Раздутый штат, слабая команда и завышенные ожидания

Ошибки в работе с персоналом могут привести к таким ситуациям, когда в команде из 10 человек, реально загружены оказываются только трое, а остальные просто «просиживают» штаны, получая оклад.

Еще сценарий — слабая, зато бюджетная команда, на которую у руководства большие планы и надежды. В результате — низкое качество услуг, много правок, и руководителям приходится много вовлекаться в базовые процессы, из-за чего не остается времени на управленческие задачи. Когда сотрудники «набивают руку», разбегаются к более платежеспособным работодателям или становятся прямыми конкурентами.

В итоге бизнес тратит деньги на команду, которая не приносит прибыль.

Что с этим делать:

  • оценить реальную потребность в кадрах и не набирать людей впрок;
  • инвестировать в сильных специалистов: один опытный сотрудник окупит свою зарплату и сэкономит время на проверках, правках и постоянном контроле;
  • создать понятную систему роста, чтобы люди понимали, как можно зарабатывать больше именно у вас, а не у конкурентов.

Ставка на крупных клиентов

Когда приходит клиент с хорошим бюджетом и большими планами, появляется ощущение стабильности. Деньги есть, команда занята, дополнительные задачи оплачиваются, запросы клиента не заканчиваются — можно и штат расширить, и на новое оборудование замахнуться. Весь фокус переключается на этого заказчика: клиентам с небольшим чеком уделяется меньше внимания, а мелкие заказы перестают вызывать интерес.

Опасность в том, что клиент может уйти в любой момент, а агентство — остаться без заказов и денег, но с увеличенной командой и финансовыми обязательствами.

Что с этим делать: расширять клиентскую базу и не отказываться от проектов с чеком меньше, чем у текущего крупного заказчика; следить за тем, чтобы внимание и ресурсы команды распределялись между клиентами равномерно.

Читайте также: Чем якорные клиенты опасны для малого бизнеса

Размытые формулировки в договорах

Договариваться и детально обсуждать условия, а потом не вносить их в договор — это не про доверительные отношения. Это риск нажить себе проблемы.

Когда в договоре не зафиксировано или описано общими формулировками, что именно входит в работу, сколько правок включено в стоимость, какие задачи считаются дополнительными, по каким критериям задание считается готовым, команда получает неоплачиваемую нагрузку. То есть ресурсы используются, но прибыль от этого не растет.

Если дело дойдет до решения претензий в судебном порядке, то, во-первых, без корректно составленного договора будет сложно отстоять интересы. Во-вторых, появятся дополнительные расходы: оплата юристов, пошлин, почтовых отправлений, а также — затраты на восстановление репутации после судебного процесса.

Что с этим делать:

  • обратиться к юристу за консультацией или разработкой формы договора;
  • при самостоятельной работе — подробно описывать, что входит в услугу, что считается финальным результатом;
  • оговаривать лимиты на правки и прописывать, какие работы считаются дополнительными и оплачиваются отдельно;
  • фиксировать все изменения письменно через допсоглашения;
  • указывать этапы, условия оплаты и что будет, если клиент вовремя не согласует работу или просрочит платеж.

Слишком мало или слишком много услуг

Если предлагать одну-две услуги, есть риск упустить возможность зарабатывать больше: клиенты нередко предпочитают решать несколько задач с одним подрядчиком. Например, если агентство занимается только созданием сайтов, но не предлагает дальнейшее сопровождение — SEO, техподдержку, то после запуска проекта заказчик обратится к другому исполнителю за этими услугами.

Хвататься за все и сразу тоже не вариант, особенно если дополнительные направления, не связаны с основной специализацией. Это может вызвать у клиентов сомнения в компетенциях, а у команды — перегрузку. В результате упадет качество оказанных услуг, будут сорваны дедлайны, возрастет текучка кадров.

Что с этим делать: 

  • провести аудит текущих услуг: убрать неликвидные предложения; 
  • проанализировать потребности клиентов, собственные возможности и предложения конкурентов. На основе данных добавить направления, которые логично дополняют текущие предложения и способствуют росту прибыли.

Отсутствие стратегии удержания клиентов

Даже если клиент остался доволен качеством работы, это не значит, что он обратится снова. Во-первых, он может просто забыть про агентство и в следующий раз выбрать другого исполнителя, во-вторых, он мог остаться довольным результатом, но разочарованным уровнем коммуникации с менеджерами. В результате приходится постоянно привлекать новых клиентов, а это дороже, чем удерживать текущих.

Что с этим делать: сегментировать базу, чтобы понимать, с кем стоит выстраивать долгосрочные отношения; регулярно собирать обратную связь — она поможет улучшить сервис и предложения, автоматизировать процессы, чтобы повысить удобство и качество взаимодействия.

Читайте также: 16 способов удержания клиентов

Отсутствие или ситуативность финучета

Если вести финучет «в голове», по ситуации или в беспорядочных таблицах, невозможно получить полную и достоверную картину финансового состояния бизнеса. В таких условиях управленческие решения принимаются без опоры на реальные данные, а также:

  • сложно выявить нерентабельные проекты и направления, продолжая работать в минус; 
  • невозможно подсчитать, сколько реально уходит на регулярные или скрытые расходы;   
  • трудно планировать, не зная, когда и откуда поступят деньги; 
  • легко перепутать деньги бизнеса с личными; 
  • невозможно вовремя заметить риск кассового разрыва.

В какой-то момент есть риск остаться без денег на обязательные выплаты — зарплаты, аренду, налоги, потому что они ушли на убыточные проекты и ненужные подписки или были потрачены в личных целях. Системный финучет дисциплинирует и позволяет избежать разрушительных для агентства последствий.

Что с этим делать:

  • Фиксировать все траты и поступления, чтобы понимать, что приносит деньги, а что просто «съедает» бюджет.
  • Регулярно анализировать рентабельность проектов. Отдельные направления могут «съедать» ресурсы без отдачи, их стоит оптимизировать или закрывать.
  • Следить за дебиторкой. Из-за задержек платежей компании может не хватить денег на зарплаты, аренду и другие текущие обязательства.
  • Не использовать деньги бизнеса на личные расходы. Это так же, разрушительно для компании, как не читая подписывать договоры. 
  • Подобрать удобный инструмент. Это могут быть таблицы, главное, поддерживать актуальность данных и структурировать их, или автоматизированные сервисы финучета, как Adesk.

Автоматизация финучета позволит сократить лишние расходы, количество ошибок, а также сэкономить время на ручной работе.

Читайте также: Снизили расходы на комиссии банка почти в 2 раза — кейс ивент-агентства Лира

Хотите тоже знать, что происходит с деньгами вашего агентства: кто задерживает оплату, грозит ли вам кассовый разрыв, «съедают» ли средства скрытые платежи? Проходите простуюрегистрациюв Adesk. Новым пользователям — 14 дней доступа в подарок, чтобы сразу оценить возможности и удобство сервиса на практике 💙