Что такое платежный календарь и зачем он нужен производству

Платежный календарь — это инструмент краткосрочного планирования, в который собственник или финансист производства вносит ожидаемые поступления и платежи с указанием соответствующей даты. Это дает представление о том, когда и сколько денег должно поступить на счета, какие расходы предстоят и каким будет остаток после всех операций.

Для производств платежный календарь особенно важен из-за особенностей работы. Деньги часто приходится тратить раньше, чем поступает оплата от клиентов: сначала нужно закупить сырье, материалы или комплектующие, выплатить зарплату сотрудникам и оплатить другие текущие расходы, а только потом получить деньги за готовую продукцию.

Например, производитель мебели может согласиться на заказ без предоплаты, потому что на счетах сейчас есть деньги. Но в момент закупки материалов выяснится, что свободных средств уже нет: они нужны на аренду, налоги и зарплату. В итоге придется выбирать — купить материалы и допустить просрочку по обязательным платежам или оплатить текущие счета и отложить запуск заказа. Платежный календарь помог бы предвидеть эту ситуацию и договориться с клиентом об авансе или сдвинуть дату закупки.

С помощью платежного календаря собственник производства может:

→ Заранее увидеть риск кассового разрыва. Календарь показывает даты, в которые запланированные расходы превышают доступный остаток денежных средств.

Читайте также: Кассовые разрывы в бизнесе: как избежать с помощью платежного календаря Adesk

→ Проверить условия нового заказа до подписания договора. Если клиент просит работать без предоплаты, уменьшить аванс или дать отсрочку, календарь помогает понять, выдержит ли производство такой график оплат.

→ Оценить возможность крупных вложений. Перед покупкой станка, ремонтом оборудования или расширением цеха можно проверить, не заберет ли вложение средства, которые нужны для текущей работы.

→ Подготовиться к сезонности. Если поступления зависят от сезона, календарь помогает заранее увидеть месяцы с низкой выручкой, спланировать обязательные расходы и заранее создать запас материалов или сформировать резерв под обязательные расходы.

→ Спланировать закупку сырья и материалов. В таблице видно, когда и сколько нужно заплатить поставщикам, чтобы не сорвать производство и не забрать деньги с зарплаты, налогов или аренды.

💡 Не стоит путать платежный календарь и БДДС. Оба инструмента используются для финансового планирования, но решают разные задачи. БДДС помогает планировать работу компании на месяц, квартал или год вперед, а платежный календарь показывает ближайшие поступления и выплаты по конкретным датам, помогает вовремя замечать риск кассового разрыва и принимать оперативные решения.

Где вести платежный календарь

Если у вас мало операций — подойдут Excel или Google Sheets. Мы подготовили шаблон, где уже продумана структура таблицы и настроены формулы.

Для начала работы нужно скачать шаблон и сделать его копию через «Файл — создать копию».

👉 Скачать шаблон платежного календаря

Вместе с платежным календарем в наборе есть другие шаблоны для финучета производства: отчет о движении денежных средств, ОПиУ, финансовая модель и отчет по обязательствам. В совокупности они дают более информативную картину финансового состояния производства как на ближайшие дни, так и в более долгосрочной перспективе.

Как заполнить платежный календарь на примере шаблона Adesk

Платежный календарь работает по простому принципу: в него нужно внести все будущие поступления и выплаты компании, а затем сравнить их с остатком денег на счетах. 

Шаблон платежного календаря Adesk состоит из четырех листов: «Инструкция», «Платежный календарь», «Плановые операции», «Справочники». Регулярно вносить данные потребуется только во вкладку «Плановые операции» — календарь будет автоматически собираться на ее основе. Разово нужно заполнить справочную информацию в других листах.

Рекомендуем скачать шаблон, чтобы заполнять его по ходу чтения статьи.

Шаг 1 — заполните лист «Справочники»

Здесь нужно указать направления, проекты или филиалы производства, а также статьи поступлений и выплат, которые используются в компании. Набор статей зависит от специфики бизнеса: например, если производство не только выпускает продукцию, но и сдает часть площадей в аренду, это поступление стоит добавить отдельной статьей.

После заполнения справочника информация автоматически появятся в листе «Плановые операции», куда вы будете вносить будущие платежи и поступления

Для каждой статьи нужно выбрать тип операции, чтобы календарь корректно учитывал приходы и расходы. В нашем шаблоне предусмотрено три варианта:

→ «Поступления от клиентов» — для оплаты заказов и другой выручки от основной деятельности;

→ «Прочие поступления» — для операций, не связанных с продажами, например сдачи помещений в аренду, вкладов собственников или продажи имущества;

→ «Выплата» — для любых расходов компании.

Шаг 2 — укажите начальные остатки и отразите плановые операции

Календарь будет формироваться на основе информации, которую вы отразите в листе «Плановые операции», но чтобы он получился корректным — надо сначала указать начальные остатки в листе «Платежный календарь». 

Внесите остаток на начало планируемого периода, конечные остатки за каждый день будут рассчитаны автоматически после внесения всех поступлений и выплат

Далее можно переходить к заполнению листа с операциями: там нужно отразить суммы всех будущих поступлений и выплат компании.

Для каждой операции укажите дату, контрагента, сумму и выберите статью ДДС, филиал и тип операции

В поступлениях укажите все суммы, которые производство ожидает получить: авансы от клиентов, оплату готовой продукции, промежуточные платежи по договорам, возврат задолженности от покупателей.

Если точная дата оплаты зависит от клиента, ориентируйтесь на условия договора и фактическую платежную дисциплину контрагента. Например, если по договору клиент должен оплатить заказ в течение 10 рабочих дней после отгрузки, но обычно переводит деньги ближе к последнему дню, в календаре лучше ставить более реальную дату.

В выплатах отразите будущие расходы: закупку сырья и материалов, зарплату сотрудникам, аренду цеха, налоги, логистику, платежи по кредитам и лизингу, ремонт или обслуживание оборудования.

Повторяющиеся платежи, например аренду, зарплату или кредитный платеж, лучше внести сразу на несколько периодов вперед, чтобы не держать их в памяти и не пропустить важную дату. Еще бывают ситуации, когда заранее неизвестна точная сумма расхода. Например, если производство каждый месяц закупает упаковку, но итоговый счет зависит от объема заказов, можно временно поставить сумму по последней закупке или ориентироваться на ближайший подтвержденный план. Когда поставщик выставит счет, данные нужно обновить.

Откуда брать данные для платежного календаря

Информацию можно взять из ОДДС, договоров с клиентами и поставщиками, банковских выписок, планов закупок сырья, зарплатных ведомостей, графиков платежей по кредитам и налогам.

Шаг 3 — проанализируйте получившийся платежный календарь

В готовом календаре обратите внимание на строку «Плановый остаток денежных средств на конец дня». Она показывает, сколько денег останется после всех поступлений и выплат по каждой дате.

Если остаток уйдет в минус, ячейка подсветится красным и появится предупреждение «Кассовый разрыв». Это значит, что в указанную дату не хватит денег на запланированные платежи.

Чтобы решить проблему, можно попробовать перенести часть закупки, договориться с поставщиком об отсрочке, ускорить оплату от клиента или привлечь дополнительные деньги

Дальше нужно понять, из-за чего возник минус, возможно, на один день запланированы несколько крупных трат — закупка сырья, зарплата и налоговые платежи.

Что дальше

Календарь нужно регулярно обновлять: клиент может задержать оплату, поставщик — перенести отгрузку, оборудование — потребовать срочного ремонта. Если такие изменения не внести в таблицу, календарь будет показывать старый план, а не реальную ситуацию.

Пока операций немного, платежный календарь удобно вести в таблице, но по мере роста производства увеличивается и количество данных: появляются новые поставщики, заказы, закупки, платежи и поступления. Чтобы поддерживать календарь в актуальном состоянии вручную, потребуется больше времени. В такой ситуации можно рассмотреть сервис финучета с интеграциями и автоматизацией процессов.

Например, в Adesk можно подключить банки и операции будут автоматически выгружаться в сервис и распределяться по статьям учета. Вам не придется собирать информацию вручную и мириться с тем, что какое-то время она не будет актуальной — до следующего обновления таблиц.

В Adesk есть платежный календарь, ДДС, ОПиУ и другие инструменты аналитики и прогнозирования. В совокупности они помогают видеть общую финансовую картину производства.

Так выглядит платежный календарь в сервисе Adesk

Работа с платежным календарем в сервисе выглядит так: достаточно один раз задать регулярные платежи, например, аренда, зарплата, кредиты, и Adesk сам учтет их на недели и месяцы вперед. Вы будете видеть ожидаемую нагрузку и сможет подготовиться, если появится риск кассового разрыва.

Еще в сервисе есть финансовый ИИ-помощник, к которому можно обратиться, если в календаре появился риск кассового разрыва, нужно оценить последствия отсрочки для клиента или возможность покупки дорогостоящего оборудования. Ассистент проанализирует текущую ситуацию в компании и подскажет, как можно поступить без ущерба для текущей работы, и подсветит вероятные риски.

Внедрение не требует сложной настройки: нужно зарегистрироваться, подключить банки и заполнить базовую информацию о финансах компании.

👉 Попробовать Adesk можно бесплатно — тестовый период доступен 14 дней