Управленческий учет — что за зверь

Если отбросить все эти сложные формулировки про «упорядоченную систему» и «обобщение информации», получим, что:

Управленческий учет — инструмент, который помогает собственнику и/или руководителю принимать решения.

Часто управленческий учет путают с бухгалтерским и это можно понять — тут даже инструменты называются одинаково, но служат они разным целям.

  • Бухгалтерский учет — это про нахождение компании в правовом поле, а управленческий — про внутренние решения и развитие бизнеса.
  • Бухгалтерский учет подчиняется строгим требования и нормативам, управленческий — ведется так, как удобно собственнику.
  • Бухгалтерский учет относится к открытой информации, а управленческий — часть коммерческой тайны компании.
  • Бухучет — о том, что уже случилось, управленка — про прошлое, настоящее и будущее вашего бизнеса.

Читайте также: В чем разница между бухгалтерским и управленческим учетом: рассказываем на примерах

Зафиксируем мысль: управленческий и бухгалтерский учет — это про разное. Первый нужен вам, как собственнику или руководителю, второй — бухгалтеру и государственным органам.

С чем помогает управленческий учет

Представьте ситуацию: компания постоянно попадает в кассовые разрывы — в дату наступления обязательных платежей денег на счетах просто нет. Как быть?

Или вы планируете открыть новую точку продаж, но не знаете, как это повлияет на финансовое состояние компании в долгосрочной перспективе?

Или вы решили узнать, кто из клиентов приносит вам больше денег?

На любой из этих вопросов ответит управленческий учет. Он содержит информацию о текущем финансовом состоянии компании, дает обратиться к историческим данным, а если требуется — помогает заглянуть в будущее.

Вот с чем поможет управленческий учет:

  • Найти прибыльные направления/проекты/клиентов. Благодаря управленческому учету у вас будет представление об эффективности каждого проекта или клиента. Исключены ситуации, когда вы годами развиваете направление, а потом выясняете, что оно работает в убыток.
  • Сократить расходы. У вас будет полная картина по всем тратам компании — от закупки скрепок до оплаты дорогих сервисов. Есть немало случаев, когда после внедрения управленки компания удавалось экономить миллионы в год только за счет отказа от лишних парковочных мест или неожиданно вскрывшихся банковских комиссий.
  • Предотвратить кассовые разрывы. Инструменты планирования, которые являются частью управленческого учета, помогут ставить финансовые планы и придерживаться их, а также грамотно спрогнозировать денежный поток, чтобы не было разрывов кассы.
  • Наладить работу с обязательствами.Следить за размером кредиторки и дебиторки, не допускать просрочек со своей стороны и не позволять партнерам затягивать с закрытием долга.
  • Оценить устойчивость и независимость компании. Понять, насколько стабилен бизнес, на какие средства существует и что сделать, чтобы повлиять на ситуацию.
  • Увеличить прибыль. Всё перечисленное выше позволяет бизнесу эффективно управлять деньгами и увеличивать прибыль — за счет масштабирования прибыльных направлений, сокращения расходов, оптимизации работы с дебиторкой.

Инструменты управленческого учета

С какими задачами поможет управленческий учет, разобрались, но за счет чего все это достигается? Конечно, за счет инструментов. Вот основные:

  • Управленческие отчеты — о движении денег, о прибылях и убытках, баланс. Каждый из этих отчетов решает свои задачи: отчет о движении денег помогает видеть, куда уходят средства компании и сколько прямо сейчас есть на счетах. О прибылях и убытках — насколько эффективен бизнес и сколько прибыли заработала компания. Баланс — что происходит с активами, кто владеет предприятием и где заморожены деньги. Важно: это не те же отчеты, что ведет ваш бухгалтер!
  • Платежный календарь. Помогает планировать и избегать кассовых разрывов. Представляет собой календарь (неожиданно), который содержит информацию о предстоящих расходах и поступлениях.
  • Бюджетирование. Бюджет — финансовый план компании на определенный период по конкретным направлениям/отделам/задачам. Бюджеты помогают ставить цели и следить за их достижением, а при обнаружении аномалий — влиять на ситуацию. Вторая задача бюджетов — не дать вам потратить больше, чем может позволить себе компания.
Скриншот инструмента «Бюджеты» из сервиса Adesk  
В Adesk вы можете сверяться с бюджетом, согласовывая разные группы платежей. Так проще контролировать расходы и не тратить больше, чем может себе позволить компания

Где и как вести управленческий учет

Сначала ответим на вопрос: где? Варианта три:

  • таблицы
  • коробочный софт вроде 1С
  • облачные сервисы учета.

Про плюсы и минусы каждого из вариантов мы рассказали отдельно: топ-3 сервисов для ведения финансового учета.

Если кратко — таблицы подходят небольшим компаниям, где мало денежных операций, коробочные сервисы — большим корпорациям, которые готовы тратить время и ресурсы на настройку. Промежуточный вариант для малого и среднего бизнеса — облачные сервисы управленческого учета и аналитики, например, Adesk. Внедрение такой программы дает сразу несколько преимуществ:

  • Все инструменты уже есть — не надо с нуля собирать отчеты и думать, как реализовать платежный календарь. ДДС, ОПиУ, баланс, календарь, учет обязательств, бюджеты — все это уже продумали за вас.
Скриншот графиков ОПиУ из сервиса Adesk
Каждый отчет в Adesk представлен еще и в графическом виде — это помогает видеть тенденцию и вовремя замечать аномалии
  • Можно сэкономить время. В Adesk, например, есть автоматизация — можно почти всю рутину переложить на робота, который и операции из банка загрузит, и по статьям их распределит, и даже нужную сумму на финансовую подушку отложит, если это необходимо.
  • У вас появляются дополнительные возможности. Сервис покажет наглядные графики и диаграммы, облегчит процесс согласования платежей, соберет отчет по расходам компании и подскажет, насколько устойчива ваша компания.

Если хотите экономить время и при этом всегда иметь под рукой актуальные данные о финансах бизнеса, переносите учет в Adesk. Попробовать можно бесплатно в течение 2 недель.

Кто должен вести управленческий учет? В малом и среднем бизнесе за это обычно отвечает собственник или наемный руководитель, в компаниях побольше — финансовый директор.

Как извлечь из управленки максимум пользы

Напоследок поделимся несколькими лайфхаками, которые помогут сделать управленческий учет инструментом, способным помочь вам кратно увеличить прибыль:

  • Ведите учет непрерывно и поддерживайте информацию в актуальном состоянии. Чтобы управленческий учет был инструментом для принятия решений, важно всегда поддерживать данные в актуальном состоянии — вовремя вносите все платежи и поступления, а если времени на это нет — переносите учет в специальный сервис, где можно подключить интеграции с банками и сервисами.
  • Вносите все данные без исключения. Чтобы картина была объективной, важно вносить всю информацию, даже, на первый взгляд незначительную: полнота информации — один из принципов управленки. Помните, что вы ведете этот учет для себя.
  • Разработайте регламенты (особенно, если ведете учет в таблицах). Обозначьте формы отчетов, пропишите принцип распределения операций по статьям, укажите, какие расходы есть в компании (прямые, косвенные, постоянные, переменные).
  • Не мудрите. Задача управленческого учета — дать вам, как собственнику или руководителю, простой инструмент для принятия решений. Ведите учет так, как будет удобно и понятно именно вам.

Всем информативного учета и роста прибыли! 🙌