Зачем нужна корпоративная почта

Представьте: вы подписались на рассылку креативного агентства «Крестики-нолики» и получаете письмо с адреса вроде princess1989@mail.ru. Непонятно, оно от агентства или это спам? Скорее всего, вы либо сразу удалите его, либо оно затеряется среди других входящих.

Если сообщение придет с promo@krestikinoliki.ru, что выглядит как корпоративный адрес: вы поймете — оно от агентства. Шанс на открытие и прочтение письма станет выше.

Часть адреса после «@» называется доменом. В личной почте это имя стороннего сервиса, например mail.ru, gmail.com, yandex.ru, а в корпоративной — название компании.

Корпоративная почта — это не просто красивые адреса, она выполняет более серьезные функции:

  • Повышает доверие к компании: клиенты и партнеры видят официальный адрес и понимают, что общаются с представителем организации.
  • Позволяет управлять данными: вы, как собственник, можете контролировать рабочие ящики и пользоваться перепиской даже ушедших сотрудников.
  • Упрощает работу команды: вы можете завести адреса для отдельных отделов, например, info@ для общих вопросов или support@ для поддержки, настроить общий доступ к календарям и документам, связать почту с CRM. Это сделает удобнее работу и запуск рассылок внутри компании.

Как завести корпоративную почту

Завести корпоративную почту можно несколькими способами: воспользоваться готовыми облачными решениями, арендовать сервер у провайдеров или собрать собственный сервер.

Облачные решения — готовые сервисы, например, Яндекс 360, VK WorkSpace, Ростелеком, работающие по подписке. Вы выбираете тариф и подключаете домен, в услугу уже включены техподдержка, антивирус, защита от спама и дополнительные инструменты вроде облачного диска, календаря, мессенджера, видеосвязи.

Для малого бизнеса и стартапов это самый удобный и экономичный вариант.

Порядок цен:

  • Ростелеком — 146 ₽ в месяц за пользователя; 
  • Яндекс 360 — 299 ₽ в месяц за пользователя; 
  • VK WorkSpace — 159 ₽ в месяц за пользователя.

Аренда сервера — вы берете пространство в пользование у таких хостинг-компаний, как, например, Reg.ru или AdminVPS. Для малого бизнеса это ресурсозатратный вариант: оборудование и базовая поддержка обеспечиваются владельцем сервера, но настройка защиты и фильтрации писем ложится на пользователя. При жалобах на домен его могут временно заблокировать.

Аренда сервера подходит тем, у кого есть свой IT-отдел и ресурсы для обслуживания системы.

Порядок цен:

  • Рег.ру — 180 ₽ в месяц за один почтовый домен и ящик; 
  • AdminVPS — 149 ₽ в месяц за неограниченное количество почтовых доменов и ящиков; 
  • Hostland — 197 ₽ в месяц за неограниченное количество ящиков, один подарочный домен.

Собственный сервер — самый дорогостоящий способ, требующий своего оборудования, программ, отдельного помещения для размещения сервера, ресурсов по обеспечению безопасности, администрирования и постоянного обслуживания. А еще это самый защищенный вариант, потому что данные хранятся у вас, внутри компании.

Обычно собственный сервер используют крупные организации, где выделен бюджет, есть профильные специалисты и строгие требования к конфиденциальности.

Когда вы определитесь с форматом — облако, аренда или создание собственного сервера, общий порядок действий будет одинаковым: покупка домена, подключение, создание рабочих ящиков, настройка интеграций.

Что учесть при создании корпоративной почты

Чтобы почта стала удобным инструментом, который помогает бизнесу функционировать и развиваться, учтите несколько моментов:

Назначьте ответственного внутри команды. Он будет создавать и закрывать ящики, следить за доступами и контролировать безопасность, консультировать команду по работе с ресурсом. Это поможет избежать ситуаций, когда уволенный сотрудник продолжает пользоваться почтой и иметь доступ к данным или, например, когда не к кому обратиться при возникновении вопросов с учетной записью.

Продумайте структуру адресов. Для сотрудников — именные ящики, например, fio@company.ru. Они нужны для переписки по конкретным задачам: клиент сразу понимает, с кем общается, а вы легко находите нужные детали в письмах.

Дополнительно создайте общие адреса для отделов — nameotdel@company.ru. Они подходят для первичных обращений и вопросов в поддержку: письмо поступит в общий ящик команды и не останется без ответа, даже если один из сотрудников отсутствует.

Обучите команду. Помимо базовых навыков использования инструментов — как писать и отправлять письма или создавать оповещения о встречах, сотрудники должны уметь распознавать фишинговые рассылки и аккуратно работать с вложениями. Это снижает риск утечек и вирусов.