Что такое отчет о задолженностях 

Отчет о задолженностях, обязательствах — это таблица, в которой собрана и систематизирована информация об обязательствах и долгах компании.

Отчет помогает владельцу агентства видеть, перед кем у бизнеса есть незакрытые обязательства, а кто, когда и сколько должен заплатить ему. Он состоит из данных о кредиторской и дебиторской задолженности.

Кредиторская задолженность, кредиторка, КЗ — это обязательства бизнеса перед контрагентами — сотрудниками, фрилансерами, ФНС, банками или учредителями. Сюда входит начисленная, но еще не выплаченная зарплата команде, начисленный, но не уплаченный налог по упрощенке за квартал и так далее.

Дебиторская задолженность, дебиторка, ДЗ — это деньги, которые агентству должны клиенты, подрядчики и налоговая инспекция. Например, компания сделала клиенту сайт, он принял работу и подписал закрывающие документы, но еще не расплатился. Также дебиторкой может быть переплата НДС в бюджет или аванс подрядчику, который он еще не отработал.

💡 Оба вида задолженности группируют по трем признакам: по состоянию (текущая и просроченная), по сроку погашения (краткосрочная и долгосрочная) и по вероятности погашения (нормальная, обеспеченная, сомнительная и безнадежная).

Читайте также: Как собственнику бизнеса взять дебиторку под контроль

Зачем вести отчет об обязательствах

В проектном бизнесе часто бывает так, что денежные поступления не совпадают с моментом, когда нужно гасить обязательства. Например, многие корпоративные заказчики работают по постоплате, поэтому деньги на счет могут поступить спустя несколько недель или месяцев после выполнения работы. При этом компания постоянно несет расходы — платит зарплату команде, запускает новые проекты, рассчитывается с внешними подрядчиками.

Отчет о задолженностях помогает собственнику бизнеса:

  • видеть, кто, когда и какую сумму должен заплатить — это позволяет планировать платежи и поступления и избегать кассового разрыва — ситуации, когда на счетах не хватает денег на обязательные расходы — оплату труда, аренду, коммунальные платежи и так далее;
  • понимать, перед кем у бизнеса есть обязательства — не допускать просрочек по выплатам сотрудникам, подрядчикам и налоговой;
  • вовремя напоминать клиентам об оплате, пока долг не стал проблемным;
  • оценивать ликвидность бизнеса — понимать, хватит ли текущих активов, чтобы покрыть обязательства, и нет ли зависимости от кредиторов. 

Как составить и вести отчет

Вести отчет о задолженностях можно специализированном сервисе. Например, в Adesk достаточно отразить факт возникновения или исполнения обязательства, и сервис сам строит сводный отчет: показывает дебиторку и кредиторку в разрезе контрагентов и проектов.

👉 Попробуйте Adesk 14 дней бесплатно, чтобы видеть долги и обязательства бизнеса и не допускать нехватки денег из-за просрочек платежей.

Если пока не готовы к сервису — подойдут онлайн-таблицы или Excel. Для наглядности построим отчет в шаблоне, который эксперты Adesk специально создали для владельцев диджитал-агентств. Рекомендуем заполнять его параллельно с чтением статьи — тогда в конце у вас получится готовый отчет о задолженностях.

📊 Скачать шаблон этого отчета и получить еще четыре финансовых инструмента, которые помогут наладить контроль за деньгами бизнеса, вы можете по ссылке →

Таблица состоит из трех листов в Google Sheets. Сначала заполняете разделы «Справочник» и «Операции», а отчет строится автоматически на основе внесенных данных

Этап 1. Заполните раздел «Справочник»

Справочник — это основа шаблона, и он состоит из четырех столбцов:

  • Статьи — это категории, по которым группируются доходы и расходы. Для агентства это могут быть: услуги по продвижению блогеров, брендов, SERM, гонорары внешним подрядчикам, налоги. 
  • Счета — это расчетные счета для поступлений и выплат, а также корпоративные карты. 
  • Наименование контрагента — например, ИП Иванов или ООО «Авангард».
  • Категория контрагентов — это все, с кем работает бизнес: клиенты, сотрудники, налоговая и банки, учредители бизнеса.

Все нужные данные можно взять из первичных документов — счетов или актов выполненных работ, банковских выписок и платежных поручений. Они есть в рабочих программах — 1С, CRM-системах и другом софте. 

После заполнения данные автоматически подтягиваются в раздел «Операции» — вам не придется каждый раз вводить их вручную, достаточно выбрать из выпадающего списка

Этап 2. Заполните раздел «Операции»

Здесь нужно указать тип операции и способ ее отражения в учете.

«Начислено Доход» значит, что работа выполнена, акты подписаны, но деньги на счет еще не пришли. Например, вы сдали клиенту 30 коротких роликов 15 июня, а деньги по договору поступят 30 июня — до этого момента клиент ваш дебитор.

«Оплата Доход» — это когда деньги от клиента поступили на счет, то есть он свои обязательства по проекту выполнил.

«Начислено Расход» — у агентства возникло обязательство и оно его пока не закрыло. Например, фрилансер сдал работу и выставил счет — с этого момента у агентства появляется кредиторская задолженность перед подрядчиком.

«Оплата Расход» — деньги контрагенту отправлены, и обязательства перед ним закрыты.

После внесения операций наглядно видно, какую сумму компания должна выплатить контрагентам или сколько должна получить. А еще проанализировать, нет ли среди партнеров тех, кто давно не платит

Этап 3. Проанализируйте готовый отчет

После заполнения раздела «Операции» таблица автоматически построит отчет о дебиторке и кредиторке агентства.

Структура отчета. В левой части таблицы — общая картина по всем контрагентам с разбивкой на группы — поставщики, другие, клиенты. Вы видите, сколько должны вам за оказанные услуги, а перед кем у вас есть обязательства и на какую сумму. 

Строка «ВСЕГО обязательств» показывает сводный баланс по всем контрагентам. В нашем примере кредиторка — 207 000 ₽, а дебиторка — 304 000 ₽. Это хороший показатель, так как долги компании перед контрагентами в 1,4 раза меньше, чем их обязательства перед ней

Если КЗ превышает ДЗ — это значит, что агентство тратит больше, чем получает, и фактически живет за счет кредиторов. Если они одновременно потребуют погасить долги, собственнику придется срочно искать финансирование либо договариваться об отсрочке выплаты.

Задолженности можно отфильтровать по контрагентам и посмотреть, перед кем у вас есть незакрытые обязательства, а кто и сколько должен вам

💡 Чтобы понять, насколько быстро клиенты закрывают долги, считают период оборота дебиторской задолженности (DSO): средняя ДЗ делится на выручку и умножается на количество дней в периоде.

Например, если средняя дебиторка за месяц — 600 000 ₽, а выручка — 1 500 000 ₽, то DSO = (600 000 / 1 500 000) × 30 = 12. Это значит, что в среднем за месяц агентство ждет оплату около 12 дней с момента возникновения дебиторки.

Если показатель растет месяц к месяцу, значит клиенты начали платить медленнее — это сигнал пересмотреть условия сотрудничества или начать активнее работать с должниками.

Типичные ошибки при работе с задолженностями

Не прописывать в договоре неустойку за задержку выплат. Иногда неправильно составленный договор может оставлять недобросовестным заказчикам «лазейки», которые позволяют не платить в срок. Поэтому лучше подстраховаться и прописать в договоре пени за просрочку — например, 0,1% от суммы за каждый день просрочки.

Не напоминать контрагентам о себе. Чтобы не испортить отношения с клиентами, предприниматели часто ждут, пока клиент переведет деньги. Безусловно, важно идти навстречу партнерам, но не стоит бояться звонить и узнавать причины задержки платежа. Возможно, бухгалтер из-за загруженности просто забыл оплатить счет, и тогда проблема легко решается.

Работать с дебиторкой несистемно. Если не мониторить отчет регулярно и не принимать меры по возврату долгов, это будет повышать риск кассового разрыва. Чтобы этого не допустить, нужен регламент: кто и в какие сроки напоминает партнерам об оплате, когда писать досудебную претензию и в каком случае обращаться в суд.

Читайте также: Как сервис Adesk позволяет компании Smiletogo экономить 80 000 ₽ в месяц на учете финансов

Часто задаваемые вопросы

Что будет, если не вести учет задолженностей? Главный риск — попасть в кассовый разрыв — когда нужно оплачивать работу сотрудников, подрядчиков и аренду офиса, а на счетах пусто.

Где вести отчет о задолженностях? На старте подойдет таблица в Excel или Google Sheets. Когда компания станет больше, и объем операций вырастет, удобнее перейти на специализированный сервис.

Как часто анализировать отчет о задолженностях? Зависит от специфики бизнеса. Главное — регулярно мониторить краткосрочную дебиторку: чем раньше заметите просрочку, тем больше вероятность вернуть деньги.

Чем отчет о задолженностях отличается от отчета о движении денег, ДДС? Инструменты дополняют друг друга, а не дублируют. ДДС показывает денежные потоки — сколько пришло и ушло со счета и какая сумма осталась. Отчет о задолженностях отражает незакрытые долги и обязательства компании.