Коротко: управленческий учет показывает, сколько зарабатывает консалтинговая компания и какие проекты или клиенты приносят прибыль. Вести его можно в специализированном сервисе, где есть все нужные инструменты для полноценной аналитики. Чтобы данные были точными, доходы и расходы нужно учитывать по проектам, а рабочее время сотрудников — по каждому клиенту.

Зачем консалтинговой компании управленческий учет

Управленческий учет, УУ — это система сбора и анализа данных о доходах, расходах, прибыли и движении денег компании. Она помогает руководству видеть реальное положение дел, принимать взвешенные решения, планировать рост и оценивать эффективность проектов и сотрудников.

В консалтинге без такой системы работать особенно рискованно. В компании может быть десяток успешных проектов, но когда приходит время платить зарплаты, аренду, налоги, часто оказывается, что свободных денег почти нет.

Если в компании есть бухгалтерский учет, его недостаточно?

Бухчет используют для расчета налогов и подготовки обязательной отчетности, а не для анализа реальной прибыли по проектам и прогнозирования кассовых разрывов.

Управленческий учет в консалтинговой компании дает ответы на важные для собственника вопросы: 

  • сколько действительно зарабатывает компания после всех вычетов;
  • сколько прибыли приносит каждый проект или клиент; 
  • на какие заказы команда тратит больше времени, чем было заложено в смету;
  • какова минимальная цена проекта, ниже которой работать невыгодно;
  • сколько клиенты должны компании, когда поступят деньги и хватит ли их на ближайшие расходы;
  • какую сумму собственник может вывести из бизнеса без ущерба или окупится ли найм нового сотрудника. 

Например, агентство берется за проект, подписывает договор на 1 200 000 ₽. Собственник рассчитывает заработать 500 000 ₽. В процессе клиент требует несколько кругов правок, приходится подключать внешнего эксперта, а сотрудникам — оплатить переработки. В итоге фактическая прибыль составляет всего 100 000 ₽.

Если бы в агентстве был управленческий учет, собственник мог до подписания договора рассчитать плановую себестоимость проекта и проверить, как на прибыль повлияют дополнительные работы. Также во время проекта — заметить рост затрат и обсудить с клиентом доплату или изменение объема задач.

Еще один неочевидный, но важный плюс: на собственном примере внедрения УУ можно доносить ценность учета клиентам. Вместо общих фраз — показывать результаты своей компании: какие проблемы были до внедрения и как они были решены с помощью учета.

Особенности учета в консалтинге

В консалтинге компания продает не товары, а время и экспертизу сотрудников, поэтому структура расходов и поступлений здесь значительно отличается от других сфер бизнеса. Чтобы сразу выстроить систему учета, которая будет эффективна именно для консалтинга, важно учитывать следующие особенности сферы:

→ Проектный характер выручки. Каждый заказ отличается по стоимости, срокам, объему работ и составу команды, поэтому доходы и расходы нужно считать отдельно по проектам. В ином случае прибыльные заказы будут перекрывать убыточные, и собственник не увидит, на чем компания действительно зарабатывает.

→ Основная доля расходов приходится на команду. Сюда входят: оклады, налоги, страховые взносы, премии, оплата внешних специалистов. Если учитывать только зарплату без остальных выплат, себестоимость услуг получится заниженной, а прибыль — завышенной.

→ Смешанная система оплаты труда. Зарплата сотрудника часто состоит из оклада и бонусов: за переработки, допродажи или общий результат компании. Важно учитывать каждую часть, чтобы расходы на команду корректно отражались в себестоимости проектов.

→ Регулярно есть дебиторская задолженность. Клиенты часто платят с отсрочкой: проект уже завершен и выручка отражена в учете, но по факту деньги поступят только через несколько недель. Если не следить за сроками оплаты и не напоминать клиентам о долгах, компания может столкнуться с кассовым разрывом — денег не хватит на зарплату, налоги и другие обязательные расходы. В худшем случае задолженность могут признать безнадежной.

Читайте также: Как контролировать дебиторскую задолженность, чтобы внезапно не остаться без денег

Какие инструменты нужны для управленческого учета в консалтинге

Инструментов управленческого учета много, но на старте не стоит пытаться охватить сразу все. Достаточно базы: 

ИнструментДля чего
CRM-система с учетом рабочего времениВ консалтинге основной ресурс компании — время сотрудников, поэтому важно точно знать, сколько часов команда тратит на каждый проект. Без этих данных невозможно точно рассчитать себестоимость услуг, установить обоснованные цены и спланировать ФОТ — все показатели будут определяться приблизительно.
Отчет о движении денежных средств, ДДСОтчет нужен для анализа денежных потоков и планирования. Он показывает, сколько и откуда приходит денег, сколько и куда уходит, и какая сумма сейчас есть у компании.
Отчет о прибылях и убытках по проектам, ОПиУОПиУ показывает, зарабатывает ли компания и какие направления работают в эффективнее. Без этого отчета собственник видит только общий результат.
Отчет о задолженностяхНужен, чтобы не держать в голове, кто и сколько должен компании, кому должны вы или какие платежи просрочены. По отчету видно, кому надо напомнить об оплате и с кем рассчитаться в первую очередь.
Платежный календарьПоказывает будущие поступления и выплаты по конкретным датам. Календарь помогает заранее увидеть, когда денег может не хватить, и не допустить кассового разрыва.

Когда вы выстроите систему и привыкнете к ней, можно внедрить еще несколько инструментов:

→ Бюджетирование. С его помощью можно запланировать, сколько нужно заработать и сколько желательно потратить на ФОТ, подрядчиков, маркетинг и другие статьи.

→ План-факт. Он показывает, насколько реальные результаты разошлись с бюджетом, и помогает разобраться в причинах: например, почему проект принес меньше прибыли или расходы на команду оказались выше плана.

→ Финансовую модель. Она позволяет проверить разные сценарии: что будет с прибылью, если сократить или увеличить штат, поднять зарплаты, снизить загрузку команды или увеличить сроки оплаты для клиентов.

Читайте также: Финансовая модель для консалтинговой компании: как с ней работать и где взять шаблон

Как внедрить управленческий учет в консалтинговой компании и где его вести

Если в компании нет управленческого учета или существующая система не помогает принимать решения, начните с этих шагов. Они помогут упорядочить имеющиеся данные и выявить проблемы, из-за которых компания тратит больше, чем нужно, или зарабатывает меньше, чем могла бы.

Шаг 1: определите цели учета и ключевые показатели

Сначала определите, какую проблему должен решить учет, и выберите два-три показателя, которые помогут контролировать именно ее. Например:

  • Если компания постоянно сталкивается с кассовыми разрывами — следите за остатком денег, ожидаемыми поступлениями и предстоящими выплатами.
  • Если команда полностью загружена, а прибыли почти нет, контролируйте рентабельность проектов, себестоимость рабочего часа и время, которое сотрудники тратят на каждого клиента.
  • Если клиенты часто задерживают оплату — отслеживайте дебиторскую задолженность, сроки платежей и прогнозируйте кассовые потоки. 

Шаг 2: составьте структуру учета по статьям и проектам

Сначала создайте единый список статей доходов и расходов: например, выручка от услуг, зарплата команды, бонусы, подрядчики, аренда и маркетинг. В дальнейшем каждую операцию нужно будет относить к подходящей статье, чтобы одинаковые платежи не попадали в разные категории.

Затем составьте список клиентов и проектов, по которым будете вести отдельный учет. Если проектов много или компания оказывает разные услуги, объедините их в направления — например, юридический, кадровый и IT-консалтинг. Такая структура поможет отдельно считать доходы, расходы и прибыль по каждому проекту или направлению.

Шаг 3: начните учитывать рабочее время команды

Тут важно объяснить сотрудникам, что это не попытка контролировать, кто чем занимается. Эта информация нужна для расчета себестоимости проектов, бонусов и стоимости будущих заказов. Сотрудники должны регулярно отмечать, сколько часов потратили на каждый проект: встречи, подготовку материалов, исследования, правки и внутренние обсуждения. Вносить время лучше ежедневно или хотя бы раз в неделю, пока сотрудники помнят, над чем работали.

Шаг 4: соберите базовые отчеты

Создайте ДДС и ОПиУ по проектам в Google Таблицах или в сервисе учета. В ДДС отразите фактические поступления и выплаты из банковских выписок и кассы, а в ОПиУ — выручку по выполненным работам и связанные с ними расходы. Затем добавьте отчет о задолженностях и платежный календарь.

Вместе отчеты покажут, зарабатывает ли компания и хватает ли ей денег на текущие и предстоящие обязательства.

👉 Скачать набор управленческих инструментов

Шаг 5: составьте регламент и назначьте ответственного

Определите, кто будет собирать и обрабатывать данные и как часто нужно обновлять отчеты.

В небольшой компании этим может заниматься собственник, менеджер или ассистент, при большом количестве операций — финансовый специалист в штате или на аутсорсе. Главное, чтобы за учет отвечал конкретный человек: без регулярного обновления данные быстро устареют и перестанут помогать в работе.

Где вести управленческий учет

Небольшой компании, где транзакции еще не на ежедневной основе и мало человек в штате, достаточно таблиц. Главное — поддерживать их актуальность, несмотря на небольшой объем информации.

Для компаний, которым не хочется возиться с таблицами: вносить данные руками, проверять формулы и следить за ошибками, подойдет специализированный сервис учета.

Например, в Adesk операции из банков загружаются автоматически, а правила автоматизации помогают распределить их по статьям учета и проектам. На основе этих данных сервис формирует ДДС, ОПиУ и другую отчетность.

Общая информация по компании отображается на рабочем столе:

Можно заранее увидеть риск кассового разрыва, посмотреть ключевые показатели и оценить общее состояние компании

Также в сервисе есть инструменты планирования — бюджетирование и платежный календарь, учет по проектам и клиентам, контроль обязательств. Всё это позволяет эффективно управлять деньгами, видеть, что приносит компании больше денег, кто и сколько должен .

Попробовать эти и другие инструменты Adesk можно бесплатно и без ограничений в течение 14 дней после регистрации.

👉 Получить бесплатный доступ к Adesk

Управленческий учет: часто задаваемые вопросы

Чем управленческий учет отличается от бухгалтерского в консалтинге?

Бухгалтерский учет нужен для налогов и обязательной отчетности. Управленческий показывает прибыль проектов, стоимость работы команды, долги клиентов и наличие денег для ближайших выплат, выступает в качестве опоры для принятия управленческих решений.

Читайте также: Рассказываем на примерах, в чем разница между бухгалтерским и управленческим учетом

С чего начать внедрение, если раньше вообще не считали?

Начать лучше с базовых отчетов — ДДС и ОПиУ. Первый покажет, сколько есть денег, откуда они приходят, куда уходят и в каком количестве. ОПиУ — сколько и на чем зарабатывает компания.

Нужен ли отдельный финансист или можно вести самому?

На старте учет может вести собственник, менеджер или ассистент, если в компании пока небольшое количество клиентов и операций. Отдельный специалист понадобится, когда объем данных вырастет настолько, что сбор и проверка отчетов начнут занимать слишком много времени.

Читайте также: Кому поручить учет, если хочется принимать управленческие решения без ошибок

Сколько времени занимает внедрение?

Универсального ответа нет: всё зависит от исходных данных, целей компании и выбранного формата учета. Если настраивать отчеты в таблицах, внедрение занимает больше времени — нужно продумать структуру, настроить формулы и проверить расчеты. В специализированном сервисе основные инструменты уже готовы, поэтому запустить учет можно быстрее. В среднем рекомендуем закладывать от 1–2 недель до месяца.