Шаг 1. Внесите остатки денег на начало периода

Как построить платежный календарь рассмотрим на примере готового шаблона от финансового директора и экспертов Adesk. Скачивайте его по ссылке →

Сначала внесите денежный остаток на начало того дня, с которого начинаете планирование. Данные можно взять из отчета о движении денег компании (ДДС).

Денежные остатки на конец дня рассчитаются автоматически после того, как вы внесете информацию о прогнозируемых поступлениях и выплатах

Шаг 2. Добавьте статьи и филиалы в раздел «Справочник»

В раздел «Справочник» внесите статьи доходов и расходов и присвойте им тип операции — выплата или поступление.

В зависимости от размера компании и специфики бизнеса, статьи могут быть такие: аренда офиса, налоги, маркетинг, зарплаты сотрудниками

Внесенные данные автоматически подтянутся в раздел «Плановые операции», который нужен для добавления поступлений и выплат.

Шаг 3. Заполните раздел «Плановые операции»

Внесите поступления. В таблице укажите дату операции, контрагента — от кого должны поступить деньги — и сумму.

Иногда бывает сложно спрогнозировать точную дату и сумму поступлений из-за разных факторов: сезонности, экономической ситуации или специфики работы компании. Тогда можно использовать статистику за прошлые месяцы — например, сколько в среднем компания заработала в октябре и с учетом этого планировать ноябрь.

После внесения источников доходов в разделе «Платежный календарь» вы увидите, сколько денег должно поступить в компанию на конкретную дату

Внесите выплаты. Здесь аналогично: укажите дату операции, контрагента — кому должны перечислить деньги — и сумму.

Бывают расходы, которые сложно спрогнозировать — например, закупку канцелярии в офис или хозтоваров. Проанализируйте траты за предыдущие месяцы и рассчитайте среднее значение — например, в августе на канцелярию ушло 8 000 ₽, в сентябре — 12 000 ₽, в октябре — 10 000 ₽ — эту сумму внесите в платежный календарь на ноябрь.

После внесения выбытий плановый остаток на конец периода рассчитается автоматически

Важно учитывать, что план не всегда совпадает с фактом: контрагент может попросить отсрочку платежа или возникнет непредвиденная трата. Чтобы повысить точность планирования и снизить риск кассового разрыва:

  • Обновляйте таблицу с учетом актуальных данных из ДДС об остатках денег на начало и конец дня. Тогда вы будете знать, сколько денег реально есть у компании, и сможете понять, хватает ли средств на запланированные платежи. 
  • Расставьте выплаты по приоритетам. Обязательные и срочные — это налоги, зарплата и проценты по кредитам. Их нужно оплачивать в срок, чтобы избежать проблем с ФНС, банками и сотрудниками.

    Обязательные, но менее срочные платежи обычно можно сдвинуть на другую дату и при этом не навредить бизнесу. К ним относятся плановые закупки материалов или канцелярии в офис. Если позволяют условия договора, сюда могут входить выплаты контрагентам и аренда офиса. 

    Все остальные платежи можно запланировать на момент, когда бизнес рассчитается по важным статьям.
  • Назначьте ответственного за ведение платежного календаря. Это может финансовый менеджер, бухгалтер или генеральный директор — он будет собирать, сводить и актуализировать данные в таблице. Так будет меньше рисков, что кто-то из сотрудников случайно добавит в таблицу лишние цифры, собьет формулы и исказит финансовую картину.
На листе «Платежный календарь» все внесенные операции будут распределяться по датам, а в конце будет считаться плановый остаток и появляться предупреждение, если есть риск кассового разрыва

Читайте также: Полный гайд по кассовым разрывам: причины и способы устранения

Платежный календарь можно вести вручную — в таблицах Excel или Google Sheets Если у вас пара контрагентов и число операций до 10 в неделю — этот вариант подойдет.

Если платежей и поступлений много, рассмотрите специализированный сервис. Например, в Adesk есть встроенный платежный календарь: достаточно один раз внести повторяющиеся платежи — и график поступлений и выплат на неделю, месяц или квартал вперед готов. Вы всегда будете знать, какие расходы предстоят, и сможете принять управленческие решения, если на горизонте замаячит кассовый разрыв.

Элементы платежного календаря можно настраивать — суммировать приходы и расходы за день или показывать список операций, а уведомления о предстоящих платежах можно получать прямо в Telegram

В Adesk есть и другие полезные инструменты, а также ключевые финансовые отчеты (ДДС, ОПиУ и баланс), которые система формирует за пару кликов. Вы точно будете знать:

  • сколько бизнес реально зарабатывает, какова рентабельность проектов и сколько можно вывести денег на себя;
  • какие активы есть у бизнеса и насколько эффективно он их использует;
  • какие статьи самые крупные, можно ли их оптимизировать и планировать бюджет.

👉 Пройдите простую регистрацию по ссылке и пользуйтесь сервисом 2 недели бесплатно.