Коротко: платежный календарь — это таблица, где все будущие поступления и расходы заведения расписаны по датам. Он помогает заранее увидеть дни, когда денег не хватит, и принять меры: перенести платежи, договориться об отсрочке или ускорить поступления. Без такого инструмента собственник рискует остаться без денег на закупку продуктов и зарплату, даже если бизнес прибыльный.

Зачем владельцам заведений общепита нужен платежный календарь

Платежный календарь — это инструмент планирования, который предприниматели используют для контроля предстоящих платежей и поступлений.

Выглядит он как классический календарь, только к числу и дню недели еще добавляется информация о том, сколько денег должно поступить на счета, какие расходы предстоят и каким будет остаток после всех операций.

Пример платежного календаря. Источник: adesk.ru

Для общепита платежный календарь особенно важен: выручка здесь зависит от сезона, дня недели и погоды, деньги не всегда поступают сразу, а обязательные расходы нельзя надолго переносить. Из-за предоплат и задержек по выплатам остаток на счете не показывает, сколько денег действительно свободно. 

Почему не стоит тратить предоплату до выполнения заказа / услуги — писали здесь: Как работать с предоплатами и не попасть в кассовый разрыв

Зачем собственнику заведения общепита платежный календарь:

→ Для предотвращения кассовых разрывов. В общепите доходы и расходы часто не совпадают по времени: деньги за банкет могут прийти только через неделю, а закупать продукты, выдавать зарплату команде и платить за аренду нужно сегодня. Календарь заранее подсвечивает эти «дыры», чтобы вы успели принять меры.

→ Для упорядочивания информации по платежам. Закупки, аренда, налоги, коммуналка, зарплата — все в одном месте с привязкой к датам, чтобы была видна полная картина, и вы не пропустили ни один платеж.

→ Для расстановки приоритетов. Когда денег впритык, календарь помогает понять, что важнее закрыть в первую очередь: например, налоги и зарплату, а не срочную закупку дополнительного инвентаря.

→ Для планирования крупных трат. Ремонт кухни или покупка нового оборудования не станут ударом по бюджету. Вы заранее увидите, когда ожидаются большие поступления, и сможете выделить на это деньги без риска для текущих операций.

→ Для аргументации на переговорах. Зная свои финансовые возможности, проще договориться с поставщиком о скидке за раннюю оплату или попросить отсрочку, если видите временный спад выручки.

Где вести платежный календарь: сервисы и таблицы

Если вы ведете управленческий учет в специализированном сервисе, например, в Adesk, наверняка там предусмотрены инструменты для финансового планирования.

В Adesk есть встроенный платежный календарь, куда регулярные платежи нужно внести единожды. Дальше система построит график плановых операций на период, который вам удобен: неделю, месяц или квартал.

На основе запланированных операций можно сформировать график с остатками на счетах. Если в какой-то момент будет недостаточно средств — появится предупреждение о кассовом разрыве

Вариант с сервисом хорош тем, что все данные хранятся в одном месте, а также предусмотрены интеграции с другими системами учета и банками. Вам не нужно «прыгать» из одной программы в другую, чтобы найти информацию о платеже, посмотреть динамику расходов или остатки на счетах.

Кроме того, интеграции с банками избавляют от рутины: не нужно переносить операции вручную — достаточно загрузить выписку, и система сама распределит платежи по статьям учета.

Еще в Adesk есть финансовый ИИ-ассистент, к которому можно обратиться с любым бизнес-вопросом. Например, если по календарю виден риск кассового разрыва, он подскажет, как оптимизировать график платежей.

👉 Попробовать Adesk — 14 дней бесплатно 

Другой вариант — таблицы, он подойдет, если заведение небольшое и количество операций позволяет вести учет вручную.

Ниже разберем, как работать с календарем на примере шаблона в Google Sheets и поделимся ссылкой на него.

Как работать с платежным календарем

Логика инструмента максимально простая: вы вносите туда все ожидаемые приходы и расходы, а потом смотрите, как эти планы соотносятся с реальным остатком на счете.

Прежде чем перейти дальше, рекомендуем скачать бесплатный шаблон и создать копию документа, чтобы вносить изменения. 

Шаг 1 — актуализируйте лист «Справочники»

Здесь укажите подходящие направления, филиалы и проекты, а также — статьи поступлений и выплат, которые есть в вашем заведении. Набор статей зависит от специфики работы: например, если ресторан не только обслуживает гостей, но и проводит платные мастер-классы или сдает помещение под мероприятия, эти доходы стоит добавить отдельными статьями.

Информация отсюда отразится в листе «Плановые операции», куда вы будете вносить будущие платежи, поступления

Чтобы в календаре корректно формировался остаток на конец дня и было понятно, куда уходят и откуда приходят деньги, каждой статье нужно присвоить тип операции. В нашем шаблоне это: 

  • Поступления от клиентов — для учета доходов от основной деятельности. 
  • Прочие поступления — для учета поступлений, которые не связаны с продажей еды и напитков: например, аренда помещения или проведение мастер-классов. 
  • Выплата — для всех расходов: закупки продуктов, зарплаты, аренды, коммунальных услуг и налогов.

Шаг 2 — заполните лист «Плановые операции»

В первую очередь укажите остатки на начало периода в листе «Платежный календарь» — так календарь сформируется корректно. 

На основе остатков на начало планируемого периода и внесенных операций будут рассчитаны конечные остатки на каждый день

Теперь можно вернуться к плановым операциям и отразить все будущие поступления и выплаты заведения.

Здесь надо указать дату, сумму, статью ДДС, филиал и тип операции. Чтобы календарь получился более информативным, можно обозначить контрагента и назначение платежа.

Обратите внимание — сумму выплаты нужно указывать со знаком минус, иначе таблица подсветит ошибку и календарь сформируется с некорректно 

💡 Информацию для заполнения календаря можно брать из отчета о движении денежных средств, договоров с клиентами и поставщиками, выписок, планов, зарплатных ведомостей и других документов.

💡 Если вы отразите повторяющиеся операции, допустим, аренду или взнос по кредиту, на несколько периодов вперед, то снизите риск пропуска платежа.

💡 Если не знаете точную дату или сумму поступления / платежа — ориентируйтесь на информацию в договоре и данные прошлого периода. Этого хватит, чтобы понять, не возникнет ли нехватка денег. Когда появится точная информация, скорректируйте календарь.

Шаг 3 — изучите лист «Платежный календарь»

После заполнения предыдущих листов у вас сформируется календарь:

В этой вкладке вы будете видеть ежедневную сводку о том, сколько денег должно поступить, сколько придется заплатить, и понимать, хватит ли средств

Обратите внимание на строку «Плановый остаток денежных средств на конец дня». Она показывает, сколько денег останется после всех поступлений и выплат на каждую дату: 

  • если денег хватает, ячейки будут зелеными. 
  • если остаток уходит в минус — красными с пометкой «Кассовый разрыв».

При обнаружении риска кассового разрыва нужно пересмотреть календарь: возможно, какие-то платежи стоит перенести на другую дату, а от каких-то временно отказаться.

Читайте также: 5 способов, как ресторану безопасно сократить расходы

Как усилить эффект от платежного календаря

💡 Назначьте ответственного за календарь. Не стоит заполнять его по принципу «кто вспомнил, тот внес». Если сегодня данные добавляете вы, завтра — помощник, а послезавтра — администратор, часть операций легко пропустить или занести дважды. Лучше, чтобы сотрудники передавали информацию одному человеку, а он вносил и проверял данные.

💡 Обновляйте календарь. Один раз заполнить таблицу недостаточно: клиент может перенести оплату банкета, поставщик — прислать счет на другую сумму, а заведению может срочно понадобиться ремонт оборудования. Данные нужно актуализировать сразу, иначе плановый остаток перестанет отражать реальную ситуацию.

💡 Дополните календарь бюджетом. Бюджет показывает, сколько заведение планирует получить и потратить, а платежный календарь — в какие даты должны пройти конкретные поступления и выплаты. Такая сверка помогает вовремя заметить расход сверх плана или понять, что к нужной дате денег на него не хватит.