Что такое резервный фонд и зачем он нужен

Фонды — это копилки, куда компания откладывает деньги для разных целей.

Например, можно создать форс-мажорный фонд и брать оттуда деньги, когда неожиданно сломался станок на производстве, или завести копилку для масштабирования и откладывать часть денег для будущего роста компании. 

До недавнего времени предприниматели предпочитали идти одним из двух путей:

  • Реинвестировать всю прибыль в бизнес (или просто не выводить ее)
  • Выводить всё в качестве дивидендов. 

В 2020, когда началась пандемия, а следом за ней и кризис, многим стало понятно — для устойчивости и стабильности компании нужна финансовая подушка. Можно не откладывать деньги на обучение сотрудников или закупку оборудования (хотя с такими фондами жить намного проще), но организовать фонд, который поможет выжить в кризис или пережить колебания рынка — просто необходимо. 

Тут все так же, как с личными финансами: когда у человека есть N-сумма на банковском счету, он намного спокойнее спит. Даже если завтра он лишится работы или арендодатель вдруг выгонит его из квартиры, какое-то время человек сможет поддерживать привычный уровень жизни или как минимум закрывать базовые потребности — оплачивать счета, покупать еду и спокойно, без паники решать проблему. 

Это работает и с бизнесом: вы формируете финансовую подушку, отчисляя туда часть прибыли. И если снова случится пандемия, упадет выручка или затруднятся поставки, сможете спокойно продолжать работу и искать адекватные пути выхода из кризисной ситуации — без спешки и страха потерять компанию. 

Сколько денег должно быть в резервном фонде 

Для фонда «на черный день» рекомендуем ориентироваться на запас средств, с которым вы сможете существовать минимум 6 месяцев, невзирая на объем выручки. 

Полгода — это очень усредненный ориентир, который может варьироваться исходя из оборотов и структуры расходов компании. Какой-то бизнес сможет быстро и без особых усилий сформировать «подушку» на год, другой — только на три месяца. Это нормально.

Как сформировать резервный фонд 

Чтобы вы смогли сразу применить знания на практике и сформировать резервный фонд в своей компании, мы составили пошаговую инструкцию. Она поможет понять, как всё организовать, сколько денег откладывать, как тратить.

Шаг 1. Поставьте цель 

Фонд должен формироваться для какой-то цели — так вам будет проще делать регулярные отчисления, а еще будет меньше соблазна вытащить оттуда немного денег. Фондов в компании может быть несколько, но важно, чтобы у каждого из них была одна цель. 

Например, вы можете сформировать фонд для оплаты налогов и не переживать, что из-за кассового разрыва вы не сможете отправить деньги в ФНС. Для другого фонда целью может быть обучение сотрудников, для третьего — закупка нового оборудования. На «черный день» тоже откладываем отдельно. 

Если копить «просто так», — будете постоянно вытаскивать деньги из фонда, убеждая себя, что это очень важная покупка.  

Шаг 2. Рассчитайте необходимый объем фонда 

Объем формируется исходя из цели. Если вы завели копилку, чтобы открыть новый филиал — просто посчитайте, сколько денег вам потребуется на это. 

С организацией фонда на «черный день» немного сложнее ⬇️ 

Чтобы определить необходимую сумму, посмотрите на структуру расходов компании и посчитайте, сколько нужно денег в месяц на покрытие постоянных расходов.

Например, сумма постоянных расходов вашей компании — 1 000 000 ₽ в месяц. Значит, для финансовой подушки на 6 месяцев вам нужно отложить не меньше 6 000 000 ₽, а если решите сформировать запас на 3 месяца — достаточно 3 000 000 ₽. 

Читайте также: Как настроить понятный учет доходов и расходов: пошаговая инструкция

Шаг 3. Определите, какой процент от прибыли откладывать 

Процент может быть любым: кто-то откладывает 10% от прибыли, кто-то готов инвестировать в свое спокойствие 70%. Комфортный процент вы выбираете сами, но лучше, если он будет подкреплен объективными расчетами:

  • от процента;
  • от желаемого срока. 

Например, ваша компания получает 100 000 ₽ прибыли в месяц, и 50% от этих денег вы готовы откладывать в фонд. В копилку нужно отложить 3 000 000 ₽. 

3 000 000 ÷ (100 000 × 50%) = 60 

Если вы будете откладывать по 50 000 ₽ каждый месяц, накопить необходимые 3 млн вы сможете через 60 месяцев. 

Или другой пример: Прибыль компании — 1 млн в месяц. Предполагаемый размер резервного фонда — 3 млн, а накопить их вы хотите за 10 месяцев. Значит, каждый месяц вам нужно откладывать по 300 000 ₽, то есть 30% от прибыли. 

Не гонитесь за высоким процентом. Да, чем больше вы будете откладывать, тем быстрее накопите нужную сумму. Но копилка «на черный день» не должна мешать вам пополнять другие фонды и выводить дивиденды.  

Читайте также: Личные деньги – когда и сколько забирать себе из бизнеса

Шаг 4. Решите, как перечислять деньги в фонд

Тут сразу две проблемы:

  1. Прибыль по отчетам не всегда равна реальному состоянию счетов.
  2. Процент от чистой прибыли — это не то же самое, что процент от денежного потока. 

Чтобы отсутствие живой прибыли не мешало формированию резервного фонда, рассчитайте, какую часть от поступлений откладывать фонд. 

Чистая прибыль ÷ Выручка × 100%

Например, чистая прибыль компании — 500 000 ₽, а выручка — 3 000 000 ₽. 

500 000 ÷ 3 000 000 × 100% = 16,5 %

Это значит, что 16,5% от выручки становятся чистой прибылью. 

Получается, что если клиент отправит вам 100 000 ₽ — 16 500 станут прибылью. Откладывать каждый месяц вы решили 20%. Значит с поступления 100 000 ₽ нужно отложить 3 300 ₽. 

И обязательно заведите отдельный счет, куда будете переводить часть прибыли — так деньги не будут смешиваться и никуда случайно не потратятся. 

Шаг 5. Забудьте про деньги, которые лежат в фонде 

По крайней мере, когда вам срочно нужны день и рука тянется взять их из копилки. Чтобы накопить быстрее, важно ввести правило: ни при каких обстоятельствах не брать деньги из фонда на решение текущих задач. 

Если фонд предназначен для налогов — берем оттуда только для налоговых взносов, если фонд формируется на «черный день» — пользуемся деньгами, когда наступит кризис или что-то в этом духе.    

Фонды — это вклад в стабильность компании и спокойный сон собственника, но не панацея. Бывают ситуации, когда никакая финансовая подушка не спасет компанию от краха — в этом случае фонды можно и нужно пускать на другие цели, например, на перепрофилирование компании или запуск нового проекта. 

Кратко

Формирование фондов — эффективный способ повысить стабильность компании, планировать ее развитие и рост. С такими копилками бизнес может грамотно распоряжаться прибылью и достигать поставленных целей. 

Что нужно сделать:

  • Поставить цель — зачем копим?
  • Рассчитать сумму, необходимую для достижения цели.
  • Определить оптимальный процент отчислений от прибыли и поступлений. 
  • Завести отдельный счет для каждого фонда.
  • Временно забыть о тех деньгах, которые лежат в фонде (пока не накопится нужная сумма или не случится триггерное событие). 

Если вручную заниматься финансовой рутиной не хочется, внедрите специальный сервис финансового учета. В Adesk, например, можно автоматизировать большую часть такой рутины: распределение операций по статьям и проектам, перевод денег в фонды, дробление платежей на части и многое другое. А еще у вас всегда будут актуальные отчеты и графики, с которыми принимать решения и ставить цели значительно проще.