Продуктивность сотрудника зависит от того, сколько ему платят — об этом говорит исследование ВЦИОМ. Если сокращать затраты за счет окладов специалистов, это скажется на бизнесе: сильные сотрудники начнут подыскивать новое место работы, а те, кто останутся, будут работать спустя рукава.

Кроме того, согласно ст. 72 ТК РФ, работодатель не может одностороннем порядке менять размер оклада. Если это произошло, работник имеет право обратиться в трудовую инспекцию и подать на компанию в суд.

Чтобы снизить расходы на фонд оплаты труда законными методами и при этом сохранить мотивацию и эффективность работы команды, можно провести оптимизацию.

Как оптимизировать затраты на персонал

Шаг 1 — изучите структуру затрат на фонд оплаты труда и соберите данные о выплатах за период.

Обычно компании и индивидуальные предприниматели составляют внутренний документ, в котором указывают, какие выплаты входят в ФОТ. Как правило, он включает весь объем затрат на персонал: заработную плату и страховые взносы, премии, отпускные, больничные, сверхурочные, компенсацию проезда и питания и другие выплаты.

Информацию можно собрать вручную или с помощью специализированных сервисов — они позволяют повысить точность и не упустить детали. В отчет можно включить данные по подразделениям, отдельным сотрудникам или по должностям.

Скриншот отчета о выплатах сотрудникам в гугл-таблицах
Пример того, как может выглядеть отчет о выплатах сотрудникам

Шаг 2 — разделите ФОТ на фиксированную часть (оклады) и переменную (премии, бонусы, социальные выплаты и так далее).

Далее проанализируйте, как он меняется по сравнению с остальными расходами. Для этого есть два способа:

  • Горизонтальный — позволяет сравнить данные за разные периоды (например, месяц к месяцу или год к году). Это помогает выявить тренды: растут ли расходы на фонд оплаты труда, если да, то в чем причина. Например, увеличение затрат может быть связано с повышением окладов, пополнением штата или пересмотром KPI.
  • Вертикальный анализ показывает соотношение расходов на ФОТ к другим показателями компании — выручке, прибыли или количеству сотрудников. Например, если расходы на фонд оплаты труда растут быстрее, чем выручка, это может говорить о том, что ресурсы используются неэффективно.
Скриншот из сервиса Adesk с корреляцией между расходами и выручкой
В Adesk в пару кликов можно провести вертикальный анализ и увидеть, как меняются расходы относительно выручки компании

Чтобы выработать единые стандарты по работе с ФОТ можно составить отдельное положение. В нем указать, как собирать информацию, какие показатели важны — премии, выручка на сотрудника, доля ФОТ в бюджете — и как анализировать результаты.

6 способов сократить затраты на сотрудников

Сделать часть зарплаты зависимой от KPI. В таком случае оклад остается фиксированным, а переменная часть привязывается к выполнению плана. При этом KPI должны быть достижимыми для сотрудников и учитывать специфику работы отдела или конкретной должности. Например, у повара в ресторане это может количество приготовленных блюд за смену и скорость обслуживания заказов, а для цехового рабочего — количество собранных единиц продукции и процент брака.

Пересмотреть дополнительные расходы. Затраты на связь, транспорт, питание, обучение и представительские расходы всегда можно оптимизировать. Например, в командировках выбирать гостиницы эконом-класса, а корпоративную связь оплачивать тем сотрудникам, которым она необходима для работы.

Перевести работника на неполную занятость или проектную работу. Например, рабочему на заводе платить за количество сделанных деталей, а курьеру — за каждую доставку. Такой подход освобождает у работника время на другие проекты и снижает затраты компании, так как она платит только за выполненную работу.

Сотрудников можно перевести на неполный рабочий день или неделю только по их письменному согласию, оформив дополнительное соглашение к трудовому договору.

Отправить отпуск за свой счет. Сотрудникам можно предложить добровольный отпуск без оплаты — это временно снижает нагрузку на бюджет компании, а сотрудник сохраняет рабочее место. Без согласия работника оформить отпуск без содержания нельзя — это будет нарушение ТК РФ и придется заплатить как минимум ⅔ от среднего уровня зарплаты.

Объявить простой. Согласно ст. 72.2 ТК РФ, простоем называется временная остановка работы по причинам экономического, технического, технологического или организационного характера. Проще говоря, компания может объявить простой, если нет заказов, товары лежат на складах, поставщики задерживают платежи, сломалось оборудование или возникли другие препятствия для работы.

В этом случае сотруднику положена лишь частичная оплата — минимум ⅔ среднего заработка. Не платить нельзя — это нарушение закона.

Перевести часть персонала на удаленку. Многие сотрудники ценят возможность работать из дома, а бизнес за счет этого снижает расходы на коммунальные платежи, транспорт и обустройство рабочего места.

Некоторые работодатели уменьшают зарплату при переводе сотрудников на удаленку без уведомления сотрудника. Это нарушение закона: по ст. 312.5 ТК РФ размер оплаты не зависит от того, работает человек в офисе или удаленно. Если сотрудник добросовестно выполняет работу, а оклад понизили в одностороннем порядке — он вправе обратиться в трудовую инспекцию, и работодатель может получить штраф.

Как не стоит экономить на персонале

Подменять трудовые отношения договором ГПХ. Заключать договоры с самозанятыми или работать по гражданско-правовому договору допустимо, если услуга разовая: доставить товар, сделать сайт, провести консультацию. Но если человек выполняет регулярные задачи, ходит в офис, работает по расписанию и получает фиксированную оплату — это уже трудовые отношения. Если принудить всех перейти на НПД и подписать договоры ГПХ,  налоговая об этом обязательно узнает и устроит проверку, которая завершится доначислениями, штрафами и пенями.

Читайте также: Что нужно знать предпринимателям о налоговых проверках и как избежать проблем

Ставить зарплату ниже минимального размера оплаты труда. Выплачивать зарплату ниже установленного минимума законом разрешено в особых случаях, например, во время простоя. Во всех остальных ситуациях заработная плата ниже МРОТ — это нарушение, которое с большой вероятностью заинтересует трудовую инспекцию.

В 2025 году минимальный размер оплаты труда составляет 22 400 ₽, а в 2026 его могут поднять до 27 093 ₽.

Злоупотреблять переработками. Когда уволившемуся сотруднику ищут замену, его обязанности временно распределяются по коллегам. Некоторые могут согласиться: по закону сверхурочная работа оплачивается в 1,5–2 раза выше. Но делать переработки нормой нельзя: по закону работник не может трудиться сверх нормы больше 120 часов в год. В противном случае бизнес рискует нарваться на штрафы.

Если ничего не помогло — временно сократите или уберите поощрительные выплаты. Прежде чем отменять бонусы, обсудите ситуацию с коллективом. Объясните, что премии вернутся, когда дела компании пойдут в гору. Дополнительно можно сократить собственные выплаты — это покажет команде, что правила одинаковые для всех.

Чтобы поддержать мотивацию, предложите нематериальные «плюшки»: оплачиваемый выходной раз в месяц, гибкий график начала работы или скидки на продукцию компании.