Когда и зачем нужна автоматизация бизнес-процессов

Обычно к автоматизации процессов компания приходит самостоятельно, и чаще всего это связано с ростом бизнеса. Когда у вас 5 финансовых операций в день или 3–4 заявки — их можно обработать руками, но когда их количеств превращается в поток, приходится либо расширять штат, либо задумываться над автоматизацией. 

«Когда?» — вопрос индивидуальный. Нельзя сказать, что автоматизировать процесс стоит только через год или пять лет — для каждой компании будет свой срок. Если чувствуете, что не справляетесь, значит, пора!

Но есть ситуации, когда с автоматизацией имеет смысл подождать:

  • Бизнес только запускается. Автоматизировать в такой ситуации, как правило, еще нечего. 
  • Бизнес-процессы нестабильны. Сегодня вы считаете финансы в таблице, а завтра в 1С. На этой неделе документы поставщикам отправляются по пятницам, а на следующей — по средам. Если вы пока не наладили процессы в компании, автоматизировать их не имеет смысла. 
  • Расходы на автоматизацию не оправданы. Вы вложитесь деньгами, временем, силами, но профит от этого будет незначительным. 

Для чего нужна автоматизация бизнес-процессов? Конечно, чтобы бизнес работал эффективнее!

Автоматизация обеспечит:

  • Повышение эффективности бизнес-процессов. Управление бизнес-процессами в «ручном» режиме, особенно когда бизнес уже разросся, не всегда эффективно просто из-за нехватки ресурсов. Другое дело специальные программы: они не устают и ничего не забывают.
  • Увеличение прибыли. Автоматизация позволяет делать больше меньшими усилиями. Например, если автоматизировать общение с клиентами и привлечь к этому специального робота, вы сможете обрабатывать больше заявок. Производительность вырастет, а следом за ней увеличится и прибыль.
  • Оптимизацию работы сотрудников. Команда сможет тратить меньше времени на рутину, а вместо этого заняться планированием, стратегией, креативом. Появится больше пространства для гипотез, что, конечно, скажется на эффективности компании в целом и лояльности работников к компании. 
  • Снижение риска ошибок. Автоматизация частично или полностью исключает человеческий фактор, поэтому «внесли не ту цифру» или «забыли про звонок клиенту» больше не будет проблемой. 
  • Прозрачность. Например, вы автоматизировали учет финансов. В режиме реального времени система будет обновлять данные, строить отчеты, визуализировать результаты. В любой момент вы сможете увидеть, как работает компания сейчас, что было в прошлом аналогичном периоде или какой прогноз. 

Конечно, это очень общий набор плюсов — конкретный список преимуществ, которые приносит автоматизация, зависит от выбранного процесса. В следующих разделах мы еще затронем эту тему, поэтому не переключайтесь 📺

Как автоматизировать бизнес-процессы

Автоматизированная система управления бизнес-процессами — это не просто установить на компьютер программу, которая вдруг начнет все делать за вас. Это планомерный процесс, который включает 4 этапа:

  1. анализ
  2. внедрение
  3. интеграция
  4. сопровождение и поддержка

Анализ 

Прежде чем приступить к реализации, важно проанализировать, что конкретно нужно автоматизировать и зачем. Для этого опишите все процессы, происходящие в компании, и оцените, как скажется внедрение новой системы на работе сотрудников, отделов, бизнеса в целом. 

Например, вы каждый день вносите данные из банковской выписки в таблицу и затем распределяете платежи по статьям и проектам — в этом случае вам нужно обратить внимание на автоматизированные системы финансового учета, которые помогут избавиться от рутины. 

Из списка повторяющихся задач нужно выбрать приоритетные, например, те, что отнимают больше времени, и заняться поиском способа автоматизации. Важный нюанс: автоматизация бизнес-процессов предприятия должна не менять суть работы, а совершенствовать ее. Если для реализации вам приходится перестроить половину структуры организации, значит с автоматизацией этого процесса лучше подождать. 

Внедрение 

На этом этапе нужно выбрать конкретные программы и системы, настроить их, а также обучить сотрудников, прописать регламенты и инструкции, раздать доступы. Этот этап может затянуться, потому что иногда работники саботируют изменения — такова человеческая природа. Важно донести, как новый инструмент облегчит их работу и не сильно спешить — нужно время, чтобы привыкнуть к новшествам и пройти все стадии от отрицания до принятия. 

Интеграция

Интеграция — это объединение выбранного решения с общей системой в компании. Например, вы можете синхронизировать обмен данными между сервисом учета финансов и складом или настроить передачу данных из программы для рассылок в CRM. 

Этот шаг опциональный и не всегда оправданный. Если вы автоматизируете какой-то небольшой процесс, необязательно выстраивать вокруг него целую экосистему. По крайней мере сейчас. 

Сопровождение и поддержка

Это как «обкатка» машины — вы пользуетесь новой системой, ищите слабые места и способы их устранения, обращаетесь в поддержку. Этап вечный — сначала вы разбираетесь с нюансами, потом совершенствуете систему, делаете процесс все более автоматизированным и эффективным. 

Инструменты для автоматизации финансового учета

Раз уж так вышло, что это блог сервиса Adesk, считаем своим долгом остановиться подробнее на теме автоматизации финансового учета в компании. 

Способов автоматизации в этой области немного: 

  • Заказать разработку кастомного софта под нужды бизнеса — это, как правило, долго и дорого. 
  • Использовать специализированные «коробочные» программы, например, 1С — это тоже не дешево, а еще требует определенного набора специалистов в штате компании. 
  • Внедрить облачный сервис финансового учета — он не менее функциональный, но стоит дешевле и внедряется проще. 

Автоматизированный финансовый учет — это ваше спокойствие и уверенность в завтрашнем дне. Вы не переживаете, что кто-то забудет внести данные в таблицу или что завтра у компании не будет денег на расчет с поставщиками. Вы просто открываете Adesk и видите:

  • Сколько денег прямо сейчас есть на всех счетах компании.
  • Какие платежи запланированы и хватает ли средств.
  • Куда расходуются деньги бизнеса и какие траты можно оптимизировать.
  • Как чувствует себя бизнес в динамике — растут ли финансовые показатели, богатеет ли компания.
  • Сколько чистой прибыли приносит бизнес, какие проекты и направления ее формируют, а какие только съедают ресурсы. 

Автоматизированные системы финансового учета не требуют лишних действий. Вы один раз настраиваете сервис, а дальше — смотрите готовые отчеты и графики и делаете выводы. 

Какие еще бизнес-процессы можно автоматизировать

Конечно, кроме финансового учета, можно автоматизировать и другие процессы, например:

  • Управление клиентами и задачами. Специальные сервисы помогают поддерживать базу клиентов или список задач в актуальном состоянии и напоминают о делах, требующих вмешательства сотрудника. 
  • Поддержку клиентов. Можно автоматизировать сбор сообщений, оформление заказов, управлять коммуникациями в режиме одного окна, отвечать на типовые вопросы без привлечения живого сотрудника. 
  • Маркетинговые задачи. Рассылка напоминаний, автопостинг в социальных сетях, публикация статей на сайт, отправка уведомлений — все это тоже можно делать практически без участия человека. 
  • Согласование платежей. В больших компаниях, где решение выносят сразу несколько человек, можно автоматизировать и этот процесс. Специальные сервисы позволяют свести к минимуму неразбериху и беготню по кабинетам и согласовывать оплаты парой кликов. Кстати, в Adesk согласование платежей тоже есть — подробно о нем рассказали тут. 

Можно автоматизировать процесс разработки программного обеспечения, найма персонала, расчет зарплат, документооборот, первичную обработку сделок, складской учет. 

Но не стоит впадать в крайности и автоматизировать вообще все, что происходит в компании — это может навредить бизнесу. Например, не стоит автоматизировать предоставление развернутой обратной связи клиентам или задачи, которые требуют критического мышления. Технологии, конечно, шагнули вперед, но пока не настолько 🙂