Коротко: вести учет можно в таблицах, облачных сервисах и сложных финансовых программах. Выбор зависит от возможностей и параметров бизнеса: размера компании, количества операций и людей в штате. Рассматривая варианты важно обращать внимание на автоматизацию процессов, наличие управленческих отчетов, которые не придется собирать вручную, инструментов планирования, стоимость и наличие пробного периода. Также стоит детально изучить функционал, чтобы понять — есть ли в программе опции, подходящие конкретно для вашей сферы деятельности.

Зачем малому и среднему бизнесу нужен управленческий учет

Допустим, у компании все в порядке с продажами: клиенты есть, количество заказов растет и каждый месяц получается несколько миллионов рублей выручки. Собственник видит деньги на счетах и считает, что дела идут хорошо, но не понимает, почему их регулярно не хватает, когда нужно рассчитаться с поставщиками, выплатить зарплату, заплатить налоги и аренду.

То же касается прибыли: выручка может расти, а бизнес — зарабатывать все меньше из-за увеличения ФОТа, расходов на рекламу, себестоимости или убыточных направлений.

Без управленческого учета собственник не понимает, почему денег не хватает, хотя выручка есть, и что именно влияет на прибыль. Учет дает руководству:

  • Прозрачность. Видно, откуда приходят деньги, куда они уходят, сколько бизнес заработал за период и какие проекты или направления приносят прибыль.
  • Пространство для маневра. Можно заранее увидеть дефицит денег и принять меры, например ускорить возврат дебиторки или договориться о другой дате оплаты с поставщиком.
  • Опору для решений. Перед наймом сотрудников, запуском нового направления, увеличением рекламного бюджета или покупкой оборудования можно оценить, выдержит ли бизнес дополнительные расходы.
  • Контроль за результатом. Собственник понимает, почему прибыль выросла или снизилась и какие именно доходы и расходы на нее повлияли.

Данные управленческого учета позволяют понять не только, сколько денег сейчас лежит на счетах, но и сколько компания действительно зарабатывает, на что тратит и что произойдет с финансами дальше.

🗣 Хотите сказать, что управленческий учет нужен даже при наличии бухгалтерского?

✅ Именно! Это два самостоятельных вида учета, которые не заменяют друг друга. У них разные цели, задачи и пользователи. Подробнее про различия рассказали в этой статье → В чем разница между бухгалтерским и управленческим учетом

Где можно вести управленческий учет

Управленческий учет можно вести по-разному: от обычной таблицы до сложной системы. Выбор зависит от масштаба бизнеса, количества операций, числа юрлиц и того, сколько времени команда готова тратить на сам учет.

Вот основные варианты:

🪧 Excel и Google-таблицы — самый простой и бюджетный способ начать вести учет. Для запуска не нужен программист, отдельный сервер или сложная настройка — достаточно компьютера и доступа в интернет для совместной работы в Google Sheets. Собирать все формы с нуля тоже необязательно. Мы сделали шаблоны основных управленческих инструментов, скачать их можно по ссылке:

Забрать бесплатные шаблоны управленческих инструментов 💙

☁️ Облачные сервисы — вариант для тех, у кого кровь в жилах стынет от слов «Excel» или «Google-таблицы». Сложная техническая настройка для запуска, как правило, не требуется, нужны компьютер и интернет. Обычно такие сервисы работают по подписке: пользователь оплачивает нужный период и ведет учет через браузер.

🖥 Сложные учетные программы — вариант для компаний с многоступенчатой системой учета: несколькими юрлицами, направлениями, подразделениями и большим количеством внутренних процессов. Такие программы обычно сложнее внедрять и обслуживать: может понадобиться помощь технического специалиста, программиста или подрядчика, а иногда — собственная инфраструктура для хранения данных.

Читайте также: 3 варианта, где МСБ вести учет

По каким критериям выбирать сервис управленческого учета

❓ Зачем нужен отдельный сервис для управленческого учета, если в компании уже есть программа для бухучета? Можно вести там же управленческий.

📊 Сервисы бухгалтерского учета изначально создаются под требования бухучета: их структура данных, формы и логика отчетов выстроены с учетом правил, установленных государством. Управленческие инструменты в таких системах могут отсутствовать или быть дополнительными. Для нужной аналитики данные приходится дорабатывать, выгружать или снова собирать в таблицах. Чтобы этого избежать, лучше выбирать сервис, который изначально рассчитан на управленческий учет.

Хороший сервис управленческого учета должен собрать финансовые данные бизнеса в одном месте, превратить их в понятные отчеты и сократить количество ручной работы. Если после внедрения половину цифр все равно приходится переносить в таблицы, а нужный отчет собирать руками, смысла в такой автоматизации немного.

На какие критерии обращать внимание при выборе сервиса учета

Есть ли ОДДС, ОПиУ и управленческий баланс — это базовый набор отчетов для управленческого учета. Благодаря этим инструментами собственник сможет контролировать денежные потоки, знать, сколько компания заработала за период и что повлияло на прибыль, чем бизнес владеет и какие у него есть обязательства.

Важно, чтобы отчеты собирались на основе одних и тех же данных и не требовали ручного переноса цифр из одного инструмента в другой.

Читайте также: Три управленческих отчета, без которых нельзя строить бизнес: ДДС, ОПиУ, Баланс

Есть ли инструменты планирования. Управленческий учет нужен не только для анализа уже случившегося, поэтому в сервисе должна быть возможность смотреть в будущее: добавлять запланированные поступления и платежи, видеть прогноз остатка денег и заранее замечать возможный кассовый разрыв. Полезно и наличие план-факта, чтобы сравнивать запланированные показатели с реальными и разбираться в причинах отклонений.

Есть ли учет по проектам, направлениям и юрлицам. Общий результат по компании может не показать проблему или ее причину. Например, бизнес заработал за месяц 1 млн ₽, хотя одно направление принесло 1,5 млн, а другое — убыток в 500 тысяч.

Читайте также: Закрыли нерентабельный отдел, на котором потеряли 1,5 миллиона рублей — кейс агентства Trafficmall

Какую часть работы сервис забирает на себя. Если платежи, оплаты и другие данные по-прежнему приходится переносить вручную, Excel просто меняется на более дорогой инструмент.

Проверьте интеграции с банками, CRM (система управления взаимоотношениями с клиентами), эквайрингом и другими программами, которыми пользуется компания. Чем больше данных загружается автоматически, тем меньше ручной работы и риска ошибок.

Насколько сложно начать работу. Внедрение не должно превращаться в отдельный ИТ-проект или требовать профильного образования. Посмотрите, сколько занимает запуск, нужен ли программист и можно ли самостоятельно настроить структуру учета. Интерфейс и отчеты должны быть понятны собственнику без постоянной помощи финансиста.

Особенно если выбираете сервис для замены таблиц, переход должен упрощать учет, а не добавлять еще один сложный инструмент.

Есть ли нужные именно вашему бизнесу функции. Помимо базовых отчетов, требования могут отличаться: одному бизнесу нужно согласование платежей, другому — несколько юрлиц, третьему — учет обязательств или подробная аналитика по проектам. Лучше заранее составить список своих задач и проверять сервис по нему, а не по общему количеству функций.

Можно ли настроить права доступа. Если с учетом работают не только собственник и финансист, но и руководители отделов, менеджеры или другие сотрудники, проверьте, можно ли разграничить доступ к данным и действиям. Например, показать сотруднику только нужные счета, проекты или бюджеты, не открывая ему всю финансовую информацию компании.

Можно ли попробовать сервис до оплаты. Тестовый период помогает проверить не презентацию и скриншоты на сайте сервиса, а реальную работу на своих данных. Подключите свой банк, загрузите операции, сформируйте ДДС и ОПиУ или добавьте будущий платеж — это поможет быстрее понять, подходит ли логика сервиса и удобно ли с ним работать.

Сколько сервис будет стоить именно для вашей компании. Смотрите не только на цену подписки, но и на ее наполнение: количество юрлиц и пользователей, доступные отчеты и интеграции, ограничения и доплаты за отдельные возможности. Базовый тариф может выглядеть выгодно, пока к нему не добавятся все нужные функции.

Частые вопросы про управленческий учет

Можно ли вести управленческий учет в Google Таблицах или Excel вместо сервиса?

Можно, но таблиц может быть достаточно бизнесу с небольшим количеством операций. По мере роста придется больше данных переносить вручную, следить за формулами и самостоятельно обновлять отчеты.

Читайте также: Зачем Adesk, если есть таблицы

Чем управленческий учет отличается от бухгалтерского?

Бухучет ведут по установленным правилам для расчета налогов и отчетности. Управленческий учет компания настраивает под себя: он нужен собственнику, чтобы контролировать деньги, прибыль, расходы и результаты отдельных направлений и принимать управленческие решения с опорой на конретику, а не предположения и ощущения.

Читайте также: Всё, что нужно знать предпринимателю об управленческом учете

Сколько стоит сервис управленческого учета для малого бизнеса?

Стоимость зависит от тарифа и нужных функций. Например, в Adesk тарифы начинаются от 2 190 ₽ в месяц, а первые 14 дней сервисом можно пользоваться бесплатно.

Сколько времени занимает переход на сервис УУ с Excel или другого инструмента?

От нескольких дней до месяца, это зависит от объема данных и состояния текущего учета. Данные из таблиц можно импортировать файлом, а из другого сервиса — перенести вместе с уже настроенной структурой учета.

Читайте также: Как перенести данные в Adesk из другого сервиса учета и не наделать ошибок