Зачем онлайн-школе вести управленческий учет

Управленческий учет — это инструмент для контроля финансов и принятия решений в бизнесе. В отличие от бухгалтерского учета, который обязателен для большинства компаний и необходим для отчетности перед госорганами, управленческий учет нужен самим предпринимателям. Он помогает понять, сколько зарабатывает компания, на что тратит, как увеличить прибыль и сократить издержки.

Внедрив управленческий учет, собственник онлайн-школы сможет:

  • Оценить рентабельность: сколько денег заработала вся школа, отдельное направление и каждый конкретный курс. С помощью финансовых отчетов можно сравнить показатели и масшабировать то, что приносит больше прибыли.
  • Рассчитать, сколько нужно денег на запуск нового потока: управленческие отчеты покажут, сколько онлайн-школа тратит на создание и продажу инфопродуктов. Опираясь на точные цифры, спланировать следующие запуски будет проще.
  • Планировать доходы и расходы, чтобы избежать кассовых разрывов: не у всех онлайн-школ есть продукты, которые приносят стабильный доход. Многие делают запуски 2–3 раза в год, а значит, выручка поступает неравномерно. Чтобы избежать ситуации, когда нужно платить по счетам, а денег в кассе нет, важно заранее посчитать все расходы: на маркетинг, оплату экспертов, запись курсов и другие затраты.
  • Выводить дивиденды без ущерба для бизнеса: управленческий учет помогает понять, какую часть прибыли можно забрать себе, а какую — оставить на развитие или отложить на несезон.

Как наладить управленческий учет в онлайн-школе

Внедрение управленческого учета в онлайн-школе стоит начать с четырех инструментов: ДДС — отчета о движении денежных средств, ОПиУ — отчета о прибылях и убытках, учета сделок и платежного календаря.

Отчет о движении денежных средств отвечает на вопросы, касаемые движения денег. ДДС покажет, сколько денег поступило, на что их потратили, сколько осталось на счетах на конец месяца.

Читайте также: Что такое отчет ДДС и как его составить, если вы не бухгалтер

Важно: отчет показывает зачисления денег и траты, а не прибыль и выручку. Чтобы понять, сколько денег зарабатывает онлайн-школа, нужно смотреть в отчет ОПиУ.

Отчет о прибылях и убытках показывает, сколько зарабатывает и тратит онлайн-школа, какие курсы наиболее прибыльны, а какие — убыточны. Это помогает оценить рентабельность каждого направления и рассчитать чистую прибыль компании.

Читайте также: Отчет о прибылях и убытках: полный гайд

Учет сделок показывает, сколько денег принес онлайн-школе конкретный клиент, а также доходы и расходы по всем продуктам. Если не вести учет сделок, компания может незаметно для себя продолжать работать над убыточными проектами вместо того, чтобы масштабировать лучшие и извлекать больше прибыли.

Чтобы понять, какие курсы приносят наибольший доход, а какие работают в минус — начните вести учет сделок. Если клиентов много, лучше делать это в специальных сервисах — так риск запутаться в цифрах ниже.

В Adesk вы можете вести проектный учет, правильно признавать выручку, следить за рентабельностью и обязательствами. В себестоимость сделки можно заложить гонорар экспертам, дизайнеру, продюсеру, затраты на маркетинг, интернет-эквайринг и другие расходы. Это позволит понимать затраты на каждый курс, определить самые прибыльные продукты и отказаться от убыточных.

Платежный календарь поможет спланировать доходы и расходы. В нем можно фиксировать даты и суммы ожидаемых поступлений, затраты на маркетинг, зарплаты сотрудников, оплату платформы для организации обучения и иные расходы. Это поможет избежать кассовых разрывов и четко понимать, сколько денег отложить на новые запуски.

Читайте также: Кассовые разрывы в бизнесе: как избежать с помощью платежного календаря Adesk

Как работать с отчетами

  1. Cначала важно провести аудит — проанализировать, какие данные уже есть в компании, и определить ключевые показатели, с которыми нужно работать в первую очередь.
  2. Собрать все расходы и поступления на счета компании, сгруппировать по статьям и занести в отчет о движении денежных средств.
  3. Начать вести учет сделок: отнести клиентов к курсам, которые они проходят, и зафиксировать, сколько денег принес каждый. Если образовательных продуктов несколько, разделить прямые расходы между ними и отдельно вывести косвенные расходы, связанные с работой всей онлайн-школы.
  4. Раз в месяц составлять отчет о прибылях и убытках. Он поможет определить, какие курсы приносят больше выручки, какие меньше, а какие и вовсе убыточны. Благодаря этому можно выявить самые рентабельные курсы и сделать упор на них.

После составления ОПиУ владелец онлайн-школы увидит, сколько денег заработали на предыдущих потоках и какие были расходы. Эти цифры можно использовать для планирования будущих запусков.

Если разбираетесь в таблицах, можете составить такой отчет в них, а если хотите сберечь время и нервы — попробуйте Adesk. Сервис составит ОПиУ автоматически на основе внесенных данных и актуальный отчет всегда будет под рукой.

Финансовые ошибки собственников онлайн-школ и как их избежать

❌ Не учитывать сезонность. Выручка многих онлайн-школ зависит от сезона. Например, онлайн-школы по подготовке к ЕГЭ простаивают летом, так как в это время спрос на обучение минимальный из-за каникул. А платить зарплаты педагогам, методистам и тратить деньги на рекламу нужно постоянно. Из-за этого в низкий сезон может возникнуть кассовый разрыв, который владельцам придется покрывать из своего кармана, брать займ или кредит.

✅ Создавать фонды и откладывать в них часть прибыли на несезон. Фонды — это «копилки», в которые можно откладывать часть прибыли на развитие и поддержку работы компании, выплаты дивидендов, а также на формирование финансовой подушки, чтобы денег всегда хватало на оплату постоянных расходов.

❌ Выводить дивидендов больше чистой прибыли. Некоторые собственники забирают дивиденды не из чистой прибыли, а из операционной. То есть кладут в карман деньги, которые должны пойти на зарплаты педагогам и методистам или на оплату платформы для организации онлайн-обучения.

✅ Забирать ту сумму, которая остается после вычета расходов. Безопасно для бизнеса можно вывести только ту сумму, которая останется после вычета всех расходов, налогов и амортизации. Посмотреть, сколько заработали «чистыми» можно в отчете ОПиУ.

❌ Признавать выручку кассовым методом. Например, клиент оплатил 5-месячный курс по психологии, и онлайн-школа признала выручку, как только деньги поступили на счет.

Такой подход искажает реальное финансовое положение. Отчеты покажут рост прибыли потому, что выручку онлайн-школа признала за пять месяцев, а расходы зафиксировала за один. При том что траты по этой сделке будут не только в первый месяц, но и в течение следующих пяти.

Онлайн-школе можно признавать выручку кассовым методом, если клиент сразу получает доступ к продукту. Например, онлайн-школа по рисованию продает курс в записи для самостоятельного изучения. Выручку признают кассовым методом, так как клиент после оплаты курса получает доступ ко всем обучающим видео.

✅ Признавать выручку методом начисления. Деньги, полученные от клиента, стоит признавать выручкой в тот момент, когда выполнили обязательства. Например, онлайн-школа продает курс по управлению проектами, который длится 12 месяцев и состоит из 12 обучающих модулей. Каждый месяц ученик проходит по одному модулю. Соответственно, признавать выручку можно помесячно, по мере прохождения курса.

Другая ситуация: онлайн-школа музыки продает курсы, которые длятся один месяц. В таком случае выручку можно признавать не частями, а сразу после завершения курса.

❌ Считать авансы своими деньгами. Тут есть подвох: клиент может оплатить обучение, а потом по какой-то причине попросить вернуть деньги. Например, не понравилась программа или клиент решил, что курс ему не подходит. Если онлайн-школа уже потратила эти деньги, то придется брать займ, чтобы сделать возврат. Если так делать постоянно, кассовые разрывы станут системными.

✅ Не тратить предоплату от клиента. Сначала оказать услугу, а потом считать деньги как выручку. Или отложить деньги на специальный счет и ждать, пока клиент не пройдет курс полностью, и только после окончания обучения признавать деньги как выручку.

❌ Смешивать рабочие и личные деньги. Обычно у компании несколько расчетных счетов, куда поступают деньги, и есть личные карты, с которых владельцы тратят деньги.

Проблемы начинаются, когда владелец со своей карты покупает что-то для нужд бизнеса. Например, на свои деньги арендовал студию для съемок курса. Если так делать постоянно, будет трудно понять, сколько денег нужно онлайн-школе для работы.

✅ Разделять деньги бизнеса и собственные средства. Личные траты не должны учитываться в общих расходах компании — это искажает финансовую картину. И наоборот это тоже работает.

Читайте также: 9 полезных привычек собственника бизнеса

❌ Не платить себе зарплату. Собственник бизнеса может совмещать несколько функций, например, гендиректора и маркетолога, но зарплату себе не платить. Вместо этого брать деньги из кассы по остаточному принципу: что осталось после вычета всех расходов, то и в карман. Это искажает картину трат и мешает подсчитать реальную прибыль.

✅ Ввести должность и назначить зарплату. Назначить собственнику зарплату, тогда можно будет объективно оценить все траты. А еще если собственник совмещает должности и вдруг захочет выйти из операционки, не нужно будет вводить новую должность в штатное расписание и думать, какую зарплату платить сотруднику.

Коротко: как онлайн-школе вести управленческий учет

  • Внедрить ДДС, ОПиУ и учет сделок. ДДС поможет проанализировать доходы и расходы, ОПиУ — оценить рентабельность проектов и оптимизировать те, которые менее прибыльны, а учет сделок покажет, сколько приносит каждый клиент и конкретная школа.
  • Заниматься планированием, чтобы не попадать в кассовые разрывы. Чтобы понять, достаточно ли средств для нового запуска, использовать платежный календарь. В него можно внести ожидаемые доходы и расходы по каждому потоку. Это позволит рассчитать общую сумму, необходимую для новых запусков, а также всегда иметь деньги для оплаты постоянных расходов.
  • Признавать выручку по факту выполнения работ, а не по факту поступления денег в кассу. То есть использовать метод начисления, а не кассовый метод. Последний можно использовать только в том случае, если доступ к курсу студент получает сразу.