы – отнимайте их уже из общей валовой прибыли. Подробно о методике расчетов читайте в статье по ссылке выше 👆

7. Вести платежный календарь и планировать бюджеты

Планирование – полезная привычка вообще для любого человека, а для собственника бизнеса – настоящий мастхэв. Без инструментов планирования вы не сможете вести свою компанию к развитию и росту прибыли.

В чем проблема? Пока вы не планируете – вы не можете быть уверены в стабильности компании. Отсюда вытекают кассовые разрывы – когда средств на покрытие обязательств не хватает, или перерасходы бюджета – когда потратили больше, чем могли себе позволить. 

Какая у привычки польза: Планирование помогает понимать, как будет чувствовать себя компания завтра или даже через месяц, а бюджетирование – держаться в рамках, чтобы не потратить больше, чем сейчас есть у бизнеса. Кроме этого, работа с бюджетами позволяет влиять на ситуацию. Например, если вы повысили бюджет на рекламу, а на выручке это не отразилось, можно поменять стратегию или задействовать другие площадки. 

С чего начать: начать лучше с платежного календаря – он довольно простой и поможет выработать привычку планировать. Как только разберетесь с календарем, можно подключать бюджетирование. Календарь можно настроить в таблицах, либо использовать специализированные сервисы. На скриншоте ниже можно посмотреть, как выглядит платежный календарь в Adesk.

8. Следить за дебиторкой

Дебиторская задолженность – это когда другие компании, клиенты или государство должны вам. Это может быть пересчет налога, деньги за оказанные услуги или оплата поставленного товара. Кажется, что когда должны вам – это хорошо, но это так, только если вы следите за долгами контрагентов.

В чем проблема? Коварность дебиторки в том, что она замораживает в себе деньги компании. Вы работаете, платите команде зарплаты, оплачиваете аренду, а однажды понимаете, что денег на счетах нет. В итоге приходится или экстренно выбивать долги или искать альтернативные источники финансов – собственный кошелек, банк, друзья и знакомые. 

Какая у привычки польза: очевидно, что главная польза – ваши деньги не застревают в дебиторке. Вы точно знаете кто и когда должен вернуть средства, а значит можете рассчитывать на них и планировать, куда потратить. Кроме того, контролируя задолженности, вы не столкнетесь с безнадежной дебиторкой, которая, как чемодан без ручки – и тащить тяжело, и выкинуть жалко. 

С чего начать: если вы работаете с отложенными платежами и постоплатами начните с разработки регламента работы с дебиторкой. Что такое регламент? Это порядок получения денег от контрагентов: какая отсрочка, за сколько дней нужно напомнить об оплате, что делать, если деньги не пришли в срок и так далее.

Вести учет задолженностей можно в таблицах – главное, не забывать вносить туда новых «должников». Также учет обязательств есть в Adesk, где кроме стандартного списка задолженностей предусмотрена удобная аналитика – с одного взгляда понятно, есть ли у бизнеса проблемы с дебиторкой. 

Сервис сам просуммирует деньги на счетах компании, дебиторку и кредиторку и покажет, что будет, если прямо сейчас компания закроет все обязательства. Идеальная картинка, когда в «Итого» вы видите положительный результат – это значит, что компания стабильна 

Что еще почитать:

Что такое кредиторская и дебиторская задолженность

Как контролировать дебиторскую задолженность, чтобы внезапно не остаться без денег 

9. Анализировать издержки

Прямые и косвенные, постоянные и переменные – любые виды издержек «съедают» прибыль вашей компании. Какие-то из затрат оправданы, без других можно было и обойтись.

В чем проблема? Пока вы не знаете, куда уходят деньги – вы ничего не знаете о своем бизнесе. Именно расходы во многих компаниях – это точка роста чистой прибыли, ведь если избавиться от ненужных трат, то и денег на счету компании будет оставаться больше. 

Какая у привычки польза: контроль расходов бизнеса позволит вам оптимизировать траты и сделать использование ресурсов компании более разумным и обоснованным. Можно, например, сразу увидеть, что выросли расходы на хозяйственные товары или на кофе для офиса стало уходить неоправданно много денег. Бывает даже такое, что бизнес платит за подписки на какие-то сервисы, хотя уже несколько лет ими не пользуется. Кажется, что это копейки, но если всё сложить, получается приличная сумма. 

С чего начать: составьте грамотную структуру расходов компании и возьмите за правило разделять все операции по статьям. Так вы сможете видеть расходы компании общей картинкой. На основе получившейся структуры можно составить отчет ДДС – он покажет, на что бизнес тратит больше всего и подсветит, что можно сократить.

Если решите ввести в привычку вести учет финансов в Adesk, кроме отчета ДДС сможете отслеживать корреляцию между разными категориями расходов и выручкой. Это поможет скорректировать затраты и тратить деньги разумно

Если придерживаться этих 9 привычек при ведении бизнеса – результаты не заставят себя ждать. Вы увидите, что компания стала стабильной, денег на счетах прибавилось, а ваши переживания о судьбе компании завтра, на следующей неделе и через месяц улетучились. Ну а чтобы жизнь была чуть интереснее, можете оставить пару вредных привычек, например, есть после 18:00 😉.