Кратко: что такое ОПиУ и зачем он ресторану

Отчет о Прибылях и Убытках, ОПиУ или PnL — это отчет о прибыли компании. Он показывает, сколько ресторан заработал за определенный период.

С помощью отчета о прибылях и убытках можно: 

  • Понять реальную чистую прибыль — сколько заработал ресторан, сколько потратил и сколько осталось в виде прибыли.
  • Найти убыточные или наиболее эффективные филиалы/направления — например, понять, сколько приносят разные точки или разобраться, что выгоднее: проводить банкеты или ежедневно обслуживать гостей. 
  • Выводить дивиденды без вреда для компании — точно знать, какую сумму можно безопасно вывести в качестве дивидендов, чтобы не загнать ресторан в минус.

PnL ресторана помогают построить специализированные сервисы управленческого учета, например, Adesk, но если вы пока не готовы внедрять такое ПО, составить отчет можно самостоятельно в Excel или Google Sheets — это сложнее и дольше, но бесплатно.

Если у вас нет опыта составления отчетов в таблицах, возьмите за основу готовый шаблон отчета ОПиУ — он есть в нашем бесплатном наборе управленческих инструментов. Скачать набор бесплатно →

Шаг 1: подготовьте информацию

Чтобы отчет ОПиУ был информативным, заполните справочные листы — они содержат данные о филиалах или направлениях деятельности, а также статьи расходов и доходов. Исходя из указанной в этих разделах структуры и будут группироваться цифры в PnL.

Начнем с направлений — для ресторана это могут быть:

  • формат взаимодействия с клиентом, например, заказы в зале, работа на вынос, доставка, агрегаторы заказов;
  • форматы обслуживания: банкеты, услуги кейтеринга, ежедневное обслуживание разовых клиентов;
  • филиалы — если у вас несколько заведений и вы хотите видеть эффективность каждого из них.

Какой вариант выбрать, зависит от формата ресторана и направлений его деятельности — исходите из того, как устроена работа вашего заведения.

Чтобы отчет был читаемым, рекомендуем использовать не более 5 филиалов, направлений или проектов

Статьи ОПиУ — это группы для похожих расходов: например, содержание ресторанов, фудкост, зарплаты. Дополнительно группы лучше разделить по категориям — тут есть разные подходы, а выбор зависит от целей отчета и структуры учета в ресторане. 

Вы можете использовать любую группировку для статей расходов — ориентируйтесь на структуру текущего учета и бизнес-модель заведения

В нашем шаблоне используется классический подход, в котором расходы делятся на прямые, общепроизводственные, коммерческие, административные и прочие. Отдельно вынесены налоги и сборы.

Шаг 2: внесите данные о платежах и поступлениях

Соберите все операции за последний месяц или два и внесите их в таблицу. Для каждой операции укажите:

  • дату операции и наименование контрагента;
  • описание/содержание — чтобы можно быстро сориентироваться, что за платеж или поступление;
  • сумму — сколько поступило или ушло; 
  • статью ОПиУ, филиал или направление, а также раздел, к которому относится операция. Например, расходы на эквайринг пойдут в «Прямые расходы», а поступление денег за проведенный банкет — в «Выручка».
В двух последних столбцах укажите номер месяца, к которому относится операция, и год — это необходимо для корректного отображения данных в отчете

Шаг 3: изучите готовый отчет

Если строите отчет на основе шаблона, то больше ничего делать не придется — отчет автоматически построится в отдельном листе на основе данных, которые вы внесли. 

Смотреть отчет можно в сокращенном виде или в более подробном, развернутом — по филиалам/направлениям деятельности и статьям расходов

В отчете прибыль ресторана разделена на три уровня: 

  • Валовая прибыль — результат работы направлений. Тут можно посмотреть финансовую эффективность в общем, а также по каждому из направлений деятельности или филиалов. 
  • Операционная прибыль — финансовый результат от основной деятельности. Кредиты, прочие доходы и расходы, система налогообложения тут не учитываются.
  • Чистая прибыль — показывает финансовый результат деятельности ресторана или сети ресторанов с учетом всех доходов и расходов.

При анализе отчетов обращайте внимание на рентабельность бизнеса на каждом уровне, а также рентабельность отдельных направлений и итоговую рентабельность по чистой прибыли. Сравнивайте, как меняется показатель от месяца к месяцу и что происходит с ним в долгосрочном периоде — например, год к году. Исходя из результатов делайте выводы: возможно, пора закрыть убыточную точку или, наоборот, вложиться в расширение сети.

Читайте также: Как в пита-баре YOM снизили долю расходов на закупку продуктов в 1,5 раза

Поддерживайте PnL в актуальном состоянии — регулярно вносите данные о доходах и расходах, и не менее раза в неделю заглядывайте в итоговый отчет. Это поможет вовремя замечать аномалии и принимать решения, которые приведут ресторан к еще бóльшим финансовым успехам.