Коротко: финансовая модель помогает ресторатору заранее просчитывать последствия решений и изменения условий: запуска доставки, роста или падения среднего чека, найма сотрудников или увеличения закупочных цен. Для моделирования понадобятся фактические или прогнозные данные по выручке, расходам и остаткам денег, а прибыль модель рассчитает автоматически.

💡 Шаблон подойдет не только ресторанам и кафе, но и другим форматам общепита, например: кофейням, барам, фудтракам, службам доставки еды.

Что дает ресторану финансовая модель

Финансовая модель — таблица, где собраны все основные финансовые и маркетинговые показатели ресторана. Она нужна, чтобы проигрывать разные сценарии и, исходя из результатов, корректировать стратегию и подстраиваться под внешние факторы.

С финмоделью вы сможете:

  • Разобраться с экономикой заведения: сколько стоит его содержание, какой нужен средний чек для выхода в ноль, что приносит прибыль, а что — съедает ее.
  • Прогнозировать выручку и прибыль, потребность в заемных средствах, привлечение инвестиций. 
  • Оценивать потенциальные риски при открытии новых направлений, найме персонала, запуске заведений.

Например, вы сможете заранее рассчитать, как повлияет на прибыль запуск доставки или понять, куда уходят деньги и какая статья расходов больше всего влияет на финансовый результат.

Где составить финмодель и откуда взять данные

Для создания финансовой модели не нужны специальные программы — достаточно Excel или Google Sheets. Таблицу можно самостоятельно собрать с нуля или взять за основу готовый шаблон от Adesk: в нем уже настроена структура, формулы и основные разделы. 

Обычно такая информация хранится в учетных системах. Например, в Adesk, благодаря интеграциям с банками, CRM (система управления взаимоотношениями с клиентами), онлайн-кассами и другими программами, все операции и данные автоматически выгружаются в сервис. Это удобно, потому что у вас всегда есть доступ к актуальной информации, которая сосредоточена в одном месте — ее не нужно собирать из разных источников. 

👉 Попробуйте Adesk бесплатно в течение 14 дней после регистрации 

Как построить финмодель для кафе и ресторана: пошаговая инструкция

Перед тем, как изучить механизм работы с инструментом — рекомендуем скачать шаблон, чтобы заполнять его по ходу чтения статьи. Это позволит лучше понять суть финмодели, плюс к концу статьи у вас уже будет готовая таблица — ее можно будет использовать в работе.

Шаг 1 — рассчитайте выручку

Первым шагом внесите в таблицу данные о выручке компании за последний год — все деньги, которые ресторан получает от гостей за месяц. А дальше визуализируйте воронку продаж, то есть отразите в таблице показатели каждого этапа, который проходит гость, чтобы принести ресторану выручку.

Если ресторан работает давно, данные лучше взять за прошедший год — так финансовая модель будет информативнее

Если у ресторана несколько направлений, например, обслуживание розничных клиентов, банкеты и доставка, в финансовой модели можно составить воронку по каждому из направлений.

Как работать с этим разделом?

Допустим, гости заведения проходят такие этапы:

Реклама → Изучение сайта → Бронь столика → Первое посещение → Повторное посещение

Если перенесете эту воронку в финансовую модель, сможете смотреть, как изменение показателей на каждом этапе влияет на выручку и прибыль. Например, что будет, если на 1% повысится конверсия сайта или как повлияет на финансовые результаты повышение среднего чека. Текущие результаты тоже можно анализировать и принимать меры — если упала конверсия в бронь, можно освежить сайт, а если люди не приходят повторно — подключить автоматическую отправку приглашения в мессенджер.

Шаг 2 — рассчитайте расходы

Сюда вносятся все траты ресторана или кафе — от заработной платы сотрудников до покупки хозяйственных товаров. Чтобы финансовая модель была информативной и не слишком нагруженной, объедините расходы в статье и группы статей — как это сделать писали в отдельном материале: тут →

Не забудьте про налоги, взносы и кредиты — их можно выделить отдельно

Расходы можно вести общим списком или разделять их на прямые и косвенные, постоянные и переменные, административные, коммерческие и производственные. Какой вариант выбрать, зависит от специфики заведения, от того как вы сейчас ведете учет расходов и какие данные из финансовой модели хотите получать.

Вот короткая шпаргалка по разным видам расходов:

Переменные расходы — зависят от объемов производства, в нашем случае — количества посетителей. В ресторане это закупка продуктов, расходники, комиссии агрегаторов доставки.

Постоянные расходы — не зависят от количества гостей или приготовленных блюд. Например, зарплата административного персонала, аренда помещения, лицензии.

Прямые расходы — траты, которые можно прямо отнести к продаже блюд или напитков. Сюда относятся продукты, зарплата поваров, салфетки, специи, упаковка.

Косвенные расходы — их нельзя отнести к конкретному блюду, но они нужны, чтобы ресторан функционировал. Например, аренда, реклама или работа бухгалтера.

Производственные — связаны с процессом приготовления и обслуживания: продукты, расходники, ремонт кухонного оборудования, зарплата производственного персонала.

Административные — управленческие траты, которые не зависят от объема проданных блюд: аренда, лицензии, зарплата административного персонала.

Коммерческие — траты на продвижение ресторана и продажу блюд: реклама, обновление дизайна меню, комиссии агрегаторов, скидки, акции, бонусы.

Как работать с этим разделом?

Тут, как и в разделе с выручкой, можно отслеживать динамику или выдвигать гипотезы и смотреть, как они могут повлиять на результат. Например, если вы нашли нового поставщика продуктов и хотите посмотреть, как новые цены отразятся на прибыли или планируете взять еще одного повара, но не уверены, что он окупится.

Читайте также: Как в пита-баре YOM снизили долю расходов на закупку продуктов в 1,5 раза

Шаг 3 — рассчитайте прибыль и рентабельность

Чистая прибыль — то ради чего работает любая коммерческая организация. Считается как разница между выручкой и всеми расходами ресторана

Этот раздел финмодели показывает, насколько эффективно работает компания — в абсолютных и относительных значениях. Абсолютное значение — чистая прибыль, то есть сколько денег заработал или может заработать ресторан. Относительное — рентабельность бизнеса, то есть сколько копеек прибыли приходится на рубль выручки.

R = Чистая прибыль ÷ Выручка × 100%

Полученный результат — и есть эффективность ресторана. Можно оценивать его в динамике, например, смотреть, как он меняется в течение года.

Читайте также: Финучет в ресторане: что нужно знать собственнику бизнеса

Шаг 4 — проанализируйте остатки на счете

Тут содержится информация о том, сколько денег есть у ресторана на начало и конец месяца. Остатки меняются автоматически, исходя из тех данных о тратах и поступлениях, которые вы вносите — это помогает оценить, как разные действия влияют на денежный поток.

По сути, это сокращенная версия отчета ДДС, просто без детализации по выплатам и поступлениям

На случай, если вы решили сначала прочитать статью, а уже потом скачивать шаблон финансовой модели, оставим ссылку на него еще раз: скачать →.

Что еще нужно знать про финансовую модель

  • Финансовая модель — не очередная громоздкая таблица, а полезный инструмент, который помогает ресторатору строить гипотезы, увеличивать прибыль и планировать масштабирование с минимальным риском для устойчивости бизнеса.
  • В сети можно найти десятки шаблонов разной степени сложности и разным уровнем детализации. Мы рекомендуем начинать с чего-то среднего, как наш шаблон. Такой вариант поможет плавно погрузиться в тему финансового моделирования, а вместе с тем получить рабочий инструмент для принятия решений. 
  • Для финансовой модели вам нужны финансовые показатели ресторана за последний год. Если у вас пока нет системного учета, откуда эти данные можно взять, рекомендуем начать с его внедрения, иначе построить рабочую финмодель не получится.