Отчет ДДС для производства: зачем нужен, где вести и как его составить

Что такое ДДС и зачем он нужен производству

Для производства ОДДС особенно важен из-за длинного денежного цикла. Обычно компания сначала оплачивает сырье, работу цеха, аренду, логистику и обслуживание оборудования, а поступления от клиентов могут прийти позже — после отгрузки или с отсрочкой. Из-за этого легко попасть в кассовый разрыв: деньги от клиентов еще не пришли, а поставщикам, сотрудникам и арендодателю уже нужно платить. ОДДС помогает заранее увидеть такой риск, понять, хватит ли денег на ближайшие обязательные платежи, и вовремя принять меры: перенести часть расходов или договориться об отсрочке.

Зачем производству отчет ДДС:

Где вести отчет ДДС

Небольшие производства, где количество операций позволяет комфортно вести отчет ДДС вручную, могут использовать таблицы: Google Sheets или Excel. В случае с Excel есть нюанс: локальная версия — не для совместной работы. Файл приходится передавать между участниками учета, что может привести к потере актуальной версии документа.

Если производство растет и операций становится больше — появляются новые счета, поставщики, направления, платежи по кредитам и лизингу, закупки сырья, выплаты подрядчикам, — стоит рассмотреть специализированные сервисы для учета. Это позволит сократить время на учет и снизить риск ошибок, которые возникают из-за большого объема данных.

Например, в Adesk можно собрать ДДС за пару минут — самостоятельно настраивать структуру и переносить операции из банка вручную для этого не придется.

После регистрации в сервисе нужно подключить банк, нажать «Собрать отчет ДДС» и получить готовую сводку о движении денежных средств.

Как составить ДДС для производства: инструкция на примере шаблона Adesk

Составление отчета будем рассматривать на примере шаблона отчета ДДС от экспертов Adesk. Он бесплатный, скачать его можно по этой ссылке — рекомендуем сделать это сразу и заполнять по ходу чтения статьи.

Шаблон состоит из четырех основных листов, связанных между собой формулами — самим настраивать структуру и расчеты не нужно. От вас потребуется только внести данные в соответствующие листы.

Шаг 1 — соберите и отсортируйте операции

Для отчета ДДС нужны все поступления и платежи компании за период: можно начать с месяца или квартала. Выгрузите данные о том, кто и когда перевел деньги, кому заплатили, за что и какая была сумма. Это позволит заметить повторяющиеся платежи и выделить основные источники поступлений и статьи расходов.

Информацию для ОДДС можно взять из банковских выписок, приложения банка, CRM, кассовых документов, чеков, внутренних реестров платежей или таблиц, которые уже ведутся в компании. Подойдут любые источники, где есть актуальная информация о денежных операциях.

После сбора нужно объединить похожие платежи и поступления в группы, это будут статьи ДДС. Например:

⚠️ Слишком много статей создавать не нужно: отчет станет громоздким и сложным для понимания. Чересчур укрупнять тоже не стоит: если все расходы сложить в одну статью «Расходы производства», то отчет не покажет, что именно забирает больше денег — материалы, логистика, зарплата или обслуживание оборудования.

Шаг 2 — заполните лист «Справочники»

В столбце «Все кошельки» укажите места, где у производства хранятся деньги: расчетные счета, корпоративные карты, кассу или электронные кошельки, если они используются.

Дальше заполните столбец «Филиал / Направление / Проект». Что именно сюда вносить, зависит от того, как вы хотите анализировать движение денег: если нужна более подробная картина — добавьте направления или проекты. Для производства это могут быть:

→ каналы продаж: «Опт», «Маркетплейсы», «Дистрибьюторы»;

→ группы продукции: «Мебель на заказ», «Серийная мебель», «Торговое оборудование»;

→ филиалы или цеха, если их несколько;

→ отдельные крупные проекты, если по ним важно отслеживать поступления и выплаты.

Например, если производство делает и мебель на заказ, и серийную продукцию для маркетплейсов, эти направления лучше разделить. Так в отчете будет видно, откуда приходят деньги и на какие направления уходит больше всего выплат.

Столбец «Вид деятельности для ДДС» в шаблоне уже настроен — оставьте его в текущем виде. Здесь перечислены основные виды операций, они пригодятся, когда вы будете вносить операции и распределять их по статьям ДДС.

Шаг 3 — заполните лист «Статьи ДДС»

На этом листе нужно внести статьи поступлений и выплат, которые вы сформировали на первом шаге — при сборе операций.

Также для каждой статьи нужно выбрать вид деятельности:

→ Операционная — все, что связано с текущей работой производства: поступления от клиентов, закупка сырья, зарплата цеха, аренда, логистика, налоги, ремонт оборудования.

→ Инвестиционная — вложения в развитие: покупка станков, модернизация линии, продажа оборудования.

→ Финансовая — операции с заемными деньгами и вложениями: получение кредита, возврат займа.

→ Расчеты с собственниками — дивиденды и другие выплаты владельцам.

→ Техническая операция — переводы между своими счетами.

Шаг 4 — внесите платежи и поступления в листе «Операции»

Отразите все операции, которые вы собрали на первом шаге: поступления от клиентов, выплаты поставщикам, зарплаты, налоги, платежи по кредитам, покупку оборудования и другие движения денег. Для каждой операции обязательно укажите дату, выберите счет или кошелек, филиал / направление / проект, статью ДДС и сумму. Если деньги пришли в компанию — заполните сумму поступления, если ушли — сумму выплаты.

⚠️ Важно: в отчет ДДС попадает только фактическое движение денег. Если поставщик выставил счет, но вы его еще не оплатили, операции в ДДС пока нет. Если клиент подписал документы, но деньги еще не поступили, это тоже не поступление для отчета. ДДС показывает именно деньги: пришли они на счет или ушли с него.

Как читать отчет ДДС

После заполнения предыдущих листов шаблона отчет автоматически соберется во вкладке «ОДДС». Выглядеть он будет вот так:

Перед анализом отчета проверьте, что данные собраны без ошибок. Для этого внизу листа есть контрольные строки — «Проверка сходимости остатков» и «Проверка сходимости ОДДС». В корректно заполненном отчете там должны стоять нули. 

На что обращать внимание в готовом ДДС производства:

→ Как меняется остаток денег на конец месяца. Если стабильно средств становится всё меньше, нужно посмотреть, из-за чего это происходит: выросли выплаты, снизились поступления или деньги ушли на крупные разовые расходы.

→ Хватает ли доходов от основной деятельности на текущие расходы. Сравните поступления от клиентов с выплатами на сырье, зарплату, аренду, налоги и логистику. Если по основной деятельности денег уходит больше, чем приходит, производство может закрывать текущую работу за счет кредитов, займов или вложений собственника.

→ Какие статьи расходов забирают больше всего денег. Это помогает понять, где сосредоточена основная нагрузка. Например, если значительная часть выплат уходит на сырье, стоит проверить условия закупок и объем запасов; если растут расходы на ремонт оборудования — оценить, не выгоднее ли его заменить или модернизировать.

→ Насколько оптимальны затраты на ресурсы. Проверьте, не уходит ли слишком много денег на сырье, материалы, упаковку, комплектующие и энергию. Если ресурсы закупаются или расходуются больше, чем нужно, пересмотрите нормы расхода, объемы закупок и условия поставщиков.

→ За счет чего пополняются счета. Если собственник регулярно вносит деньги в бизнес или компания часто берет займы, важно понять, это временная поддержка или производству системно не хватает денег от основной деятельности.

💙 Составьте ОДДС за пару минут в Adesk

После регистрации подключите банк и нажмите «Собрать отчет ДДС». Adesk автоматически загрузит выписку, распределит операции по статьям и построит отчет. Вы сможете сразу приступить к анализу, а не тратить время на сбор данных.

Построить ДДС в Adesk