Зачем проверять контрагентов: риски и штрафы

Заключая сделку с новым партнером, поставщиком или клиентом, нужно быть начеку, даже если вы давно в деле и уверены, что людей видите насквозь. Особенно это касается компаний, которые работают с отсрочками платежей, предоплатами или материальными ценностями. Например — в торговле, строительстве, производстве.

Недостаточная осмотрительность может обернуться:

Проблемами с налоговой, если ввязаться в схему с фирмой-однодневкой. ФНС может признать сделку фиктивной и по закону распределить ответственность на всех участников, но по факту — на вас, как на реального участника сделки, который не успел «замести следы». В этом случае вам могут не зачесть расходы, отказать в вычете по НДС и доначислить налоги.

Проверкой со стороны правоохранителей из-за подозрений в мошенничестве или уклонении от уплаты налогов. Поводом могут стать регулярные переводы денег сомнительным фирмам. Это может обернуться уголовной ответственностью.

Финансовыми потерями. Контрагент может не отгрузить товар, не оказать услугу, сорвать сроки или пропасть после получения предоплаты. Часто такие сделки оформлены наспех: в договоре может не быть сроков выполнения и условий оплаты, уточнений по штрафам за просрочку или за расторжение. Также могут отсутствовать подтверждающие документы и контактное лицо. В итоге вы теряете деньги, а если пообещали результат своему клиенту — еще и подрываете репутацию.

Субсидиарной ответственностью. Если работаете с контрагентом, который начал процедур банкротства, ваш бизнес тоже может попасть под проверку. А если расчеты с банкротящимся контрагентом шли через подозрительные схемы, отвечать придется лично владельцу или руководителю бизнеса.

Блокировкой банковских счетов. Если банк заметит переводы сомнительным фирмам без понятного назначения — счет могут заморозить по 115-ФЗ. Для бизнеса — это простой, а для собственника — стресс.

Читайте также: Всё о 115-ФЗ: как бизнесу защитить свои финансы и что делать, если счет уже заблокировали

Потерять репутацию. Работать с поставщиком, у которого висят десятки судов и долги перед подрядчиками — огромный риск. В случае, когда он перестанет выходить на связь и выполнять обязательства, перед клиентами и партнерами придется отвечать вам.

Что именно нужно проверять

Официальное существование

Убедитесь, что организация или ИП точно есть в ЕГРЮЛ или в ЕГРИП, соответственно, и что нет запущенных процессов ликвидации. Также важно обратить внимание на дату регистрации, историю изменений, наличие лицензий и реальное существование юридического адреса.

Юридический адрес может не совпадать с фактическим местом организации, например, компания имеет несколько офисов, а зарегистрирована по адресу головного.

Финансовое состояние

Здесь стоит убедиться в отсутствии долгов перед государством и в наличии отчетности. Если компания не отчитывается перед контролирующими органами, копит долги по налогам или годами работает в убыток — повод насторожиться. Какими ресурсами она будет исполнять обязательства перед партнерами — непонятно.

Управленческий состав

Если директор возглавляет сразу несколько организаций — повод задуматься, возможно, он фиктивный. В случае спорной ситуации может оказаться, что нести ответственность некому: фактический управляющий был в тени, а подставной вообще не имел отношения к компании.

Судебные процессы и репутация

Участие в судах само по себе не критично, но важно понимать, за что и в каком объеме судятся. Если у организации много дел по неисполнению обязательств, возможно, это признак системных проблем: с поставками, качеством работ или финансовой дисциплиной. Обратите внимание и на поведение в процессе: признает ли компания иски, уклоняется ли от участия, насколько охотно идет на мировые соглашения. Все это позволяет составить представление о ее деловой репутации.

Соответствие деятельности

Если компания по фату занимается противоположно не тем, что заявлено в ОКВЭД, например, вместо розничной торговли осуществляют строительные работы — это может быть как поводом насторожиться, так и технической ошибкой. Стоит уточнить этот момент.

Наличие сайта, действующих контактов, офиса, сотрудников

Базовая инфраструктура должна быть актуальной и показывать, что организация действительно работает. Если компания предлагает крупные поставки, генподряд или масштабные логистические услуги, но при этом у нее нет сайта, кейсов и контактные данные «молчат» — это повод насторожиться.

Также обратите внимание на команду: она необязательно должна быть большой, главное — реальной. Проанализируйте текучку кадров, поищите отзывы от сотрудников, посмотрите, кто и как выстраивает внешние коммуникации.

Эти основные моменты помогут сложить картину о потенциальном или действующем контрагенте. Дополнительно можно проверить:

  • есть ли у него опыт участия в тендерах или госзакупках; 
  • состоит ли в саморегулируемой организации, если это важно по виду деятельности;
  • зарегистрирован ли в реестрах добросовестных поставщиков или аккредитованных подрядчиков;
  • не фигурирует ли в черных списках банков; 
  • есть ли публичные кейсы, отзывы клиентов или упоминания в профессиональной среде.

Как проверять и кому можно делегировать

Примерный процесс проверки будет выглядеть так:

  1. Запрос данных и документов: ИНН, ОГРН, выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, устав, приказ о назначении директора и доверенность, если договор и документы будет подписывать не сам руководитель.  
  2. Проверка: тут стоит воспользоваться официальными и открытыми источниками информации. Список платных и бесплатных — в следующем разделе. А также проанализировать предоставленную или найденную отчетность. Если у вас есть профильные сотрудники — делегируйте проверку им. Например, отчетность — финансовому аналитику или бухгалтеру, судебные истории — юристам.
  3. Оценка рисков и принятие решения: соберите вопросы для уточнения или дополнительной проверки, аргументируйте, что именно вызывает опасения. Массовый юрадрес? Уточните, почему выбран именно он. Много судов или долгов? Спросите, когда урегулированы и по какой причине возникли. Если сомнения остаются — подключите внешнего консультанта или откажитесь от сделки.

Проверять контрагентов может как сам предприниматель, так и сотрудники. Например, бухгалтер, юрист или менеджеры по продажам, закупкам и другим направлениям, которые подразумевают внешние коммуникации. Перед назначением ответственного — уточните, как будет устроена проверка и кто принимает финальное решение.

Где проверять контрагентов

Для проверки надежности контрагентов можно использовать бесплатные инструменты, которые позволяют собрать базовую информацию:

Сайт ФНС — сюда первым делом направляются, чтобы быстро получить сведения о регистрации, дате основания, ликвидации, изменениях в учредителях и руководителях.

«Прозрачный бизнес» — платформа, где собраны данные о юридических лицах и ИП: из реестров ЕГРЮЛ, ЕГРИП, СМСП, сведения о налогах, применяемых режимах, численности сотрудников, финансовых показателях, задолженностях перед бюджетом, налоговых нарушениях, участии физлиц в других компаниях, массовых адресах, а также история регистрационных действий, включая публикации в «Вестнике госрегистрации».

ГИР БФО — государственный информационный ресурс бухгалтерской и финансовой отчетности, где собрана информация на основе отчетности, предоставляемой организациями.

КАД — картотека арбитражных дел, в которой можно бесплатно найти информацию о процессах, в которых задействован контрагент.

Росфинмониторнинг — здесь можно проверить контрагента на участие в отмывании доходов или финансировании терроризма.

Банки.ру — здесь можно проверить как регистрацию компании и данные об учредителях, финансовом состоянии, так и реквизиты потенциального партнера.

Или платные, если нужно сэкономить время, получить автоматическую оценку рисков и увидеть связи, которые неочевидны при первичной проверке:

Контур.Фокус — сервис комплексной проверки контрагентов, предоставляет несколько ее видов: общая с анализом рисков и связей, по 115-ФЗ на соответствие требованиям финансового мониторинга, а также на наличие в санкционных списках.

Стоимость: от 32 000 ₽ в год — зависит от тарифа, который определяется видом проверки.

1Спарк Риски — для экспресс-проверки контрагентов прямо из 1С. Оценивает компанию по трем индексам: ИДО — должной осмотрительности, подсвечивая признаки фирмы-однодневки; ИФР — финансового риска, выявляя признаки неплатежеспособности компании; ИПД — платежной дисциплины, который говорит об отсутствии или наличии проблем с расчетами.

Стоимость зависит от выбранного тарифа, минимальная — 3 600 ₽ в год.

Casebook — Сервис для отслеживания судебных дел и проверки контрагентов. Есть функции анализа исковой нагрузки, факторов риска, связей с аффилированными лицами и статистики решений судей. Поддерживает мониторинг изменений и проверку физических лиц.

Стоимость от 70 000 ₽ в год.

Что делать, если сомнения остались

Если результаты проверки не убедили вас в надежности контрагента, не думайте, что это ощущение пройдет само. Оцените, насколько риск критичен. Чтобы сформировать окончательное мнение, задайте контрагенту уточняющие вопросы напрямую. Можно еще раз провести проверку через неиспользованные источники — возможно, новые факты подтвердят ваши переживания или, наоборот, избавят от них. Главное — получить достаточно убедительной информации.

А чтобы не принимать решения на ходу, лучше встроить проверку контрагентов в бизнес-процессы, для этого:

  • Создайте внутренний регламент, где будут указаны ответственные за мониторинг, регулярность и способы проведения, а также ответственный за принятие окончательного решения. Уточните, какие данные нужно спрашивать, на что обращать внимание и в каких случаях передавать ситуацию на уровень выше.
  • Автоматизируйте процесс. Многие CRM-системы, бухгалтерские и управленческие программы, например, 1С, позволяют хранить историю контрагентов и интегрируются с сервисами проверки. 
  • Проводите ревизию действующих контрагентов хотя бы раз в полгода. За это время партнер может сменить руководителя, накопить долги или попасть в суд, а вы об этом даже не узнаете.