Основатель агентства Ирина Островская рассказала, как в компании пришли к необходимости управленческого учета и какие стоп-факторы не позволили сделать этого раньше. 

С Adesk мы знакомы около года, но активно погружаться в сервис начали только в этом месяце. Предприниматели поймут – не всегда есть время сесть и разобраться день в день. Внимание постоянно забирают какие-то форс-мажорные задачи.
Ирина Островская

Финансовый учет в Sisters до 2022 года

Как и многие предприниматели, Ирина и ее коллеги использовали для учета финансов Google Sheets. Вести учет старались максимально подробно, но не всегда хватало времени руками вносить данные, поэтому процесс был скорее стихийным, чем постоянным. 

Результаты месяца я раньше сводила 2-3 дня. Вообще, было проще ничего не сводить и просто представить, что мы заработали, чем потратить на это двое суток.
Ирина Островская

Переезжать в Adesk или какой-то другой сервис финансового учета не планировали до момента, пока не появился ряд вопросов:

  • Как рассчитать финансовую модель бизнеса?
  • Сколько стоит средний час работы сотрудников?
  • Сколько денег можно отложить на форс-мажоры и будущие траты?
  • Зарабатывают ли те направления и проекты, в которые мы вкладываем кучу ресурсов?
Мы собирали базовые данные – расход, приход, считали рентабельность, но результаты получались какими-то общими. Мы не могли понять, на какой услуге мы зарабатываем – просто считали средние показатели и верили, что все хорошо.
Ирина Островская

Кроме невозможности планирования, были и другие нюансы, связанные с таблицами:

  • Никакой автоматизации – все завязано на ручном разнесении операций. Да, можно использовать формулы, но изначально их тоже нужно внести руками. 
  • Концентрация на одном человеке – Ирина сама создала таблицу, основываясь на своей логике. Объяснить эту логику другим сотрудникам тяжело. 
  • Все данные открыты. Если учет ведется в общей таблице, скрыть данные нельзя – каждый вошедший будет видеть всю информацию по бизнесу. Можно, конечно, вести 10 таблиц, но это если свободного времени много😊
Особенно остро стоял вопрос автоматизации и минимизации вмешательства руководителей в процесс учета. Все мы открываем бизнес, чтобы поменьше работать и больше зарабатывать, но пока все завязано на тебе – об этом остается только мечтать. 
Ирина Островская

Задачи, которые должен был решить сервис управленческого учета обозначились сами самой: автоматизация, понятный интерфейс, возможность вести данные по проектам и настраивать разные права доступа. 

Было одно но… Но, которое приходит в голову почти каждому предпринимателю – безопасность. 

Почему Adesk – это безопасно?

 Возникали мысли, что вести какой-то облачный сервис попросту рискованно: данные хранятся где-то там, в любой момент его могут заблокировать и вся информация пропадет, доступ к финансовым операциям компании есть еще у кого-то. Все это – останавливающие факторы, которые не давали нам начать вести полноценный учет раньше. Но потом я пообщалась с рядом людей, которые пользуются Adesk и другими похожими сервисами и поняла – это безопасно.
Ирина Островская

Кроме того, что сохранность данных подтверждена опытом наших пользователей, нужно учитывать и законодательство. Для пересчета налогов ФНС использует только достоверные источники – счета компании, данные на ваших устройствах. Adesk для надзорных организаций таким источником не является. 

Внедрение 

К вопросу внедрения в компании подошли основательно и привлекли для настройки партнеров Adesk. 

В Adesk все очень просто и чтобы не разобраться, нужно постараться. Но у меня просто физически не хватило времени, чтобы настроить каждое правило автоматизации, подписать каждую статью. Я считаю, что если можно сэкономить свое время – нужно это сделать. Поэтому мы решили, что воспользуемся услугой донастройки аккаунта от партнеров сервиса.
Ирина Островская

На начальном этапе доступ к Adesk будет иметь основатель агентства, бухгалтер и финансовый директор. В будущем планируется подключить и менеджеров, чтобы они могли работать с платежным календарем и видеть какие-то данные, необходимые им для работы. 

Я уже видела условно-финальный вариант настройки и могу с уверенностью сказать – мы круто облегчили себе жизнь.
Ирина Островская

Результаты

И хотя в агентстве только начали использовать сервис, нет сомнений, что в будущем он сбережет руководителю кучу времени, нервов и денег. 

Мы выбрали юзабельный сервис, с классной быстрой техподдержкой и всеми важными инструментами. Я уверена, что управленческий учет – это прямой путь к сохранению и приумножению денег. Печально, что мы не пришли к этому раньше – куча данных потеряна, а посмотреть на общую картину было бы очень интересно.

Внедрять управленку нужно как можно раньше: сняли офис, наняли сотрудников, договорились о доставке воды и внедрили управленческий учет. И с этим набором уже можно работать.
Ирина Островская