Коротко: ОПиУ показывает, какую выручку получил ресторан, сколько потратил и сколько осталось денег после всех расходов. Отчет помогает оценить рентабельность точек и направлений, понять, что съедает прибыль, и решить, какую сумму можно вывести собственнику без ущерба для бизнеса.

Что такое ОПиУ и зачем он ресторану

Отчет о прибылях и убытках, ОПиУ с англ.Profit and Loss «прибыли и убытки» — это отчет о прибыли компании. Он показывает, сколько ресторан заработал за определенный период.

С помощью отчета о прибылях и убытках можно: 

  • Понять реальную чистую прибыль — сколько заработал ресторан, сколько потратил и сколько осталось в виде прибыли.
  • Найти убыточные или наиболее эффективные филиалы/направления — например, понять, сколько приносят разные точки или разобраться, что выгоднее: проводить банкеты или ежедневно обслуживать гостей. 
  • Выводить дивиденды без вреда для компании — точно знать, какую сумму можно безопасно вывести в качестве дивидендов, чтобы не загнать ресторан в минус.

⚠️ Зачем ОПиУ, если есть ДДС?

ДДС показывает движение денег по счетам. Задача ОПиУ другая: показать, сколько ресторан заработал. Например, деньги от банкета могут поступить в одном месяце, а расходы на продукты и персонал относиться к другому периоду. В ОПиУ доходы и расходы важно учитывать так, чтобы видеть реальную прибыль за выбранный месяц.

PnL ресторана помогают построить специализированные сервисы управленческого учета, например, Adesk, но если вы пока не готовы внедрять такое ПО, составить отчет можно самостоятельно в Excel или Google Sheets — это сложнее и дольше, но бесплатно.

Если у вас нет опыта составления отчетов в таблицах, возьмите за основу готовый шаблон отчета ОПиУ.

👉 Скачать бесплатный шаблон ОПиУ 

Шаг 1: подготовьте информацию

Чтобы отчет ОПиУ был информативным, заполните справочные листы — они содержат данные о филиалах или направлениях деятельности, а также статьи расходов и доходов. Исходя из указанной в этих разделах структуры и будут группироваться цифры в PnL.

Начнем с направлений — для ресторана это могут быть:

  • формат взаимодействия с клиентом, например, заказы в зале, работа на вынос, доставка, агрегаторы заказов;
  • форматы обслуживания: банкеты, услуги кейтеринга, ежедневное обслуживание разовых клиентов;
  • филиалы — если у вас несколько заведений и вы хотите видеть эффективность каждого из них.

Какой вариант выбрать, зависит от формата ресторана и направлений его деятельности — исходите из того, как устроена работа вашего заведения.

Чтобы отчет был читаемым, рекомендуем использовать не более 5 филиалов, направлений или проектов

Статьи ОПиУ — это группы для похожих расходов: например, содержание ресторанов, фудкост, зарплаты. Дополнительно группы лучше разделить по категориям — тут есть разные подходы, а выбор зависит от целей отчета и структуры учета в ресторане. 

Вы можете использовать любую группировку для статей расходов — ориентируйтесь на структуру текущего учета и бизнес-модель заведения

В нашем шаблоне используется классический подход, в котором расходы делятся на прямые, общепроизводственные, коммерческие, административные и прочие. Отдельно вынесены налоги и сборы.

Шаг 2: внесите данные о платежах и поступлениях

Соберите все операции за последний месяц или два и внесите их в таблицу. Для каждой операции укажите:

  • дату операции и наименование контрагента;
  • описание/содержание — чтобы можно быстро сориентироваться, что за платеж или поступление;
  • сумму — сколько поступило или ушло; 
  • статью ОПиУ, филиал или направление, а также раздел, к которому относится операция. Например, расходы на эквайринг пойдут в «Прямые расходы», а поступление денег за проведенный банкет — в «Выручка».
В двух последних столбцах укажите номер месяца, к которому относится операция, и год — это необходимо для корректного отображения данных в отчете

❌ Не переносите операции в ОПиУ вручную 

✅ Попробуйте Adesk. В сервисе предусмотрены интеграции с банками и эквайрингами: выписки автоматически загружаются и распределяются по статьям, филиалам и направлениям, и на их основе формируется ОПиУ. Вам не нужно каждый раз собирать информацию о платежах из разных источников, сводить их в таблице и проверять, все ли операции попали в отчет.

💙 Перейти в Adesk 

Шаг 3: изучите готовый отчет

Если строите отчет на основе шаблона, то больше ничего делать не придется — отчет автоматически построится в отдельном листе на основе данных, которые вы внесли. 

Смотреть отчет можно в сокращенном виде или в более подробном, развернутом — по филиалам/направлениям деятельности и статьям расходов

В отчете прибыль ресторана разделена на три уровня: 

  • Валовая прибыль — результат работы направлений. Тут можно посмотреть финансовую эффективность в общем, а также по каждому из направлений деятельности или филиалов. 
  • Операционная прибыль — финансовый результат от основной деятельности. Кредиты, прочие доходы и расходы, система налогообложения тут не учитываются.
  • Чистая прибыль — показывает финансовый результат деятельности ресторана или сети ресторанов с учетом всех доходов и расходов.

При анализе отчетов обращайте внимание на рентабельность бизнеса на каждом уровне, а также рентабельность отдельных направлений и итоговую рентабельность по чистой прибыли. Сравнивайте, как меняется показатель от месяца к месяцу и что происходит с ним в долгосрочном периоде — например, год к году. Исходя из результатов делайте выводы: возможно, пора закрыть убыточную точку или, наоборот, вложиться в расширение сети.

Читайте также: Как в пита-баре YOM снизили долю расходов на закупку продуктов в 1,5 раза

Поддерживайте PnL в актуальном состоянии — регулярно вносите данные о доходах и расходах, и не менее раза в неделю заглядывайте в итоговый отчет. Это поможет вовремя замечать аномалии и принимать решения, которые приведут ресторан к еще бóльшим финансовым успехам.