Оцените, как сотрудники справляются без вас

В малом бизнесе предприниматель погружен в операционку с головой: нанимает сотрудников, ведет переговоры с поставщиками и решает «горящие» задачи. Но что будет, если захочется поехать на бизнес-форум или уйти в отпуск на пару дней? Смогут ли сотрудники сами планировать бюджет, составлять список задач и справляться с форс-мажорными ситуациями?

Проведите «День самоуправления», чтобы проверить, как команда справится без вас. В этот день сотрудники пробуют себя в роли руководителя: распределяют задачи, принимают решения и анализируют результаты.

После этого проведите «разбор полетов»: с какими задачами команда смогла справиться, а где возникли сложности. Это поможет понять, что можно делегировать, а какие процессы пока завязаны на вас. К примеру, если сотрудники не смогли выставить счет клиенту или заказать воду в офис — надо дать команде алгоритм действий.

Также важно объяснить, что делать при форс-мажорах, например, если сломалась онлайн-касса или налоговая нагрянула с внезапной проверкой. Тогда сотрудники смогут решать рабочие вопросы без вашей помощи, и внештатная ситуация не парализует работу компании.

По данным Gallup, компании, в которых руководство умеет делегировать задачи, зарабатывают в среднем на 33% больше тех, в которых все держится на одном человеке.

Создайте резервный фонд

В бизнесе в любой момент может что-то пойти не так: упадет выручка, ФНС доначислит налоги, дебиторы задержат оплату. Чтобы компания смогла пережить временные трудности и не влезать в долги, нужна финансовая подушка. Это деньги, которые требуются компании на покрытие обязательных расходов, например, зарплаты сотрудникам, аренду и другие платежи.

Кроме обязательных затрат, стоит учитывать форс-мажорные ситуации, на которые тоже могут понадобиться средства, например, ремонт станка, замена труб, оплата штрафа.

Деньги в фонд откладывают из чистой прибыли компании. Размер отчислений может быть любым — хоть 5%, хоть 50%. Откладывайте деньги до тех пор, пока не накопите сумму, на которую компания сможет прожить 3–6 месяцев, даже при нулевой выручке. Если бизнес сезонный, например, прокат сноубордов, то деньги из фонда должны покрывать расходы компании на год.

Читайте также: Резервный фонд: зачем и как бизнесу откладывать «на черный день»

Создайте антикризисный план

Антикризисный план — это инструкция, что делать, если бизнес попадет в трудную финансовую ситуацию. Как правило, он состоит из трех частей:

  • описания факторов, которые могут повлиять на компанию;
  • плана действий, как улучшить ситуацию;
  • ожидаемого результата.
Обычно антикризисный план составляют на 6–9 месяцев, но иногда срок может быть до двух лет. В таком случае план пересматривают раз в месяц, чтобы учитывать новые данные и адаптироваться к ситуации.

Описание факторов, которые могут повлиять на компанию. В этом разделе опишите возможные негативные сценарии, которые могут произойти. Например, поставщики поднимут цены из-за роста валютного курса, или из-за нового закона вырастут расходы.

Оцените, как эти обстоятельства могут повлиять на финансовые показатели компании: как изменится выручка, расходы, прибыль, рентабельность. Также проанализируйте, насколько компания платежеспособна на данный момент — хватает ли денег на зарплаты, аренду, кредиты.

Оцените стоимость чистых активов: сколько денег останется у компании, если она продаст все, чем владеет, и закроет все долги. Это поможет понять, насколько бизнес устойчив.

Читайте также: Финансовая устойчивость компании: как рассчитать и повысить

Пошаговый план. Это действия, которые помогут улучшить финансовое положение:

  • начать поиски новых поставщиков, если старые повысят цены;
  • пересчитать себестоимость и увеличить цены на товары или услуги;
  • продать лишнее имущество или сдать его в аренду;
  • закрыть нерентабельные направления;
  • найти новых клиентов или другой рынок сбыта;
  • сократить расходы на персонал;
  • откладывать больше денег в резервный фонд и так далее.

Ожидаемый результат. Это описание того, что должно произойти после выполнения плана. Например, компания прогнозирует падение продаж на 50%. Чтобы справиться с ситуацией, она планирует сократить расходы, сформировать резервный фонд и запустить акцию для привлечения клиентов. Если эти меры сработают, бизнес сможет пережить падение выручки без сокращения штата и увеличения кредиторки.

Переведите часть постоянных затрат в переменные

Постоянные расходы компания несет всегда независимо от объемов продаж и производства. К ним обычно относятся зарплата административного персонала, аренда офиса, налоги.

Переменные зависят от объема производства или продаж: чем больше компания производит или продает, тем выше будут расходы. Например, если кофейня в одном месяце продала 500 стаканов кофе, а в следующем — 1 000, то затраты на молоко, зерно и стаканчики тоже вырастут вдвое.

Соотношение переменных и постоянных расходов зависит от сферы и специфики бизнеса, но лучше, когда переменных затрат больше, чем постоянных, — это делает компанию более устойчивой к влиянию внешних факторов.

Чтобы экономить бюджет, можно часть постоянных расходов перевести в переменные. Для этого проанализируйте статьи расходов: какие занимают большую долю в бюджете относительно остальных трат и определите, насколько важны эти затраты и можно ли их снизить или убрать полностью. Например, часть зарплаты менеджеров можно привязать к KPI, а пустующее помещение — сдать в аренду или продать.

Читайте также: Что такое постоянные и переменные издержки и как их считать

Автоматизируйте бизнес-процессы

В каждой компании есть рутинные задачи, которые нужно выполнять каждый день: например, оформлять заказы, выставлять счета или считать складские остатки.

Часть таких задач можно автоматизировать — это значит, что вместо сотрудника их будет выполнять программа или онлайн-сервис. Это помогает сократить расходы, уменьшить время на рутинные операции и выполнять задачи быстрее.

Как правило, оптимизируют типовые и повторяющиеся процессы с четким алгоритмом действий. Например, для автоматизации продаж используют CRM-систему: сервис автоматически собирает данные о заявках и клиентах из различных каналов, напоминает о менеджеру звонках, формирует счета на оплату и создает отчеты для руководителя.

В результате время обработки одной заявки сокращается в 2–3 раза, а владелец бизнеса может в любой момент узнать, какой объем выручки компания получила за период или кто из менеджеров закрыл больше сделок.

Автоматизировать все подряд не стоит — это дорого и не всегда оправдано для малого бизнеса. Можно начать с CRM для ведения клиентской базы и таск-трекера для управления и постановки задач.

Финансовый учет можно автоматизировать с помощью Adesk. Сервис возьмет всю рутину на себя: соберет выписки из банков и распределит их по статьям и направлениям бизнеса, а также сформирует отчеты. Вам останется только анализировать результаты и принимать решения.

Читайте также: Автоматизация финансового учета и бизнес-процессов: как сделать хорошо

Сформируйте резерв поставщиков

Работать с одним поставщиком удобно: условия знакомы и сотрудничать комфортно. Однако в таком случае компания впадает в зависимость от контрагента: если поставка задержится или он решит поднять цены, бизнесу деваться будет некуда — придется переплачивать или срочно искать альтернативу. В итоге есть риск сорвать заказ и недополучить прибыль.

Чтобы избежать такой ситуации, создайте резерв поставщиков — это поможет избежать сбоев в поставках и обеспечить стабильность бизнеса, а конкуренция между контрагентами поможет добиваться более выгодных условий сотрудничества:

  • определите, поставка каких материалов или товаров важна для бесперебойной работы компании;
  • сформируйте список поставщиков — найти их можно с помощью онлайн-сервисов, например, Контур.Компас или Поставщики.ру;
  • оцените, выгоду от работы с поставщиком — есть ли отсрочка платежей или скидки, какова стоимость логистики, скорость доставки и другие параметры;
  • убедитесь в надежности подрядчика — изучите сайт и отзывы, финансовое положение и юридическую чистоту.

После этого соберите данные в таблицу и запросите коммерческие предложения у подходящих поставщиков. Дополнительно можно составить опросник, чтобы уточнить важные детали: наличие лицензий и сертификатов, возможность заказа тестового образца, поставки больших партий сырья или товара и так далее.

Не зацикливайтесь на ключевых клиентах 

Ключевые клиенты обеспечивают бизнесу стабильный поток заказов и предсказуемую выручку, но требуют индивидуального подхода. Из-за этого на их обслуживание приходится бросать все ресурсы компании, а с остальными клиентами работать по остаточному принципу, и в результате они уходят.

Когда больше половины выручки компании приносят крупные клиенты, она становится уязвимой: в случае потери заказчика или пересмотра условий сотрудничества есть риск потерять доход и даже обанкротиться.

Чтобы избежать зависимости, важно развивать всю клиентскую базу. Не забывайте про потребности обычных клиентов, а для крупных заказчиков выделите нескольких менеджеров, которые будут их сопровождать. Такой подход снижает риски и делает бизнес устойчивее.

Подключите овердрафт

Овердрафт — это краткосрочный заем от банка, который помогает бизнесу выполнять финансовые обязательства, когда на счете временно не хватает денег. Например, клиент задерживает оплату, а предпринимателю со дня на день нужно заплатить за аренду и выдать зарплату.

Подключить овердрафт проще, чем получить кредит: не нужно предоставлять отчетность, искать поручителей или закладывать имущество. Банк анализирует обороты компании и на их основе устанавливает денежный лимит. Например, в Т‑Банке он может достигать 10 млн ₽.

Ставка овердрафта зависит от банка. Например, в Альфа-Банке она начинается от 19,5%, а в Делобанке — от 23%.

Срок возврата займа, как правило, составляет 30–45 дней, поэтому использовать овердрафт следует для закрытия краткосрочных кассовых разрывов. Если компании нужны деньги на крупные инвестиции или на покупку оборудования, лучше воспользоваться обычным кредитом или привлечь внешнее финансирование.

Диверсифицируйте бизнес

Основная задача диверсификации — уменьшить риски финансовых потерь. Когда у компании есть дополнительные источники дохода, ей проще пережить нестабильные времена. Например, турфирма на фоне кризиса была вынуждена снизить продажи международных туров на 60% и сфокусировалась на поездках по России. Хотя основное направление компании «просело» по выручке, дополнительный проект помог компенсировать потери.

Существует четыре стратегии диверсификации:

  • Горизонтальная — это запуск нового продукта или услуги с использованием текущих ресурсов → пекарня решает расширить ассортимент и кроме хлеба выпекать торты и пирожные на заказ. 
  • Вертикальная — это продажа сопутствующих товаров или услуг с целью увеличить выручку → мебельный магазин предлагает сборку диванов и утилизацию старой мебели за дополнительную цену.
  • Концентрическая — это когда компания добавляет новые товары или услуги, которые связаны с тем, что она уже предлагает. Такой подход помогает завоевать большую долю рынка → компания Xiaomi сначала производила смартфоны, а затем стала выпускать бытовую технику, «умные» IoT-устройства и даже электромобили. 
  • Конгломератная — это когда компания открывает новое направление, которое никак не связано с основным видом деятельности → владелец онлайн-школы открывает кофейню.

Инвестируйте в обучение сотрудников

Когда сотрудники растут профессионально, выигрывает и компания: ей проще справляться с внешними вызовами и оставаться конкурентоспособной. Курсы и тренинги помогают команде быстрее осваивать новые инструменты, эффективнее справляться с задачами, легче адаптироваться к изменениям и работать слаженнее.

Например, если менеджер по продажам освоит техники работы с возражениями, он будет увереннее общаться с клиентом и чаще доводить сделки до конца. Это напрямую повлияет на рост выручки и конверсии.

Обучение персонала также помогает повысить качество продуктов и услуг, сократить затраты на онбординг новых сотрудников, создать кадровый резерв и укрепить доверие в команде.

Исследование агентства McKinsey показывает: люди обучаются лучше, когда понимают, как новые знания помогут им в жизни и в карьере. Например, если сотрудник прошел курс по публичным выступлениям и переговорам, можно отправить его на профильные конференции от компании или доверить ему больше клиентов.