Тайм-менеджмент: что, кому и зачем

Тайм-менеджмент — это система организации, контроля и распределения времени таким образом, чтобы его использование приносило максимум пользы.

Тайм-менеджмент не про то, чтобы успевать все. Он нужен, чтобы сосредоточиться на важном — на том, что действительно помогает развивать бизнес.

Время — дефицитный ресурс, и если им не уметь управлять, то все остальное также останется неуправляемым.
Питер Ф. Друкер
ученый, экономист, публицист и эксперт по менеджменту

Катя была веб-дизайнером на фрилансе. Она решила масштабироваться и запустила агентство. Теперь, помимо работы с заказами, она 24/7 занимается бухгалтерией, налогами, формированием команды и коммуникацией с ней, общением с клиентами, продвижением и кучей других задач. Очевидно, она зашивается.

Другой пример — Олег. Он предприниматель со стажем, у которого сформирован штат, есть ассистенты и даже автоматизированы многие процессы. Но даже он постоянно откладывает дела на завтра или доделывает вечером.

Оба примера о том, что столкнуться с нехваткой времени может каждый, независимо от опыта или наличия команды.

Тайм-менеджмент нужен предпринимателям, которые хотят:

  • заниматься развитием бизнеса, а не операционкой;
  • научиться делегировать, а не тянуть все на себе;
  • полноценно отдыхать в выходные и в отпуске, а не выполнять роль телефонного консультанта;
  • принимать решения обдуманно и без спешки, выстроив свою систему;
  • разгрузить голову, а не держать в памяти все от платежей до графика созвонов;
  • доводить важные дела до конца, а не бросать из-за постоянных отвлечений.

Катя и Олег находятся в разных точках: одна только начинает путь, другой давно в деле. Но обоим мешает одно — отсутствие системы управления временем. Кате нужен ассистент. Ему она сможет передать рутину: общение с клиентами, бухгалтерию или продвижение. А Олегу — пересмотр границ между личным и рабочим временем.

Важно, чтобы сотрудники тоже умели управлять временем, тогда они не будут переносить задачи, перерабатывать и срывать дедлайны. Сделайте тайм-менеджмент частью рабочей культуры и помогите команде научиться уважать чужие рамки.

Что мешает внедрить тайм-менеджмент

Некоторым планирование кажется чем-то ограничивающим: если что-то задумано — ни шагу в сторону. На самом деле оно дает опору и контроль над временем, задачами и тем, как проходит день. Например, короткий план на завтра, составленный за 10 минут вечером, помогает утром не метаться — сразу понятно, с чего начать.

Кому-то тайм-менеджмент кажется сложным, а усилия на внедрение системы неоправданными. Но время, как деньги: либо тратят, либо инвестируют. Именно тайм-менеджмент помогает инвестировать его в важное: бизнес, развитие, возможности.

Если вы уже пробовали внедрять тайм-менеджмент, но не получилось — возможно, выбрали не тот инструмент или метод. Их много: от простых списков задач до целых систем. Главное — найти то, что подойдет именно вам.

Что поможет эффективно управлять временем

Инструменты — это то, что помогает реализовать тайм-менеджмент. Они могут быть классическими или цифровыми.

Классика — это ежедневники, блокноты, стикеры, доски, маркеры. Удобны тем, что всегда под рукой, дают ощущение тактильного контроля и позволяют визуально выстраивать день.

Цифровые инструменты — календари, трекеры задач, напоминания, заметки в телефоне. Их преимущество — синхронизация, доступ с любого устройства, встроенные напоминания и возможность подключать команду.

Подход — это система, которая ложится в основу управления временем. Систем много — в статью все не уместить, поэтому разберем только самые популярные подходы.

  • GTD или метод Дэвида Аллена. Идея в том, что голова не должна быть забита задачами. Их нужно выгружать на внешние носители, а головой думать над их решением.
  • Техника тайм-блокинг. Суть в том, чтобы выделять время на задачу с целью ее завершения.
  • Техника тайм-боксинг. Метод похож на тайм-блокинг ограничением времени, но если оно вышло, а задача не закончена, нужно перейти к следующей, чтобы не «зависать» на одном месте.
  • Метод помидора. Работа чередуется с отдыхом по схеме: первые два часа — 25 минут на задачу и 5 минут на отдых, а после 4 циклов — перерыв на 15-30 минут. Хорошее решение для тех, кому сложно концентрироваться.
  • Матрица Эйзенхауэра. Инструмент приоритизации. Помогает быстро понять, что сделать в первую очередь, что делегировать, а что убрать.
  • Метод лягушек. Сначала сделайте все неприятное, но важное, а потом — всё остальное.
  • Метод 1-3-5. В день — одна большая, три средние и пять мелких задач. Помогает не перегружать себя, но двигаться вперед.
  • Техника дробления задачи. Если разбить большое дело на маленькие шаги, оно перестает казаться неподъемным.
  • Метод фиксированных точек. В день есть несколько фиксированных опорных моментов, например, планирование утром, встреча в середине дня, подведение итогов вечером. Остальное — между ними. Это дает ритм и структуру.

Как внедрить и не бросить: основные принципы тайм-менеджмента

Время дороже денег. Вы можете получить больше денег, но вы не можете получить больше времени.
Джим Рон
американский предприниматель, мотивационный оратор и писатель

Чтобы тайм-менеджмент дал результаты и со временем превратился в полезную привычку, важно придерживаться следующих принципов:

Постепенность. Не нужно пытаться поменять все сразу. Начните с чего-то простого, например, записывайте задачи перед сном — одно действие, которое не перегружает, но формирует основу системы.

Реалистичность. Система должна работать в текущих условиях, а не планироваться для идеального времени или обстановки, когда не будет авралов, станет больше команда или увеличатся обороты.

Планирование. Это основа устойчивой системы, в которой приоритеты и задачи распределяются заранее, а не в моменте. Дает опору в потоке задач и снижает влияние отвлекающих и беспорядочных факторов.

Структурирование. Связь между задачами, временем и процессами, которая превращает их в единую систему. Благодаря структуре, каждое действие вписывается в общий контекст, а не вырывается из потока, а рабочий день строится вокруг приоритетов, а не срочности.

Ценность маленьких шагов. Небольшие, но регулярные действия дают больше эффекта, чем резкие перемены. Они поддерживают мотивацию и помогают закрепить привычку.

Делегирование. Это не вспомогательный инструмент, а обязательный элемент управления временем и бизнесом. Если предприниматель игнорирует этот принцип, у него не остается ресурсов для задач, которые напрямую влияют на стратегические цели и рост бизнеса.

Автоматизация. Все, что можно передать системе, должно работать без полноценного участия предпринимателя. Документооборот перевести в сервисы ЭДО, рутину и операционку — в CRM-системы, ИИ-инструменты и боты, а учет финансов вести в сервисах, которые автоматизируют движение денежных средств, собирают и предоставляют аналитику. Например, в Adesk собраны все важные функции и их можно бесплатно протестировать в течение 14 дней после регистрации.

Гибкость. Эффективная система адаптируется к жизни и позволяет сохранять фокус и устойчивость, а не диктует жесткий регламент. Важно учитывать собственные биоритмы, в том числе циркадные. Кто-то максимально продуктивен утром, а кто-то работает в полную силу после обеда.

Приоритетность. Важна не скорость выполнения или количество задач, а способность удерживать внимание на том, что дает максимальный эффект для бизнеса. Этот принцип помогает инвестировать энергию и время в действия, обеспечивающие реальный прогресс, избегая бессмысленной занятости и ложного чувства продуктивности.

Главное — держать главное главным.
Стивен Кови
консультант по вопросам руководства и организационному управлению.

Что почитать про тайм-менеджмент: 7 книг для предпринимателей

Если хотите почитать что-то полезное, подписывайтесь на телеграм-канал основателя сервиса Adesk. Там о бизнесе, менеджменте, управлении продуктом и тайм-менеджменте — без воды и по делу.

В свободное время можно почитать вот эти книги, чтобы лучше разобраться в тайм-менеджменте или найти новые для себя методы и инструменты.

📚 ТОП-7 книг, которые помогут внедрить тайм-менеджмент в жизнь предпринимателя

  1. Дэвид Аллен — «Как привести дела в порядок».Базовая система для организации задач и проектов. Учит разгружать голову и выстраивать рабочий процесс.
  2. Джеймс Клир — «Атомные привычки». Пошаговая методика внедрения новых привычек. Помогает встроить тайм-менеджмент в реальность, а не пытаться жить по чужому расписанию.
  3. Брайан Трейси — «Съешь лягушку!». Простая и рабочая книга о том, как бороться с прокрастинацией и не тратить день на второстепенное.
  4. Кэл Ньюпорт — «В работу с головой».О фокусе, глубокой работе и умении выключать шум. Особенно полезна тем, кто хочет меньше отвлекаться и работать осознанно.
  5. Даррен Харди — «Накопительный эффект». О том, как регулярные маленькие действия приводят к большим результатам. Помогает подходить к тайм-менеджменту без перфекционизма.
  6. Гэри Келлер — «The One Thing». Про умение выделять главное и отбрасывать лишнее. Идеально ложится на предпринимательскую реальность, где времени всегда не хватает.
  7. Дэниел Пинк — «Когда».Научный взгляд на продуктивность в зависимости от времени суток и биологических ритмов. Помогает выстроить график под себя.