Зачем финансовая дисциплина нужна бизнесу

Собственник относится к деньгам иначе, чем сотрудники, ведь он строил бизнес на свои «кровные» и понимает цену каждой копейки, поэтому деньги для него — не просто цифры в бюджете. Сотрудники же часто относятся к финансам компании как к неограниченному ресурсу, на котором можно не экономить.

Научить сотрудников бережно относиться к деньгам компании поможет финансовая дисциплина.

Финансовая дисциплина — это система правил, которые определяют, как в компании расходуются деньги.

Она нужна, чтобы бизнес мог стабильно работать: вовремя платить зарплаты и налоги, покрывать операционные расходы, инвестировать в развитие и увеличивать прибыль компании.

Финансовая дисциплина начинается с понимания, какие действия приносят компании деньги, а какие бесполезно расходуют бюджет. Например, точно ли сотрудникам отдела продаж нужна безлимитная связь и интернет? Маркетинговый бюджет высокий, а входящих заявок мало — стоит ли в таком случае тратить столько денег на рекламу? Если траты не влияют на результат, значит, деньги тратятся впустую и пора пересмотреть подход.

Чтобы сотрудники не тратили деньги без разбора, важно навести порядок: понять, какие расходы нужны, какие нет, кто их согласует и по каким правилам и донести это до всей команды.

Как понять, что в компании непорядок с дисциплиной

Финансовая дисциплина — это не про экономию на печеньках в офис, а про разумное управление ресурсами. Есть минимум шесть признаков, которые указывают на то, что в компании нет финансовой дисциплины.

Несогласованные траты. В малом бизнесе предприниматель загружен разными задачами: от найма нового менеджера до поиска поставщиков. Из-за этого сложно контролировать каждый платеж, и сотрудники могут этим пользоваться.

Например, поставщик запрашивает аванс, и менеджер, не согласовав детали, просит бухгалтера провести платеж. Поставщик получает деньги, а к концу месяца выясняется, что не хватает средств на выплату зарплат. Хотя ситуацию можно было решить иначе — договориться с поставщиком о меньшей предоплате или вовсе отсрочить платеж.

Закупки без учета остатков. Иногда сотрудники заказывают сырье или оборудование, не проверяя, что уже есть в наличии на складе. Они руководствуются сиюминутной выгодой: берут «про запас», потому что поставщик дает скидку на оптовую закупку. Вроде экономия, а по факту — деньги компании «заморожены» в товарах, которые простаивают на складе.

Работа с единственным поставщиком. Менеджерам удобно работать с проверенным поставщиком — условия знакомы, результат предсказуемый. В итоге компания может годами закупать сырье у одного поставщика, хотя на рынке есть более выгодные варианты.

Лишние траты за счет компании. Иногда сотрудники тратят деньги бизнеса там, где можно сэкономить. Например, бронируют дорогие отели в командировках или оплачивают за счет компании курсы, которые не помогают в работе. Если нужно потратить деньги для решения задач компании — это нормально. Но если траты ничем не обоснованы, кроме комфорта и личной выгоды сотрудника, — это признак отсутствия финансовой дисциплины.

Постоянные кассовые разрывы. Если доходы и расходы нигде не фиксируются, бюджетов нет, а платежи проводятся по ситуации, в какой-то момент деньги заканчиваются, и собственнику приходится латать дыры в бюджете из своего кармана или залезать в долги.

Нет разделения личных денег собственника и денег компании. Если собственник пользуется деньгами бизнеса как попало — сегодня вынимает деньги из кассы на покупку авто, а завтра оплачивает аренду склада со своей карты — это искажает финансовую картину: непонятно, сколько компания тратит и зарабатывает на самом деле.

Читайте также: Зачем предпринимателю платить себе зарплату

Как воспитать финансовую дисциплину: 6 шагов

Ниже — инструкция, как сформировать в команде ответственное отношение к деньгам.

Шаг 1. Начните вести учет финансов. Записывайте все доходы и расходы — держать их в голове не лучший вариант. Используйте Гугл-таблицы или специализированные сервисы — так будет проще отслеживать денежные потоки. Также заведите платежный календарь и вносите в него будущие поступления и выбытия: вы всегда будете знать, кому, когда и сколько нужно заплатить и не попадете в кассовые разрывы.

Читайте также: Кассовые разрывы в бизнесе: как избежать с помощью платежного календаря Adesk

Шаг 2. Установите правила расходования денег. Определите статьи расходов и сумму затрат, которая не требует согласования. Например, если каждый месяц нужно закупать воду в офис на 5 000 ₽, не нужно составлять заявку на платеж. А если трата превышает эту сумму, то ее необходимо согласовать. Например, дизайнер просит купить монитор за 20 000 ₽, потому что старый плохо передает цвета, и приходится переделывать макеты. Руководитель или собственник смотрит заявку и обоснование, сверяется с бюджетом и решает — одобрить покупку, поискать альтернативный вариант или отложить на потом.

Если заявок на проведение платежей становится слишком много — попробуйте согласование платежей в Adesk. Инструмент позволяет настроить цепочку согласования, чтобы заявки на расходование денег утверждали ответственные, например, руководитель отдела и генеральный директор. Это позволяет избежать ситуаций, когда бухгалтер провел платеж, который не одобрил руководитель или, наоборот, когда важная операция зависла и заморозила работу компании.

Чтобы все участники процесса могли контролировать заявки даже вне офиса, подключите Telegram-бот — так можно согласовывать платежи прямо в мессенджере.

Шаг 3. Контролируйте бюджет и расходы. Например, если отчет показывает, что отдел закупок превысил лимит расходов на материалы, это сигнал проверить, почему не уложились в бюджет: возможно, поставщики подняли цены или сырье решили закупить про запас для реализации будущих проектов.

Шаг 4. Вовлекайте команду и поощряйте инициативу. Важно, чтобы сотрудники участвовали в процессе управления финансами: обсуждали траты и предлагали, на чем можно сэкономить. Сотрудников, которые предлагают полезные идеи, можно премировать. Поощрение может быть не только материальным: если сотрудник предложил удачный вариант, отметьте его перед коллегами.

Шаг 5. Подавайте пример. Если руководители нарушают установленные правила — например, начальники отделов забирают деньги из кассы по своему усмотрению — это показывает команде, что правила созданы «для галочки». Важно, чтобы руководство всегда придерживалось собственных стандартов и показывало, что финансовая дисциплина — это правило, которого придерживаются все, включая начальство и собственника бизнеса.

Шаг 6. Анализируйте результаты и принимайте решения. Сравнивайте, что запланировали и что получилось по факту. Если расходы выросли, выясняйте причины и обсуждайте с командой, как действовать дальше. Например, если материалы подорожали, ищите новых поставщиков или попробуйте договориться о скидке с текущими. Главное — не искать виноватых, а вместе с командой находить слабые места и улучшать процессы.

Важно помнить, что контроль должен быть в меру. Если совсем не следить за сотрудниками, они будут работать спустя рукава. Но и слишком жесткий контроль — не выход: когда руководитель вмешивается в процессы и не дает команде возможность принимать решения, она к этому привыкает и становится менее инициативной. Это может привести к пассивному отношению к работе и безразличию к результату.

Какие инструменты помогут наладить финансовую дисциплину

CRM-система. Софт собирает данные о клиентах и сделках в одном месте. С ее помощью руководитель может отслеживать воронку продаж, выручку, конверсию на каждом этапе и загрузку менеджеров в режиме реального времени. Система формирует отчеты по эффективности продаж и помогает выявлять узкие места в работе.

Таск-трекер. Это онлайн-сервис для управления задачами и контроля выполнения поручений. Сотрудники видят, что нужно сделать и к какому сроку, а руководитель отслеживает прогресс и распределяет нагрузку по команде. Как правило, интерфейс прост и понятен: на одном экране отображаются задачи, сроки, статусы по ним и ответственные. Таск-трекеры помогают работать над задачами в одном месте, повышать дисциплину и лучше планировать рабочее время.

Сервис для финансового учета. Софт позволяет оценить финансовое состояние компании: сколько денег на счетах, на что они тратятся, где «заморожена» прибыль, какие направления приносят больше выручки, а какие — убытки, и сколько денег можно выводить, чтобы не попасть в кассовые разрывы.

Налаженный управленческий учет помогает выстроить финансовую дисциплину. Когда все доходы и расходы фиксируются, есть понимание трат и будущих поступлений, согласовывать заявки на платежи и контролировать бюджет становится проще.

Если хотите наладить финансовую дисциплину в компании и обрести контроль над финансами, начните вести учет в Adesk. Сервис предоставляет бесплатный пробный период на 14 дней.

Финансовая дисциплина в двух словах

  • Финансовая дисциплина — это свод правил, который регламентирует, как расходуются финансы компании. С ее помощью можно эффективно управлять деньгами, избегать лишних затрат и в конечном итоге увеличивать прибыль бизнеса.
  • Финансовая дисциплина — это не про жесткий контроль каждой копейки, а про ответственное отношение к деньгам компании.
  • Основные признаки отсутствия финансовой дисциплины — это несогласованные расходы, закупки без учета текущих остатков, зависимость от одного поставщика, личные траты за счет компании, системные кассовые разрывы и смешивание личных денег собственника и финансов компании.
  • Чтобы воспитать финансовую дисциплину, необходимо вести учет всех доходов и расходов, установить правила расходования средств, контролировать бюджет и анализировать расходы, вовлекать команду в процесс финансового планирования и анализировать результаты.
  • Важно подавать личный пример: сотрудники должны видеть, что правила соблюдают не только они, но и руководство компании.
  • Контролировать финансовую дисциплину и денежные потоки поможет CRM-система, планировщики задач и сервис финансового учета.