Проанализируйте текущие расходы

Основа любого бизнеса — это люди. Если просто начать урезать зарплаты, это приведет к недовольству сотрудников и текучке кадров. Первыми уйдут квалифицированные специалисты, потому что они знают себе цену и смогут найти другое место. А у тех, кто останется, упадет мотивация, и люди станут работать хуже. В итоге пострадает бизнес.

В медицинских клиниках все построено на врачах: люди выбирают не учреждение, а специалиста по рекомендациям знакомых или отзывам в интернете. Чем выше опыт и качество работы врача, тем больше у него будет пациентов. Если таким специалистам сократить зарплаты, они уйдут, а вместе с ними уйдут и клиенты.

Поэтому перед тем, как взяться за зарплаты, оцените остальные расходы. Нужно проанализировать те, которые не связаны с работой бизнеса напрямую — там наверняка найдется, что сократить. 

  • Непроизводственные расходы. Например, непрофильное обучение сотрудников, сувениры, представительские расходы можно сократить без вреда для бизнеса. В командировках можно останавливаться в более бюджетных отелях, при выборе подарков для партнеров делать упор не на стоимость, а на креатив. А сотрудникам оплачивать то обучение, которое принесет пользу бизнесу.
  • Хозяйственные расходы. Можно сэкономить бюджет, приучив сотрудников тратить меньше. Например, установить лимиты на использование корпоративной сотовой связи, тратить меньше денег на чай и печенье в офис, отказаться от подписки на онлайн-кинотеатр. При этом не стоит жестко урезать все мелкие траты — сначала надо разобраться в их целесообразности. Одно дело, когда дизайнеру нужен платный Photoshop для работы, другое, если сотрудники просят оплатить подписку для игровой приставки.

Также стоит проверить долги по дебиторке и «потрясти» контрагентов, которые задерживают оплату. Объясните текущую ситуацию и попросите вернуть деньги, а если уговоры не подействуют, можно пригрозить досудебной претензией.

Читайте также: Как контролировать дебиторскую задолженность, чтобы внезапно не остаться без денег

Только если ничего из вышеперечисленного не помогло, переходите к оптимизации расходов на ФОТ. 

Оптимизация расходов ≠ сокращение. При сокращении затраты уменьшаются за счет увольнений или снижения зарплат. Оптимизация позволяет перераспределить затраты так, чтобы вложенные в зарплату деньги приносили компании максимум прибыли, а сотрудники при этом работали не менее продуктивно.

Читайте также: Снизили расходы на комиссии банка в 2 раза — кейс ивент-агентства

8 способов оптимизировать расходы на фонд оплаты труда

Перевести часть персонала на удаленную работу

Если сотрудники будут работать из дома, компания сможет сэкономить на обустройстве рабочего места — не придется покупать компьютеры, мебель и канцелярию. А еще дистанционная работа — отличный способ повысить лояльность сотрудников, ведь многие с удовольствием откажутся от ежедневных поездок в офис. Если большая часть персонала будет работать из дома, компания может переехать в офис поменьше, а это существенно снизит расходы.

На начало 2025 года средняя стоимость аренды офиса в Москве составляет 29 000 ₽ за м²/год. С учетом требований СанПиН офис на 15 человек должен быть минимум 90–110 м². Если удастся перевести сотрудников на дистанционную работу, компания сможет экономить до 3,2 млн ₽ ежегодно.

Некоторые работодатели в одностороннем порядке снижают зарплату при переводе на удаленку. Но так делать нельзя: согласно ст. 312.5. ТК РФ, оплата труда не зависит от формата работы — удаленного или офисного. Если специалист перешел на удаленку и выполняет полный объем работы, а работодатель снизил зарплату без его согласия, сотрудник может пожаловаться в трудовую инспекцию.

Нанимать сотрудников попроектно

Попроектный формат сотрудничества позволяет нанимать специалистов под конкретные задачи без расширения штата — это удобно для краткосрочных проектов и разовых заказов. Чаще всего в таких случаях заключают договор ГПХ.

ГПХ — это договор на выполнение работы или оказание услуги, с конкретными сроками, стоимостью и порядком приемки работ. Например, гражданско-правовой договор можно заключить с дизайнером на создание карточек товаров для сайта: исполнитель самостоятельно определяет, когда и как работать, главное — уложиться в срок и сделать работу качественно. 

Нельзя подменять трудовые отношения проектной занятостью. Если есть признаки полноценной работы, например, сотрудник работает в офисе по штатному расписанию и получает стабильную оплату, а не разовый гонорар, налоговая или трудовая инспекция могут признать такие отношения трудовыми. Тогда все «сэкономленные» на налогах и взносах деньги придется выплатить, а еще могут быть пени и штрафы.

Временно отменить премии и надбавки

Перед тем как отменить премии, поговорите с сотрудниками. Объясните, что это временное решение, и все доплаты вернутся, когда ситуация в бизнесе стабилизируется.

Чтобы сотрудники не потеряли мотивацию, предложите им нематериальные поощрения. Например, дополнительный выходной в месяц, гибкое начало рабочего дня, скидки на корпоративные продукты, компенсацию питания или проезда.

Привязать зарплату сотрудников к KPI

Пересмотрите систему расчета заработной платы и рассмотрите вариант «оклад + переменная часть». Окладная часть при этом будет фиксированной, а переменная — зависеть от выполнения плана. Главное — чтобы сотрудник мог влиять на показатели, которые стали для него целевыми. Например, менеджеру по продажам можно платить бонусы за количество заключенных сделок, маркетологу — за привлеченных лидов.

Навязывать KPI всем сотрудникам не стоит. К примеру, привязать зарплату бухгалтера к KPI бессмысленно, ведь начисление зарплаты или подготовка отчетности — это рутинные задачи. Здесь смысл не в количестве, а в качестве: чтобы зарплата была начислена вовремя, а отчеты уходили в налоговую без ошибок. Поэтому важно разрабатывать достижимые целевые показатели, которые учитывают особенности отдела и конкретной должности.

Отдать часть работы на аутсорс

Не обязательно держать работников в штате — можно найти сотрудника на аутсорсе и платить по факту выполненных работ. Чаще всего сторонним подрядчикам передают бухгалтерские, юридические услуги, ИТ-сопровождение. Например, если нужно периодически наполнять сайт компании контентом, можно передать задачу стороннему специалисту.

Также в целях экономии компании часто ищут подрядчиков из региона, так как там уровень зарплат ниже столичных.

Объявить простой

Согласно ст. 72.2 ТК РФ, простой — это временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера. Проще говоря, когда у компании нет заказов и товары пылятся на складах, поставщики задерживают выплаты, оборудование вышло из строя или возникли иные препятствия для работы, она может объявить простой.

Работодатель обязан предоставлять сотруднику работу, указанную в трудовом договоре. Если деятельность временно приостанавливается не по вине работника, ответственность за простой лежит на работодателе. Тогда сотрудник сохраняет право на частичную выплату — не менее 2/3 от среднего заработка. Полностью отказаться от выплат нельзя — это нарушение ТК РФ.

Ввести режим неполного рабочего времени

Перевести сотрудников на неполный рабочий день можно по их письменному заявлению с оформлением дополнительного соглашения к трудовому договору. В случае технологических или организационных изменений, которые грозят массовыми увольнениями, работодатель вправе установить такой режим в одностороннем порядке на срок до шести месяцев. При этом уведомить работников необходимо не менее чем за два месяца.

Как не надо сокращать расходы на персонал

Заключать договоры гражданско-правового характера вместо трудовых. Чтобы сэкономить на налогах, некоторые компании оформляют сотрудников по договорам ГПХ. Иногда работа по такому договору имеет все признаки трудовых отношений: сотрудник трудится в штатном режиме, ходит в офис, получает зарплату на карту раз в месяц.

В таком случае налоговая или трудовая инспекция при проверке могут признать договор ГПХ фиктивным и переквалифицировать его в трудовой. За это компании грозит доначисление страховых взносов и перерасчет НДФЛ, а также пени и штрафы.

Работать с самозанятыми и ИП по незаконным схемам. ФНС и трудовая инспекция контролируют сотрудничество бизнеса и самозанятых. Если в ходе проверки выявят подмену трудовых отношений, компанию обяжут уплатить налоги и взносы. А при оформлении уволенных сотрудников как самозанятых через другую фирму или напрямую в течение двух лет после увольнения также начислят НДФЛ, страховые взносы и штрафы.

Читайте также: Как бизнес попадает в черный список Роструда и что с этим делать

Выплачивать заработную плату ниже МРОТ. В 2025 году минимальная зарплата составляет 22 440 ₽, и если сотруднику платят меньше, он может обратиться в трудовую инспекцию, что привлечет внимание ФНС к работодателю.

Зарплата может быть ниже МРОТ в следующих случаях:

  • вы работаете с исполнителем по договору ГПХ;
  • сотрудник по болезни отработал меньше положенных часов;
  • низкий оклад компенсируется доплатами: премии, надбавки, которые в сумме превышают МРОТ;
  • сотрудник работает по совместительству в нескольких компаниях.

Заставлять сотрудников перерабатывать. В трудные времена руководитель может попросить сотрудника поработать сверхурочно во благо компании. Например, если коллега уволился, а замену пока не нашли.

Согласно ТК РФ, работодатель обязан оплатить сверхурочную работу по повышенному тарифу: первые 2 часа — не менее чем в 1,5 раза, далее — не менее чем в 2 раза. При этом нельзя постоянно привлекать сотрудника к сверхурочной работе, даже если он не возражает. Закон устанавливает четкие ограничения: не более четырех часов за два рабочих дня и максимум 120 часов в год.

Если работодатель не оплачивает работу сверх нормы, сотрудник может подать жалобу в трудовую инспекцию.