Я постоянно сталкиваюсь со следующей ситуацией: предприниматели думают, что учет — это дело бухгалтера. «Для себя» они максимум отслеживают доходы и расходы. В итоге актуальная ситуация с финансами неочевидна, отсюда кассовые разрывы и отсутствие ясного планирования. Зачастую бизнес может генерировать больше прибыли при том же объеме выручки, но без учета такие точки роста невозможно отследить.

Эта статья для вас, если вы чувствуете: с учетом денег в бизнесе все сложно. И надо что-то делать, потому что сейчас таблицы и бухгалтеры скорее путают, чем вносят ясность. Я расскажу о пяти простых принципах учета, которым нужно следовать, — тогда все наладится. Не сразу, но со временем точно.

Начинайте последовательно

Сперва занесите все доходы и расходы в Excel-таблицу

Возможно, в этот момент вы закатили глаза и подумали: «Ну спасибо, на редкость небанальный совет». Но учет вообще штука довольно скучная — и здесь работают вещи, которые кажутся очевидными, но которые никто не делает.

Есть обязанности, которые нельзя делегировать. Управленческий учет — одна из них. Опыт предпринимателей, с которыми я работаю, показывает: бухгалтер никогда не сможет вести правильный управленческий учет. Это потому, что бухгалтер мыслит другими категориями. Он прежде всего делает отчеты для налоговой. Он не умеет работать с отчетностью, которая нужна вам как собственнику, чтобы принимать управленческие решения.

Допустим, вы занимаетесь ремонтом квартир. Из поступлений — только оплата от клиентов. А с расходами история сложнее: закупка материалов и их доставка, гонорар для бригады, затраты на дорогу до объекта. 

Возьмите за основу таблицу Федора Овчинникова и первый месяц просто записывайте доходы и расходы — больше ничего. В дальнейшем с таблицей можно будет экспериментировать — добавлять столбцы, категории трат и так далее. Но начните с малого и не пытайтесь охватить все и сразу.

Управленческий учет без головной боли: 5 шагов от хаоса к порядку в финансах

Каждый проект ведите отдельно

Это важно, если у вас много долгосрочных проектов. Например, интернет-агентство делает сайты для пяти заказчиков одновременно. В целом собственники в плюсе, поэтому могут не замечать, что какой-то из проектов работает в минус: слишком затянули сроки или неправильно оценили бюджет. Чтобы вычислить такие минусовые проекты, для каждого из них нужно сделать отдельную вкладку в Excel.

Управленческий учет без головной боли: 5 шагов от хаоса к порядку в финансах

Отдельно учитывайте предоплату

Например, небольшая компания по установке дверей набрала предоплат от клиентов перед началом работ. Половина общей суммы пошла на закупку материалов, другую половину владельцы компании потратили на личные расходы: отпуск, ремонт дома и подарки детям. Но вдруг скакнул курс евро, и несколько клиентов передумали и попросили предоплату вернуть. В итоге у компании возник существенный минус в кассе.

Предоплата — это кредиторская задолженность, деньги еще не ваши. По-хорошему, кредиторку можно внести в выручку только после того, как подпишете с клиентом акт приемки работ.

Спустя месяц учета доходов-расходов переходите на следующую ступень: запланируйте расходы на новый месяц

Заложите в отчет предстоящие траты на налоги и аренду. Доходы тоже можно запланировать, например если вы занимаетесь SEO и клиенты оплачивают ежемесячно согласованный объем работ.

Управленческий учет без головной боли: 5 шагов от хаоса к порядку в финансах

Правильно определите категории расходов

Создайте категории расходов, чтобы не было непонятных трат и поступлений

Расходы нужно записывать в конкретные статьи, а не общую колонку «Расходы». Так вы увидите, сколько денег и на что вы тратите, и вовремя заметите аномалии. Аномалии — это резкие скачки показателей, например увеличение затрат на закупку товара. 

Допустим, у вас магазин, в котором вы продаете товары с AliExpress. Несколько раз в месяц вы пополняете склад. И вдруг расходы на товар резко выросли — это аномалия. Если изначально вы указываете эти расходы в одной общей категории, то не разберетесь, в чем причина такого скачка. 

Именно поэтому товарные расходы стоит разбить, например на закупку и транспорт. Тогда вы увидите, в чем причина аномалии: поставщик повысил цены, упал курс рубля или вы слишком часто заказываете товар и потому много тратите на доставку. И будете знать, как с этим работать.

Управленческий учет без головной боли: 5 шагов от хаоса к порядку в финансах

Не делите расходы на слишком мелкие категории

Например, «Расходы на кофе для сотрудников» — слишком узкая категория. Значения, отнесенные к этой категории, не помогут вам в анализе. Есть смысл объединить их с другими расходами на содержание офиса: на воду, еду, канцелярские принадлежности, уборку. Тогда вы сможете понять, что в целом на офис стало уходить больше денег. Когда увидите полную картину, будет понятно, какие затраты стоит скорректировать.

Разработайте правила того, как будете дробить денежные потоки на категории

Единых правил нет, в каждом бизнесе они уникальные. И для своей компании вы должны четко определить, до какой степени можно дробить статьи. Регулярные, но мелкие расходы можно объединить с похожими. Например, в диджитал-агентстве, которое иногда оплачивает сотрудникам такси, расходы на транспорт можно отнести к командировочным. А если у вас интернет-магазин, на такси вы можете доставлять заказы два-три раза в день. Тогда эти траты попадут в категорию «Расходы на доставку»: их стратегически важно отслеживать отдельно.

Следите за дисциплиной

Записывайте все операции сразу, не откладывайте на выходные

Нельзя обновлять данные от случая к случаю: то раз в неделю, то раз в месяц. Например, если вы в течение недели вносили только доходы, а на выходных оплатили аренду, закупили новую мебель для офиса, поставили вендинговый автомат и не внесли это в учет — вы не заметите, что ушли в минус.

Даже если купили степлер для офис-менеджера — в тот же день запишите эту покупку в расходы на офис. Да, кажется, что считать эти копейки — пустая трата времени. Но за месяц таких незначительных расходов может набежать и на пять, и на двадцать пять тысяч.

Разделите свои деньги и деньги бизнеса

Назначьте себе зарплату и не выводите из бизнеса ни копейкой больше

Вот у вас студия мебели. Вы выполнили несколько заказов, отложили деньги на аренду офиса, налоги, зарплату себе и сотрудникам. И оказалось, что получили на пару тысяч или десятков тысяч рублей больше, чем планировали. 

Трудно удержаться и не потратить эти деньги на свои хотелки. Но для бизнеса это вредно: всегда лучше вкладываться в развитие. Если прибыль оказалась больше запланированной, закупайте больше товара, вкладывайте больше в рекламу, открывайте новые точки продаж. Да просто положите деньги на депозит — пусть копится подушка безопасности.

Заведите карту для личных расходов, чтобы не путать, где личные деньги, а где — средства компании

Выводите на нее зарплату один или два раза в месяц. Даже если с этой карты вы потратите деньги на товар или закажете пиццу в офис, такие расходы легко будет отследить. Компенсируете себе потом их с бизнес-счета.

Внедряйте и ведите управленческий учет несмотря ни на что

Не бойтесь смотреть на цифры

У начинающих предпринимателей часто опускаются руки, когда они видят плохие результаты и не очень позитивные прогнозы. Вот взяли вы заказ на дорогой ремонт трехкомнатной квартиры и планировали неплохую прибыль. А потом увидели, что по факту потратили слишком много на материалы и отработали в ноль. И уже не сильно хотите что-то планировать, записывать и сравнивать ожидания с реальностью. 

На самом деле это точка роста. В следующий раз вы учтете ошибки: заложите больший бюджет на материалы и будете следить за тем, как работники их используют.

Не мучьтесь с Excel, если чувствуете, что выросли из него

Excel хорош, пока данных еще не очень много. Со временем таблицы становятся нереально большими. Если вылетает какая-то ошибка, найти концы и все исправить довольно сложно. И Excel-таблички нельзя автоматизировать или интегрировать в них CRM.

Когда вы во всем разберетесь и поймете, что возможностей Excel вам недостаточно, можно переходить к специальным сервисам, благо их много и они достаточно простые. Конечно, в первую очередь я советую наш Adesk — он особенно удобен для проектных компаний вроде digital-агентств, юридических компаний или фирм, занимающихся ремонтными работами.

Так вы сможете не ломать голову над экселевскими формулами и минимизировать хаос. Сервис можно синхронизировать с банковскими счетами, и расходы будут сами подтягиваться в отчеты. А когда вы выставите счет контрагенту, сервис сам начислит дебиторскую задолженность и автоматически погасит ее, когда счет будет оплачен. Есть и другие интересные возможности, которые делают учет проще, а жизнь легче.

Ведите управленческий учет и контролируйте финансы в своем бизнесе. Я знаю, что сперва это может показаться лишней морокой, но на деле — ничего подобного. Умение вести учет — такой же рабочий скилл, как умение руководить сотрудниками или продавать свой товар по справедливой цене.