Дебиторская задолженность

Дебиторская задолженностьили дебиторка – это все, что должны вашей компании другие фирмы, люди, государство. 

Такая задолженность может существовать всего несколько часов, дней или месяцев, а может висеть годами искажать реальные финансовые показатели. 

В бухучете недостаточно понимать, что дебиторка – это долг других людей или фирм. Там нужно знать про инвентаризацию, рассчет сумм дебитовых сальдо, счета, по которым проиводятся подсчеты. 

К счастью, мы с вами говорим про учет управленческий, поэтому слишком углубляться в бухгалтерские манипуляции не будем. Для управленки достаточно разобраться, какой бывает дебиторская задолженность и как ей управлять. 

Виды дебиторской задолженности

Дебиторка в управленческом учете группируется по 4 признакам:

  • срокам погашения;
  • состоянию обязательства;
  • типу должника;
  • вероятности погашения. 

По срокам погашения

Классификация по срокам погашения показывает, когда долг перед вашей компанией должен быть закрыт. Тут дебиторка может быть:

  • Краткосрочной – установленный срок погашения не превышает 12 месяцев. 
  • Долгосрочной – должна быть погашена более, чем через год. 

По состоянию обязательства

В этой группировке речь идет о том, выплатил ли контрагент долг в установленные сроки или нет.

  • Нормальная – срок погашения дебиторской задолженности еще не подошел. 
  • Просроченная – установленные даты оплаты прошли, но деньги уплачены не были. 
Вы отгрузили партию стульев мебельному магазину, прописав в договоре условия – внести деньги за товар до 12 марта 2023 года. До этой даты дебиторка будет нормальной, а начиная с 13 марта – просроченной.

По типу должника

Из определения дебиторской задолженности понятно, что должником могут выступать разные категории контрагентов. Именно на их принадлежности и строится классификация по типу должника.

Кто может быть должен компании:

  • Покупатель – например, когда уже получил товар, но еще не внес оплату. 
  • Поставщики – вы уже перевели им оплату, но еще не получили товар. 
  • Государство – когда есть переплата по налогам, к примеру. 
  • Работники – когда получили от компании заем или аванс за еще невыполненную работу. 
  • Учредители – если, например, не внесли свою долю в уставной капитал. 

Могут быть дебиторами и другие контрагенты, например, арендаторы помещения, которые не внесли платеж за прошедший месяц.

По вероятности погашения

Все долги гасятся по расписанию только в идеальном мире, а в бизнесе иногда случаются накладки. Именно для таких ситуаций предусмотрена классификация по вероятности погашения. 

  • Сомнительная дебиторская задолженность – долг могут погасить, а могут не погасить. Такой статус присваивается долгам, когда у должника нет средств для погашения, имущества для залога или банковской гарантии. 
  • Безнадежная – задолженность не будет оплачена, например, по причине банкротства должника.

С точки зрения управленческого учета, все эти классификации помогают понять, что делать с дебиторкой. Вариантов несколько: ждать погашения, списывать или продавать.

В некоторых случаях выгоднее списать или продать задолженность и не держать ее на балансе, чтобы не портить общую финансовую картину бизнеса.  Особенно, если денежных средств в обороте не хватает, а шансов, что должник погасит задолженность в срок, мало.

Управление дебиторской задолженностью

Кажется, что если должны нам – это хорошо и даже приятно. Но за этой мнимой выигрышностью положения скрываются серьезные риски – если дебиторской задолженностью не управлять, она рискует стать безнадежной. Что это значит для компании? Что вы не получите прибыль или можете столкнуться с кассовыми разрывами из-за замороженных в дебиторке средств. 

Чтобы избежать этих неприятных ситуаций, внедрите правила управления дебиторской задолженностью:

  • Заранее проверяйте контрагентов.Для этого можно использовать сторонние ресурсы или запросить у контрагента бухгалтерский отчет по кредиторским и дебиторским задолженностям. Этот шаг актуален для ситуаций, когда контрагент – фирма. 
  • Уделите внимание договорам. Можно включить в соглашение пункты, которые сделают невыгодной для контрагента дебиторскую задолженность. Например – предусмотреть штрафы и пени за просрочку. Еще один вариант – установить цену на товар или услугу выше, если она оплачивается с отсрочкой. Ничего предосудительного в этом нет: рассрочка или отложенный платеж – это использование ваших денежных средств, поэтому увеличение цены в этом случае оправдано.
  • Разработайте регламент работы с дебиторкой. Составьте план, в какие сроки ответственные сотрудники должны напоминать контрагентам о задолженности, когда отправлять письмо, через сколько звонить. Предусмотрите и более серьезные меры – досудебные претензии, иски. Хорошо, если идти в суд вам не понадобится, но если ситуация выйдет из-под контроля, вы точно будете знать, как действовать. 
  • Мониторьте даты погашения долгов. Эту обязанность можно возложить на менеджеров – каждый занимается долгами своих контрагентов. Есть примеры, когда премии и надбавки сотрудники получают только после внесения контрагентом денег, а не после подписания договора. Так у работников появляется больше мотивации быстрее получить от клиента оплату.
  • Не бойтесь списывать или продавать долги.Если сумма долга небольшая, скажем 10, 20, 30 тысяч – его проще списать, чем тратить ресурсы на взыскание. Если долг большой, его можно продать. В этом случае права переходят третьим лицам, а вы получаете отступные. Сумма отступных всегда ниже суммы долга – обычно в районе 50-70%, но если ситуация безнадежная, может быть и ниже. Да, это меньше, чем вы могли получить, но зато отчеты придут в норму и вы гарантированно получите назад хотя бы часть средств. 

Кредиторская задолженность

Кредиторская задолженность или кредиторка – это ваши обязательства перед другими компаниями, физлицами, государством. Проще говоря – когда должны вы, а не вам. 

К кредиторской относится, например, задолженность перед работниками – когда месяц закончился, а зарплату они еще не получили. Или если покупатель внес предоплату за работу, которую только предстоит сделать. 

Как дебиторская, кредиторская задолженность делится на виды по разным признакам:

  • По сроку погашения – краткосрочная или долгосрочная. До 12 или свыше 12 месяцев соответственно. 
  • По источнику возникновения – внутренняя, например перед сотрудниками, или внешняя – перед другими компаниями, клиентами, поставщиками. 
  • По вероятности погашения – основная, когда вы собираетесь закрыть задолженность, или безнадежная – если срок оплаты давно истек, но компания, которой вы должны закрылась или простила долг. 

Управление кредиторской задолженностью

Быть должником неприятно, а еще – вредно для бизнеса. Особенно острой проблема становится в условиях кризиса, например, когда поставщики меняют условия оплаты и теперь не дают отсрочку. Ну и не стоит забывать, что просроченная задолженность – это основание для претензий, штрафов или даже исков. 

Два совета по управлению кредиторской задолженностью:

  • Ведите платежный календарь. В момент, когда у вас появляются обязательства, вносите данные о предстоящей оплате в платежный календарь. Так вы не забудете про сроки, избежите разбирательств и заранее узнаете о намечающемся кассовом разрыве. 
  • Если не успеваете внести оплату, предупредите об этом. Позвоните, напишите или встретьтесь с контрагентом, объясните ситуацию и попросите отсрочку. Чаще всего получается договориться. 

Заключение

Грамотное и эффективное управление бизнесом – это умелое жонглирование кредиторской и дебиторской задолженностью. Если вы сможете поймать равновесие, то получите больше прибыли, при этом практически не используя собственные средства. 

Ну и, конечно, контроль задолженностей обеспечивает бесперебойную работу бизнеса и помогает избежать неприятностей: недовольств, судебных исков и потери нервных клеток.