Сложные финансовые программы 

Решение, о котором слышали почти все предприниматели. А еще все слышали, что 1С — это сложно и дорого. Для ведения учета в такой программе нужно будет сначала адаптировать её под структуру и особенности бизнеса, а затем найти человека, который будет понимать, что там происходит. И то, и другое — дополнительные вложения, а у малого и среднего бизнеса лишних денег нет. 

1С изначально создана для бухгалтерского учета, а не управленческого. Кажется, что это несущественно и можно адаптироваться, но обычно нельзя — структура и сама суть бухгалтерских отчетов не позволяет анализировать финансы с управленческой точки зрения. Конечно, всегда можно прикрутить какой-нибудь плагин или переделать логику, но это, опять же, затраты. 

Плюсы, конечно, тоже есть — в 1С можно собрать максимум информации, смотреть углубленную аналитику и отслеживать все до рубля. А если подключить разные дополнительные модули, программа может стать центром управления бизнесом. 

Получается, что 1С никому не походит? Конечно, это не так.Мы рекомендуем программу крупным предприятиям, где есть штатный программист, который будет докручивать софт под структуру компании и чинить какие-то неполадки.

К бухгалтерской программе можно прикрутить модуль «Управленка», который более адаптирован под нужды предпринимателя и собственника бизнеса. Хорошо, если у вас в штате будет и бухгалтер, и финансовый директор — каждый из них будет вести своё направление учета, а вам давать уже итоговые цифры для принятия решений. 

Читайте также: Как понять, что компании нужен финдиректор 

Excel и Google Sheets 

Это два сервиса, но суть у них одна — табличный учет. У таблиц есть два преимущества:

  1. Гибкость — реализовать можно практически всё: от простой автосуммы до сложных вычислений. Вы можете учесть структуру бизнеса и кастомизировать учет под собственные нужды. 
  2. Доступность — Excel за пару часов устанавливается на компьютер, а для Google Sheets даже скачивать ничего не нужно: вести учет можно онлайн и совершенно бесплатно.

Звучит круто, правда? Но добавим немного реальности. 

Представьте, что ваша компания ведёт учет финансов в Excel. Доступ к таблице нужен вам, как руководителю, а еще администратору — она вносит данные, и бухгалтеру — он там что-то сверяет и анализирует. Чтобы у каждого из сотрудников была актуальная версия таблицы, после малейших изменений ее нужно пересылать по почте, скидывать на флешку или закидывать в облако. Звучит так себе. 

В Google Sheets эта проблема решается совместным доступом — можно открыть файл для нужных сотрудников и вместе вносить изменения. 

Вывод:если работаете с финансами самостоятельно — можно и Эксель, если нужен совместный доступ — Гугл Шитс. 

Но не спешите доставать банковские выписки и перепечатывать цифры в табличку – сначала учтите один существенный недостаток. В таблицах нет автоматизации. Вообще. Никакой. 

Вы, конечно, можете настроить формулы или разобраться как работают макросы, но основной массив данных придется вносить руками. В таблицах не получится подключить интеграцию с банком или настроить какие-то правила обработки операций.

Иногда таблицы ломаются 😬 То формула слетела, то запятая потерялась… а если вы решили поменять логику учета, например, отслеживать расходы по статьям или добавить разбивку по проектам, придется перекраивать всю таблицу. 

Кому же подходят таблицы? Прежде всего, небольшим организациям с таким же небольшим количеством операций. Если у вас по счетам проходит 3-5 платежей в неделю — можно жить и без автоматизации. 

Онлайн-сервисы финучета 

Графики в сервисе финансового учета Adesk

Главное преимущество специализированных сервисов финансового учета — автоматизация. Это значит, что вы будете тратить меньше времени на работу с финансами, а качество учета вырастет за счет предусмотренных сервисом отчетов и инструментов аналитики. 

Сервисы финансового учета, в отличие от таблиц, платные, но их стоимость значительно ниже, чем у сложных бухгалтерских программ. Почти все сервисы этой категории можно попробовать бесплатно — для этого есть тестовый период, который длится в среднем от 5 до 14 дней. 

Один из таких сервисов — Adesk. Он ориентирован на предпринимателей, то есть разобраться с ним легко даже без опыта в учете.

Автоматизировать можно большую часть рутины:

  • За счет интеграции с банком или интернет-эквайрингом операции автоматически попадают в сервис. 
  • Правила автоматизации позволяют совершать определенные действия с платежами, например, присваивать им нужную статью или разбивать на несколько частей. 

Отчеты тоже не придется составлять руками — в Adesk есть нужные предпринимателю ДДС и ОПиУ, инструменты аналитики, графики. Все они собираются без вашего участия на основе внесенных данных. 

Для ежедневного мониторинга финансового состояния компании есть удобный дашборд — на нем можно увидеть не приближается ли кассовый разрыв, оценить самые прибыльные проекты, посмотреть рентабельность и много чего еще.