Финансы
Бизнес
Маркетинг
Кейсы
Новости
Телеграм-канал
Подписаться
Что такое платежный календарь и зачем он нужен в ИТ-компании
Платежный календарь — инструмент планирования, который помогает выстроить график платежей с учетом будущих поступлений от клиентов и из других источников, чтобы избежать временной нехватки денег на обязательные платежи.
Временная нехватка денег, которая возникает в прибыльной компании, называется кассовым разрывом. Помимо несвоевременной оплаты от клиента, он также может возникнуть из-за:
- Несовпадения графика поступлений и расходов. Например, заказчик оплачивает проект по этапам, а зарплату команде, облачные сервисы и другие регулярные расходы нужно оплачивать каждый месяц.
- Непредвиденных трат. Если внезапно вышел из строя один из серверов или компьютеров, потребовался срочный наем ключевого сотрудника или выросла стоимость сервиса, и всё это не было заложено в план.
- Расходования денег без учета будущих обязательств. На счете может быть крупная сумма, но часть этих денег нужна, например, через неделю или месяц, чтобы заплатить за аренду или кредит.
Читайте также: Кассовые разрывы в бизнесе: почему возникают и как их избежать
Благодаря платежному календарю собственнику или финансисту не нужно держать в голове информацию о том, кому, сколько и когда должна заплатить компания и кто, сколько и когда должен перечислить ей. Все будущие поступления и расходы видны в одном месте и привязаны к датам — такая наглядность помогает заранее увидеть риск кассового разрыва и принять меры, чтобы его избежать или минимизировать последствия.
Например, поработать с должниками и ускорить поступления, перенести необязательные расходы, скорректировать график платежей, договориться с контрагентами об отсрочке или частичной оплате.
Если полностью закрыть нехватку денег не получится, у компании будет время найти дополнительное финансирование и пройти этот период с меньшими потерями.
Как составить платежный календарь в Google Sheets: пошаговая инструкция
Самый быстрый способ начать вести платежный календарь — воспользоваться готовым шаблоном Adesk. Он бесплатный и подойдет компаниям, которые только начинают внедрять финансовое планирование, а также небольшому бизнесу, где пока 2–3 клиента и операции проходят не каждый день.
Ниже — пошаговая инструкция по работе с таблицей. Рекомендуем скачать шаблон и заполнять его по ходу чтения статьи — в конце у вас будет готовый платежный календарь.
👉 Скачать бесплатный шаблон платежного календаря
Шаг 1 — заполните лист «Справочники»
Подумайте, как вы хотите выстроить учет — по филиалам, клиентам, проектам или направлениям, и перечислите выбранное в столбце А.
Далее перейдите к графе «Статьи ДДС» — отразите все категории, по которым в компании проходят поступления и выплаты: например, оплата от клиентов, зарплата, налоги, аренда, подрядчики, облачные сервисы.
В конце выберите для каждой статьи тип операции, в нашем шаблоне это — «Поступление» или «Выплата».
Шаг 2 — заполните лист «Плановые операции»
Чтобы календарь сразу формировался корректно — перед отражением платежей и поступлений укажите денежные остатки на начало дня на листе «Платежный календарь».
Затем на вкладке «Плановые операции» внесите все будущие платежи и поступления.
Учтите несколько моментов, чтобы календарь сформировался правильно и им было удобно пользоваться:
- для каждой операции укажите дату, сумму, статью ДДС, филиал и тип операции;
- выплаты вносите со знаком минус;
- данные для заполнения можно взять из ДДС, договоров с клиентами, банковских выписок и бюджетов;
- повторяющиеся операции — аренду, зарплату, платежи по кредитам и другие регулярные выплаты — лучше внести сразу на несколько месяцев вперед, чтобы снизить риск пропуска платежа;
- если точной суммы или даты пока нет, лучше внести примерные данные, чем не учитывать операцию вовсе. Даже этого достаточно, чтобы заранее увидеть возможный кассовый разрыв.
Шаг 3 — изучите лист «Платежный календарь»
После заполнения рабочих листов получится таблица, где будут видны будущие платежи и поступления по дням:
Смотреть календарь удобнее снизу вверх.
В строке «Плановый остаток денежных средств на конец дня» видно, сколько денег останется после всех запланированных на конкретную дату операций. Если значение положительное — средств хватает, ячейка светится зеленым, если уходит в минус — на эту дату возникает кассовый разрыв, ячейка подсвечивается красным.
Чтобы понять, из-за чего появилась нехватка, проанализируйте:
- остаток на начало дня;
- плановый расход;
- плановый приход;
- оборот за день;
- остаток на конец дня.
Затем вернитесь к листу «Плановые операции» и посмотрите, что можно сделать: изменить даты платежей и поступлений, поработать с дебиторкой, отказаться от каких-то трат, разбить оплаты на части или позаботиться об отсрочке платежа.
Где еще можно вести платежный календарь ИТ-компании
Если вариант с таблицами вам не подходит, можно вести платежный календарь в специализированном сервисе учета, например в Adesk. Это удобнее для пользователя, потому что бо́льшая часть процессов автоматизирована, все данные хранятся в одном месте и есть интеграции с разными программами. Для компании такой формат тоже полезнее: кроме платежного календаря, в сервисе есть и другие инструменты для учета и анализа.
Чтобы начать работу с календарем в Adesk, не нужно переносить все операции руками. Загрузите выписку из банка, один раз укажите, какие платежи и поступления являются регулярными — сервис запомнит их как плановые.
После этого Adesk построит график будущих операций на нужный период — неделю, месяц или квартал — и при нехватке денег подсветит риск кассового разрыва красным:
Еще в сервисе есть финансовый ИИ-помощник — Adesk AI. Он анализирует данные компании и помогает разобраться, что именно влияет на будущий остаток и как изменение графика платежей может сказаться на финансах. Например, можно спросить, какие расходы лучше перенести или за счет каких поступлений закрыть ожидаемую нехватку денег.
