Зачем агентству отчет ОПиУ

Отчет о прибылях и убытках, ОПиУ, PnL, — это отчет, который отражает финансовый итог работы компании за период: какую выручку получили, на что потратили деньги и сколько чистой прибыли заработали.

Отчет помогает владельцу агентства: 

  • определить размер чистой прибыли по каждому клиенту, направлению и агентству в целом;
  • увидеть, какие проекты наиболее рентабельны, а какие только вытягивают ресурсы команды;
  • проанализировать, какие расходы компания несет по каждому проекту и нужно ли их пересмотреть;
  • определить точку безубыточности — сколько нужно зарабатывать, чтобы денег хватало на все расходы;
  • точно знать, какую сумму можно безопасно вывести как дивиденды, чтобы агентство не попало в кассовый разрыв.

Выручка в ОПиУ признается начисленным методом, то есть когда выполнили обязательства перед клиентом, он принял работу и подписал нужные акты. Это помогает владельцу агентства не путать выручку и авансы.

Например, вы получили аванс 90 000 ₽ на разработку сайта — это еще не выручка, поскольку работу предстоит выполнить. Через месяц проект сдан, акт подписан — теперь 90 000 ₽ признаются выручкой в ОПиУ. Причем не имеет значения, когда фактически поступит оплата от клиента, ведь вы свои обязательства выполнили.

Через агентства могут проходить рекламные бюджеты клиентов, и их надо отделять от выручки за работу по проекту. Иначе финансовая картина исказится: будет казаться, что выручка агентства огромная, а рентабельность гораздо ниже.

Читайте также: Как вести финучет в маркетинговом агентстве

Как построить отчет ОПиУ: пошаговая инструкция

Составить отчет о прибылях и убытках удобно в таблице Excel или Google Sheets. Разберем подробно, как это сделать на примере бесплатного шаблона от экспертов Adesk. Рекомендуем скачать его и заполнять во время чтения статьи.

Шаг 1. Соберите информацию и заполните справочные листы

Справочные листы — основа отчета ОПиУ. В них указываются направления деятельности и статьи доходов и расходов.

Начнем с направлений. Они находятся во вкладке «Справочники», и для агентства это могут быть:

  • клиенты — если хотите видеть рентабельность по каждому клиенту отдельно;
  • типы услуг — например, SMM, контекстная реклама, разработка сайтов, видеопродакшн;
  • проекты — если работаете с проектами с длинным циклом. Например, ведете соцсети и блоги компании «под ключ»: от создания контента до настройки рекламы.
Выбирайте тот вариант, который соответствует специфике вашей работы. Чтобы отчет было удобно анализировать, рекомендуем использовать до 5–7 направлений или проектов

Далее перейдите во вкладку «Статьи ОПиУ» и создайте статьи расходов агентства — например, ФОТ, офисные затраты, оплата услуг фрилансеров и так далее.

Источниками данных могут быть, например, банковские выписки, CRM, зарплатная ведомость и отчет о движении денег (ДДС).

Разделите статьи расходов на категории — например, прямые и косвенные или постоянные и переменные. Выбирайте группировку, которую вы применяете в агентстве сейчас.

В шаблоне Adesk используется классический подход, когда расходы делятся на прямые переменные, прямые постоянные и косвенные: административные, коммерческие и прочие. Налоги считаются отдельно

Шаг 2. Внесите сведения о доходах и расходах

Соберите финансовые операции за 1–2 месяца и внесите их в таблицу. У каждой операции должна быть:

  • дата и контрагент — кому и когда отправили деньги или от кого их получили;
  • краткое пояснение — чтобы при беглом просмотре было ясно, кому и за что произвели выплату или за какую услугу получили оплату;
  • сумма — сколько денег компания получила или выплатила;
  • раздел отчета PnL, проект или направление и статья расходов, к которой относится финансовая операция. К примеру, гонорар иллюстратору относится к «Прямым расходам», а оплата за завершенный проект — к «Выручке».
Не забудьте указать месяц и год, чтобы отчет сформировался корректно

Шаг 3. Проанализируйте готовый отчет

Отчет о прибылях и убытках можно просматривать в сокращенном или детализированном виде: в разрезе клиентов, направлений и отдельных статей.

В отчете ОПиУ прибыль разделена на 3 уровня:

  • Валовая — ключевой показатель для оценки рентабельности проектов и бизнеса в целом. 
  • Операционная — отражает эффективность работы агентства. Проценты по кредитам и налоги в ней не учитываются.
  • Чистая — показывает, сколько денег заработало агентство на самом деле с учетом всех доходов и расходов. Эту сумму, которую можно вывести на себя, вложить в развитие или сформировать «подушку безопасности».

Читайте также: «Финучет в Adesk — это как игра»: кейс рекламного агентства Tom Yorky

Какие еще инструменты пригодятся для управления финансами

ОПиУ показывает итоговый результат работы агентства, но чтобы видеть финансы со всех сторон, внедрите дополнительные отчеты:

→ Отчет о движении денежных средств, ДДС, — отвечает на вопрос, откуда пришли деньги, на что их тратят и сколько осталось. Помогает избежать кассовых разрывов.

→ Платежный календарь — помогает планировать выплаты и поступления на неделю или месяц вперед. Показывает, хватит ли денег на зарплату, аренду и налоги в на конкретную дату.

→ Баланс отражает, чем владеет компания и за чей счет это приобретено. Активы — деньги, оборудование, дебиторская задолженность. Пассивы — источники этих средств: собственный капитал, кредиты, долги перед сотрудниками и контрагентами. По балансу видно, насколько бизнес финансово устойчив и на чьи деньги он существует: собственные или заемные.

→ Отчет по сделкам показывает, сколько прибыли приносит агентству конкретный клиент по сравнению с затратами на работу с ним.

👉 Нужные инструменты для управления деньгами агентства есть в Adesk.

Сервис берет на себя финансовую рутину: интегрируется с банками, подтягивает операции, присваивает их нужным статьям и формирует отчеты. В итоге на учет уходит 15 минут в день, а не 3 часа.

Также в сервисе можно вести учет в разрезе клиентов и проектов, отслеживать рентабельность и обязательства. В себестоимость проекта можно заложить оплату подрядчиков, зарплаты штатных сотрудников, расходы на рекламу, комиссии платежных систем и другие затраты. Так вы будете точно знать, во сколько обходится работа с каждым клиентом, какие проекты приносят максимум прибыли, а от каких лучше отказаться.

👉 Протестируйте Adesk бесплатно 14 дней