Финансы
Бизнес
Маркетинг
Кейсы
Подписаться
Телеграм-канал
Как управленка попадает в руки бухгалтера
В идеальном мире вести управленку может либо сам собственник, либо финансовый директор. Когда компания только открывается, часто собственники ведут учет сами. Это позволяет:
- сэкономить на зарплате отдельного сотрудника;
- быть в курсе происходящего в компании.
За время плотной работы с управленческими отчетами и аналитикой руководитель вникает в свой бизнес, учится работать с цифрами и принимать на их основе решения.
В какой-то момент собственник понимает, что хочет заниматься стратегическим планированием, развитием, управлением — времени на таблицы с отчетами просто не остается. Встает выбор: отдать управленческий учет штатному бухгалтеру, который делает то же самое (на самом деле нет) или нанять финансового директора за 200+ тысяч в месяц? Так управленческий учет попадает в руки бухгалтера.
Сразу оговоримся: мы не имеем ничего против бухгалтеров и некоторые из них действительно могут совмещать две роли и вести два разных учета. Но иногда передача управленки бухгалтеру может навредить и компании, и самому специалисту.
Мы описали 5 причин, почему стоит несколько раз подумать, прежде чем отдать управленческий учет бухгалтеру.
Разная специфика учетов
Бухгалтерский и управленческий учет ведутся с совершенно разной целью. Бухгалтерия нужна, чтобы сотрудники вовремя получили зарплату, а налоговая не отправила к вам инспектора с проверкой.
Управленка — чтобы собственник понимал, что в реальности происходит с его бизнесом и в каком направлении двигаться, чтобы компания развивалась, а прибыль росла.
Если поручить управленческий учет бухгалтеру, есть риск, что скоро он станет похож на бухгалтерский. И не потому что специалист плохой — просто он мыслит другими категориями.
Читайте также: В чем разница между бухгалтерским и управленческим учетом
Разные профессиональные компетенции
Этот пример хорошо демонстрирует разницу между бухгалтером и финансовым директором. Да, оба работают финансами, но их профессиональные навыки отличаются.
Бухгалтер — специалист, который отвечает за отчетность перед государством. Его задача — правильно и вовремя посчитать налоги, заполнить без ошибок декларации и разобраться, как работать после внесения очередных поправок в НК РФ.
Вот чем обычно занимается бухгалтер:
- собирает первичные документы;
- вносит данные в 1С или другую бухгалтерскую программу;
- обрабатывает счета, акты;
- считает и выдает зарплаты, авансы, отпускные;
- работает с налогами и сдает декларации.
Финансовый директор собирает и систематизирует информацию, на основе которой руководитель сможет принять решение, ищет пути роста прибыли.
Финдиректор должен уметь:
- внедрять нужные управленческие отчеты в том виде, который будет понятен собственнику бизнеса;
- искать способы оптимизации расходов;
- видеть точки роста выручки и прибыли;
- планировать будущее компании и предотвращать кассовые разрывы.
Конечно, некоторые бухгалтеры обладают компетенциями финансового директора, но это скорее исключение, чем правило.
Читайте также: Как понять, что пора нанимать финансового директора
Выгорание
Мы неоднократно слышали, что бухгалтеры не любят, когда на них «вешают» управленку. Не знаем, насколько с нами согласны представители этой профессии, но здравый смысл подсказывает — совмещать две полноценные должности очень непросто.
Такие специалисты всегда «в огне» и пытаются впихнуть невпихуемое в рабочий день. Ничего не выходит и им приходится задерживаться в офисе, а то и вовсе работать в выходные. Долго продержится такой сотрудник? Кажется, что профессиональное выгорание маячит где-то на горизонте.
Потеря оперативности
Еще один важный нюанс — оперативность. Из-за специфики учета данных в бухгалтерских отчетах данные часто видны постфактум. Это значит, что сделать какие-то выводы вы сможете уже после случившегося.
Управленка ведется в режиме реального времени и позволяет посмотреть на состояние компании в моменте. А если вы еще и планированием занимаетесь, такой учет поможет заглянуть в будущее и предсказать, что ждет бизнес через неделю или месяц.
Эта разница только усложняет переключение специалиста между бухгалтерским и управленческим учетом.
Управленческий учет будет страдать
Бухгалтер может столкнуться с необходимостью расставить приоритеты. Что важнее: подать декларацию, предварительно проверив ее на ошибки, или сформировать для собственника отчет по задолженностям?
Выбор очевиден — если декларацию не подать в срок, можно нарваться на штраф или вовсе спровоцировать налоговую проверку.
Перед бухгалтером постоянно будет стоять выбор: заполнить бухгалтерские отчеты или управленческие? Внести данные по отгрузкам в 1С или в табличку собственника? Рассчитать налогооблагаемую прибыль или составить график корреляции между выручкой и расходами?
И в таких ситуациях он всегда будет выбирать бухгалтерские задачи. И будет прав, потому что это может дорого стоить компании.
Что делать, если нет денег на финдира и времени на самостоятельный учет
Идеальная картина: в компании есть собственник, работающий на глобальные цели, бухгалтер, занимающийся налогами и зарплатами, и финансовый директор, сосредоточенный на аналитике и развитии бизнеса. Но это утопия, особенно для малого (а иногда и среднего) бизнеса — у компании просто нет лишних средств на содержание стольких сотрудников в штате.
В этой ситуации есть три варианта:
- Назначить сотрудника, который будет вносить данные. Он будет делать механическую работу, а вы время от времени анализировать информацию и принимать решения. Эту задачу можно поручить секретарю, администратору или кому-то из менеджеров и, разумеется, дать прибавку к зарплате.
- Привлечь финансового директора на аутсорсе. Он не будет 24/7 работать с вашей отчетностью, но поможет закрыть глобальные задачи: рассчитать финмодель, найти способы оптимизировать затраты, подсказать, в какую сторону масштабировать бизнес. Стоит такой специалист недешево, но он выгоднее, чем штатный финдир.
- Внедрить сервис финансового учета. В выигрыше будут все: и менеджер, которому не придется отвлекаться на посторонние задачи, и вы — потому что не будете переживать за корректность данных. А если в будущем решите привлечь финансового директора, он скажет спасибо, ведь у него будет понятный инструмент, отнимающий минимум времени. Специалист сможет тратить ресурсы на планирование и поиск рычагов для роста прибыли, а не на вбивание цифр в таблицы.
Вот что говорит один из пользователей об экономии времени с сервисом Adesk:
У нас вручную распределяется крайне мало операций — почти везде работает автоматизация. Порой чувствуешь себя неловко, когда тебе и делать-то по сути нечего 😃 Лишь изредка я обновляю настройки и делаю «ревизию» статей — что-то убираю или добавляю, если того требует ситуация.
Как работает автоматизация? Вы подключаете интеграцию с банком, чтобы все операции попадали в сервис без вашего участия, а потом настраиваете правила автоматизации — условия, по которым Adesk будет обрабатывать платежи.
Например, вы можете «сказать» сервису, чтобы всем операциям с назначением «аренда» присваивалась статья «Содержание офиса», а если отправителем платежа будет ИП Смирнов — назначался проект «Ремонт квартиры на Сухаревской». Вы настраиваете правила один раз, а дальше сервис всё делает сам.
Кроме экономии времени, специализированный сервис управленческого учета Adesk принесет и другие выгоды:
- У вас будут все нужные отчеты. Их не нужно собирать вручную, подбирать формулы и вот это всё. Достаточно перейти в нужный раздел меню и посмотреть готовый отчет, который сервис построит автоматически на основе внесенных данных. ДДС, ОПиУ и Баланс, отчет по задолженностям, анализ расходов — всё это уже есть в Adesk.
- И визуализация. Мы уверены, что нельзя управлять тем, чего не видишь, поэтому добавили (и будем добавлять еще) много графиков и диаграмм. С их помощью вы можете наглядно оценить, что происходит с компанией или провести экспресс-анализ финансового состояния.
