Почему предприниматели тонут в делах

Бизнес — это ответственность, которую не снимешь, когда закончится рабочий день. Часто за день не получается решить все, что запланировано, потому что приходится отвлекаться на другие рабочие вопросы. В итоге нерешенные дела переносятся на неопределенный срок и превращаются в ком, который все равно придется разгребать.

Можно было бы сказать, что выход — включить режим многозадачности, но у предпринимателей он активирован по умолчанию. Кто-то ловко переключается между вопросами и успевает эффективно решать и рабочие задачи, и вести личную жизнь. А кто-то разрывается между рабочими и личными делами, хватаясь за голову с мыслями «когда ж это закончится».

Почему это происходит?

  • Несколько ролей в бизнесе. Предприниматель одновременно управляет финансами, стратегией, наймом и операционкой.
  • Отсутствие приоритетов. Все задачи кажутся важными, в итоге времени не хватает ни на что.
  • Отвлекающие факторы. Звонки, сообщения, запросы сотрудников и клиентов разрывают фокус.  
  • Страх делегирования. Многие задачи можно было бы передать, но остается привычка контролировать все самостоятельно.
  • Отсутствие тайм-менеджмента. Задачи решаются в хаотичном порядке, из-за чего ключевые дела откладываются.  

Важно не просто справляться с задачами, а эффективно использовать время, чтобы работа с делами не выглядела, как спарринг на выживание. В противном случае — работа вытеснит все остальные интересы.

Существует множество методов управления задачами: матрица Эйзенхауэра, метод «помидора», тайм-боксинг. Но тайм-блокинг помогает не просто фиксировать, что делать, а планировать, когда именно этим заниматься.

Тайм-блокинг: в чем его суть и как его внедрить

Тайм-блокинг — это метод планирования, суть которого заключается в распределении рабочего дня на временные отрезки для решения конкретных задач.

Вместо того, чтобы отвлекаться с одного дела на другое — намного эффективнее сосредоточиться на чем-то конкретном в установленное время.

Например, вы работаете над отчетом, тут же сотрудник или клиент срочно просит помощи, и в мессенджере накопились непрочитанные сообщения. Кажется, будет проще быстро ответить на все вопросы и вернуться к задаче, но получается наоборот: фокус теряется, внимание рассеивается, и приходится вникать заново.

Когда вы работаете по методике тайм-блокинга, вы не просто фиксируете задачу в плане, а защищаете это время от внешних вмешательств. Осознаете ограниченность времени, а значит, его ценность.

Внедрить методику несложно, если следовать алгоритму:

Шаг 1. Определите ключевые задачи. Составьте список дел на ближайшие дни и оцените, сколько времени потребуется на каждое. Решите, что важно сделать самостоятельно, а что передать команде.

Шаг 2. Сгруппируйте задачи. Чтобы минимизировать переключения, объедините схожие дела. Например, назначьте все звонки на один временной блок.

Шаг 3. Зафиксируйте блоки в календаре.Перенесите задачи в удобный инструмент, например, Яндекс.Календарь, ПланФикс или бумажный планер. Оставьте немного времени между блоками, чтобы избежать накладок.

Шаг 4. Придерживайтесь расписания. Не выходите за рамки временных блоков. Не переносите задачи без причины и не отвлекайтесь в течение рабочего отрезка. Предупредите команду, когда вы недоступны.

Шаг 5. Анализируйте и корректируйте. Каждый день оценивайте, насколько реально удается придерживаться графика. Чтобы сделать систему удобнее, ответьте на три вопроса:

  1. Какие блоки работали лучше всего?
  2. Что заняло больше времени, чем планировалось?
  3. Что мешало соблюдать расписание?
Тайм-блокинг и тайм-боксинг: в чем разница

Тайм-блокинг — выделение определенного периода на задачу с целью ее завершения.
Тайм-боксинг — жесткое ограничение времени на работу над задачей, независимо от ее завершения.

Тайм-блокинг помогает сфокусироваться на приоритетах, а тайм-боксинг — не застревать на отдельных задачах. Их можно совмещать: использовать тайм-боксинг для рутинных процессов, а тайм-блокинг — для глубоких рабочих задач.

Тайм-блокинг и команда: как выстроить границы

Метод не будет работать, если не научиться делегировать задачи и управлять ожиданиями команды.

Делегирование — реальный способ снять весомую часть нагрузки, так как гиперконтроль всего и каждого отнимает кучу времени и сил. Поэтому важно сразу обозначить четкие границы для сотрудников, а также придерживаться поставленных планов.

Как это сделать:

  • Определите периоды для общения с сотрудниками. Скажите команде, когда вы готовы отвечать на их вопросы и согласовывать решения.
  • Объясните, что такое защищенные временные блоки. Уточните сотрудникам, что в определенные часы вы недоступны, так как сосредоточены на своих задачах.
  • Договоритесь о срочности запросов. Установите, какие вопросы требуют немедленного решения, а какие можно обсудить в запланированное время.
  • Выберите способ взаимодействия. Используйте чаты или внутренние формы для сбора вопросов, чтобы сотрудники могли фиксировать их, не прерывая ваш рабочий процесс.  
  • Будьте последовательны. Если вы сами игнорируете установленные границы, команда тоже не будет их соблюдать.  

Читайте также: Как руководителю выйти из операционки: пошаговая инструкция и советы

Автоматизация — усиление эффекта тайм-блокинга

Автоматизация и тайм-блокинг работают в связке: освобождая время от рутины, предприниматель получает возможность сфокусироваться на ключевых задачах, а не тонуть в бесконечных операционных процессах.

Какие процессы стоит настроить в первую очередь?

Управление задачами. Таск-менеджеры, например, Яндекс.Трекер или ПланФикс, помогают структурировать работу команды и эффективно распределять задачи. В них можно назначать ответственных, ставить дедлайны, отслеживать статус работы и автоматически получать напоминания.

CRM-системы. Автоматизируют работу с клиентами, фиксируют обращения, отслеживают статусы сделок и собирают аналитику по продажам. Напоминают сотрудникам о запланированных контактах, а также могут автоматически отправлять письма и уведомления клиентам через интегрированные сервисы связи.

Финансовый учет. Автоматизированные сервисы фиксируют движения денежных средств, учитывают налоги, зарплаты, аренду, регулярные платежи, а также помогают предотвратить риск кассового разрыва.

Усилить эффект автоматизации может внедрение ИИ-инструментов в рабочие процессы, позволяя тратить меньше времени на рутинные задачи. Про популярных ИИ-помощников и задачи, которые им можно делегировать — читайте здесь: Искусственный интеллект в каждый бизнес! Топ-5 инструментов для вашей компании

Заключение

Тайм-блокинг — это не просто модный инструмент, а реально работающая техника для тех, кто ценит время и хочет навести порядок в делах. Но сам по себе он не решит все проблемы. Чтобы метод действительно приносил пользу, важно правильно его применять, автоматизировать рутину и научиться делегировать. Тогда у вас появится время не только на бизнес, но и на жизнь вне работы.