Зачем ивент-агентству финансовая модель

Финмодель — это таблица с ключевыми бизнес-показателями — выручкой, расходами, средним чеком. Все они связаны формулами. Собственник может менять значения метрик и видеть, как это отражается на прибыли. Это помогает проверять гипотезы и просчитывать разные варианты развития событий.

Например, приходит запрос на организацию и проведение корпоратива с бюджетом 2 000 000 ₽. Собственник вносит в модель стоимость площадки, зарплату команды, гонорары подрядчиков, другие показатели и видит, принесет ли проект прибыль.

Если результат неудовлетворительный — можно «поиграть» с цифрами и выяснить, при каких условиях проект будет выгоден. Например, на сколько увеличится прибыль, если сэкономить на аренде площадки, приглашенных артистах или оборудовании.

Финансовое моделирование помогает ивент-агентству:

  • рассчитать точку безубыточности — сколько мероприятий нужно провести, чтобы покрыть постоянные расходы;
  • видеть, достаточно ли поступлений от клиентов на протяжении всего проекта, чтобы избежать попадания в кассовый разрыв — ситуации, когда нет денег на оплату аренды, коммунальных платежей, зарплат сотрудникам и так далее;
  • оценить, потянет ли компания расширение штата или открытие нового направления.

Что важно учитывать при построении финмодели ивент-агентства

Разные направления деятельности. Как правило, агентство проводит разные мероприятия: корпоративы, детские праздники, свадьбы и так далее. У каждого направления своя структура затрат, сложность, сроки и договоренности с клиентами об оплате. Поэтому данные о выручке и расходах каждого необходимо фиксировать в финмодели отдельно.

Так вы сможете оценить, какое направление развивать выгоднее.

Сезонность. Агентства зарабатывают основную выручку в декабре, когда есть большой спрос на корпоративы, и летом на проведении свадеб и выездных мероприятий. При этом есть «мертвые» месяцы, когда спрос снижается — обычно это январь—март.

Сезонный спад необходимо учитывать в модели, чтобы видеть, нет ли риска кассового разрыва.

Отсрочки платежей. Некоторые клиенты, особенно крупный бизнес, вносят аванс, который уходит на подготовку: агентство берет в аренду площадку, платит гонорар подрядчикам и зарплату команде, закупает реквизит и так далее.

При этом остаток перечисляют не сразу, и иногда оплаты приходится ждать месяцами. Если в работе несколько проектов одновременно, необходимо добавить в модель информацию о поступлениях, чтобы на счетах хватало денег на покрытие обязательных расходов и на финансирование новых проектов.

Пошаговая инструкция: как составить финмодель ивент-агентства

Чтобы собрать финмодель, не требуется специальный софт — подойдут таблицы Excel или Google Sheets.

Также понадобятся данные о выручке и расходах. Если бизнес уже работает, их можно взять из учетных систем, таблиц, банковских выписок и договоров с клиентами.

💡 Если только запускаетесь или открываете новое направление — опирайтесь на средние данные по рынку. Их можно найти в открытых источниках. Дополнительно имеет смысл поговорить с предпринимателями из отрасли.

Финмодель построим на примере бесплатного шаблона от экспертов Adesk.

👉 Скачивайте его ссылке

Модель покажет срок окупаемости проектов, есть ли у агентства ресурсы открыть новое направление, и поможет найти способы увеличить прибыль

Шаг 1. Внесите сведения о доходах

Выручкой считается доход от основной деятельности. Для агентства — это сумма, которую клиент платит по договору. Если компания проводит все деньги через себя и рассчитывается с подрядчиками, в выручку попадает весь бюджет. В этом случае расходы на площадку, артистов и другие подрядные услуги учитываются как себестоимость проекта и вычитаются при расчете прибыли.

Например, в мае агентство проводит 8 детских праздников с бюджетом 200 000 ₽. Тогда выручка по направлению составит 1 600 000 ₽.

Модель покажет, в каком периоде есть оплаты от клиентов, а когда их почти не планируется. Это позволяет заранее увидеть, хватает ли денег на покрытие постоянных расходов

Шаг 2. Внесите расходы

В раздел «Расходы» заносят все траты бизнеса за период. Для ивент-агентства удобно делить их на две группы.

Прямые расходы — то, что компания тратит на конкретное мероприятие, то есть себестоимость проекта.

  • Подрядчики. Сюда входят услуги кейтеринга, артисты, фотографы, видеографы, ведущие, техническое оборудование и всё, что нужно агентству для проведения мероприятия.
  • Зарплата проектной команды. Это продюсеры, аккаунт-менеджеры, технические директоры — те, кто работает непосредственно над мероприятием. Оклады административного персонала сюда не входят.
  • Аренда оборудования и реквизита. Декорации, мебель, свет, звук.
  • Прочие проектные расходы. Например, затраты на транспорт.

Косвенные расходы — затраты, которые агентство несет независимо от того, есть заказы или нет.

  • Зарплата штатных сотрудников и взносы с них. К ним относятся бухгалтер, администратор офиса, маркетолог и другие члены команды, которые не привязаны к конкретному проекту.
  • Аренда помещений. Затраты на офис и склад также необходимо учитывать.
  • Маркетинг и продвижение. Это SMM, контекстная реклама, участие в отраслевых мероприятиях и другие PR-активности.
  • Сервисы и ПО. CRM-система, планировщики задач, нейросети, бухгалтерские программы и другой софт.
  • Прочие операционные расходы. Связь, канцелярия, представительские расходы, обучение сотрудников.
  • Налоги. Зависят от системы налогообложения. К примеру, на АвтоУСН платят 8% от всех доходов либо 20% от разницы между доходами и расходами.
Чтобы прогноз получился точнее, в модели важно заложить все расходы по проекту

Шаг 3. Изучите прибыль

Показатель рассчитывается автоматически на основе внесенных данных. Чистая прибыль отвечает на главный вопрос собственника: зарабатывает ли агентство, работает в ноль или вовсе убыточно.

Узнать, сколько бизнес получает «чистыми» с каждого рубля выручки, поможет рентабельность:

Рентабельность = Чистая прибыль ÷ Выручка × 100%

Показатель важно отслеживать от месяца к месяцу. Так вы сможете оценить, насколько эффективно работает компания, и принимать решения. Например, в декабре агентство получило выручку от мероприятий суммарно 3 000 000 ₽. После расходов на подрядчиков, зарплаты, аренду офиса и налоги осталось 300 000 ₽. Рентабельность за декабрь — 10%.

Если метрика снижается, и дело не в сезонности, — это сигнал разобраться в причинах. Возможно, выросли постоянные расходы, снизился средний чек или ушли крупные клиенты

Шаг 4. Изучите блок «Остатки на счете»

В блоке отражено, сколько денег есть на счетах агентства в начале месяца и сколько остается в конце.

Денежные остатки пересчитываются автоматически в зависимости от внесенных данных о выплатах и поступлениях. Это позволяет увидеть, как управленческие решения влияют на денежный поток

Шаг 5. Постройте три сценария

С учетом текущей ситуации в экономике любому бизнесу необходимо быть готовым к разным вариантам развития событий. В этом помогает сценарное планирование. Обычно строят три прогноза.

Базовый — реалистичный прогноз на основе прошлых данных. Например, если в 2025 году провели 10 корпоративов в декабре, 11 детских праздников в июне и 6 свадеб в августе, то это может быть базовым сценарием на 2026 год.

Оптимистичный — что будет, если удастся провести на 30% больше мероприятий. Этот сценарий показывает, сколько максимально удастся заработать и потянет ли агентство такой объем с учетом текущих ресурсов.

Пессимистичный — как повлияет на бизнес падение спроса, например, из-за низкого сезона. Помогает собственнику понять, не попадает ли компания в кассовый разрыв, если будет просадка по выручке. Если риск есть, то принять решение: сформировать резервный фонд, запланировать привлечение займа или расширить список услуг. Например, проводить мастер-классы, консультации или сдавать в аренду оборудование.

Какие еще инструменты помогут контролировать деньги агентства

Финмодель — мощный инструмент прогнозирования. Она показывает, при каких условиях проект будет прибыльным, и помогает найти точки роста. Но модель не покажет, сколько денег на счетах сейчас, сколько агентство зарабатывает на самом деле и какими ресурсами владеет.

Чтобы управлять финансами агентства в режиме реального времени, необходимо внедрить три управленческих отчета и один инструмент планирования ⬇️

ДДС — отчет о движении денежных средств, «кэшфлоу». Показывает факт: сколько денег пришло, сколько ушло и сколько осталось на счетах. Для ивент-агентства это базовый отчет, потому что деньги приходят неравномерно.

Отчет помогает отслеживать денежные потоки и видеть, хватает ли денег оплату труда команды, аренду офиса и расчеты с подрядчиками в конкретный месяц.

ОПиУ, PnL — отчет о прибылях и убытках. Отвечает на вопрос, прибыльно ли агентство в целом или убыточно и сколько дивидендов можно вывести, а также позволяет оценить эффективность текущих направлений.

Баланс. Отражает материальные активы агентства и на какие средства они были куплены. Отчет показывает, на какие деньги компания живет и работает — свои или заемные, и помогает увидеть, где «заморожены» финансы.

Платежный календарь. Это график всех предстоящих поступлений и платежей по дням. Он показывает, в какой день на счете может не хватить денег на покрытие постоянных расходов и дает время для маневра. Например, договориться с подрядчиком об отсрочке, попросить клиента внести оплату раньше или перенести часть затрат по проекту на другой период.