Комиссии банков, платежных систем и маркетплейсов

Предпринимателю приходится платить не только за очевидные вещи вроде ежемесячного обслуживания счета, но и нести сопутствующие расходы. Чаще всего, это комиссии, например, за переводы в другой банк, прием платежей на сайте или в торговой точке, а также за снятие наличных и пополнение счета.

Дополнительно банки могут взимать плату за СМС-уведомления. А если компания торгует на маркетплейсах, то к этим затратам прибавляется фиксированный процент, который забирает площадка с продаж.

Что делать:

  • Изучите текущий тариф и альтернативные варианты. Сколько стоит обслуживание счета и насколько выгодно и удобно им пользоваться. Изучите тарифные планы других банков — возможно, есть более выгодные предложения.
  • Откажитесь от ненужных услуг. Например, нет смысла платить за СМС-уведомления, если операций по данному счету нет.
  • Включайте все комиссионные расходы в себестоимость товаров и услуг. Это поможет рассчитать, какую цену установить, чтобы не терять прибыль.

Читайте также: Как рассчитать себестоимость продукции, чтобы быть в плюсе

Содержание офиса

Создать в офисе комфортные условия для работы важно, но необходимо контролировать, сколько денег на это уходит. Затраты на канцелярию, воду и чай с печеньками для команды могут казаться мелочью, но по итогам месяца таких «мелочей» может накопиться на пару десятков тысяч рублей.

Что делать:

  • Выделите затраты на офис как отдельную статью расходов. В нее заносите все, что относится к содержанию офиса: оплата интернета, кофе и чай, вода, клининг и так далее. Отслеживайте, как меняются расходы на офис раз в месяц или квартал.
  • Установите лимиты и планируйте закупки. Такой подход помогает контролировать бюджет на офисные расходы, вовремя пополнять запасы и избегать лишних закупок.
  • Подумайте, можно ли перевести часть сотрудников на удаленку. Когда большинство сотрудников работают из дома, нет смысла арендовать большой офис — можно переехать в помещение поменьше, а освободившиеся финансы реинвестировать в компанию.

Сервисы и подписки

Сотрудники часто используют платные инструменты, чтобы быстрее справляться с задачами и работать эффективнее. К ним относятся сервисы аналитики, email-рассылок, CRM-системы, сервисы отложенного постинга и другие.

Часть сервисов нужны сотрудникам для работы ежедневно, а другие используются редко. При этом оплата за них может списываться ежемесячно, и в итоге бизнес платит за то, чем никто не пользуется.

Что делать: составьте список платных программ и определите, нужны ли они для работы. Поручите сотрудникам написать, какой софт и как часто они используют, какие задачи с его помощью решают и во сколько он обходится компании ежемесячно. Может оказаться так, что бизнес оплачивает CRM, а менеджеры ведут клиентскую базу в онлайн-таблицах и общаются в мессенджерах. В таком случае следует выяснить, почему сотрудники не работают в сервисе и принять решение: например, провести обучение, рассмотреть другое решение или отказаться от использования подобного софта.

Корпоративная мобильная связь, имиджевые и представительские расходы

Эти расходы нужны для работы компании и поддержания отношений с клиентами. Но если их не отслеживать, они могут выйти из-под контроля: сотрудники в командировках могут останавливаться в пятизвездочных отелях и проводить встречи с клиентами в дорогих ресторанах, хотя на этом можно было бы сэкономить.

Что делать:

  • Установите лимит на траты в командировках. Например, 1 500 ₽ на питание и личные траты и не более 5 000 ₽ на представительские расходы.
  • Бронируйте билеты и оплачивайте гостиницы заранее. Если планировать поездки заранее, то стоимость отелей и билетов может обойтись на 20–40% дешевле.
  • Оплачивайте корпоративную связь сотрудникам, которым это необходимо для работы. Если менеджеру отдела продаж без связи не обойтись, то дизайнеру она вряд ли понадобится.

Просроченная дебиторка

Многие компании работают с клиентами на условии отсрочки платежей, и это нормально. Но иногда бывает так, что работу выполнили, счет выставили, а клиент не платит. При этом зарплаты сотрудникам, аренду офиса и налоги нужно оплачивать сейчас, и приходится покрывать расходы за счет резервов компании, занимать деньги или влезать в кредиты.

Что делать:

  • Ведите учет обязательств. Фиксируйте сумму платежа, контрагента и дату, когда он должен оплатить счет. Если оплата задерживается, стоит позвонить и напомнить о себе — возможно, контрагент просто забыл отправить платеж. Если звонки и просьбы не помогают, можно рассмотреть более жесткие меры — написать претензию и пригрозить судебным иском.
  • Берите аванс или разбивайте оплату по частям. Запросить часть суммы в качестве предоплаты — распространенная практика. Тогда на руках будут «живые деньги», которыми можно распоряжаться. Дополнительно можно прописать в договоре, что оплата должна производиться после каждого принятого этапа работ, а также размер штрафов за просрочку.

    Например, компания делает сайт клиенту на сумму 200 000 ₽. Первые 50 000 ₽ компания получает как аванс, еще 50 000 ₽ — после сдачи дизайна и прототипа, оставшиеся 100 000 ₽ — после запуска сайта.
  • Назначьте ответственного по работе с дебиторкой. Обычно этим занимаются менеджеры отдела продаж. Чтобы привить сотрудникам дисциплину и мотивировать их контролировать дебиторку, можно привязать к ней часть KPI. Тогда сотрудник будет знать, что получит бонусы только когда клиент переведет деньги на счет.
  • Рассмотрите частичный факторинг. Если контрагент задерживает оплату, а деньги бизнесу нужны сейчас, можно переуступить право на его долги факторинговой компании или банку. Она выкупает задолженность и выплачивает ее сумму компании, взимая комиссию за услугу. Важно учитывать, что банки интересуют платежеспособные клиенты — безнадежную дебиторку они навряд ли купят.

Читайте также: Как контролировать дебиторскую задолженность, чтобы внезапно не остаться без денег

Неэффективные рекламные каналы

Маркетинговый бюджет зависит от продукта, сферы деятельности и стадии развития компании и может достигать до 30% от всех расходов. По этой причине важно считать отдачу от каждого источника: если вливать деньги во все рекламные каналы и не анализировать их, это приведет к перерасходу бюджета.

Что делать:

  • Считайте стоимость привлечения клиента по каждому каналу отдельно. Для этого понадобится CPA, c англ. Cost per Acquisition, — стоимость привлечения клиента. Она рассчитывается, как все расходы на рекламный канал деленные на количество привлеченных клиентов.

    Например, компания тратит на рекламные интеграции у блогеров в Telegram 35 000 ₽ и получает с них 10 заявок каждый месяц, тогда CPA = 3 500 ₽. 
  • Изучите неэффективные источники трафика. Если канал не приносит лидов несколько месяцев подряд — это повод разобраться в причинах: возможно, у блогера сменилась аудитория или площадка обновила алгоритмы, что повлияло на рекламу. После анализа ситуации примите решение — отключить маркетинговый канал и освободившиеся деньги инвестировать в другие источники трафика, или подождать еще некоторое время.
  • Анализируйте результаты. Заведите таблицу с перечнем всех рекламных каналов, стоимости привлечения клиентов по ним и других метрик. Раз в месяц подводите итоги, отслеживайте, как меняются показатели и вносите корректировки в случае необходимости.

💡 Большинство расходов можно сократить или оптимизировать без вреда для бизнеса, если начать вести управленческий учет. Инструмент позволяет предпринимателю видеть все поступления и выплаты компании, выявлять аномалии в расходах, планировать бюджет и принимать решения — что нужно для работы компании, а от чего можно отказаться.