Отчет ДДС для общепита: зачем нужен, где вести и как его составить

Зачем заведениям общепита нужен отчет ДДС

Отчет о движении денежных средств, ДДС или ОДДС, от англ. cash flow — «движение денег», — это управленческий инструмент, который помогает предпринимателю контролировать денежные потоки — понимать, откуда приходят деньги и на что заведение их тратит.

Для заведений общепита — кафе, ресторанов, кофеен и других форматов, отчет ДДС нужен, чтобы:

Где кафе и ресторанам вести отчет ДДС

Отчет ДДС можно вести в таблицах или специализированном сервисе. Выбор зависит от количества точек и направлений, числа счетов и операций, а также от того, сколько времени бизнес готов тратить на ручную работу.

Таблицы Google или Excel удобны тем, что не нужно внедрять отдельную программу и обучать команду новому сервису. Такой вариант подойдет небольшим заведениям с одной точкой и одним основным направлением — например, ресторану, который обслуживает только гостей в зале, компании, работающей на доставку, или кофейне с напитками навынос. Главное — обеспечить регулярный учет операций, который не будет заниматься много времени из-за ручного сбора данных.

Чтобы с нуля составить отчет ДДС в таблице, нужно:

Можно пойти простым путем — не возиться с настройкой структуры и формул, а воспользоваться готовым шаблоном отчета ДДС для кафе и ресторанов от экспертов Adesk. В нем уже все продумано, останется только внести данные своего заведения и проанализировать получившийся отчет.

👉 Скачать бесплатный шаблон ОДДС

Специализированные сервисы подойдут заведениям с несколькими точками, направлениями, расчетными счетами и большим количеством операций, а также тем, кто хочет сократить ручную работу и быстрее получать актуальные данные.

Например, в Adesk отчет ДДС можно собрать за пару минут. Зарегистрируйтесь в сервисе, подключите банк и нажмите «Собрать отчет ДДС». Сервис загрузит выписку, распределит операции по статьям и построит отчет — можно сразу переходить к анализу, не тратя время на ручной сбор данных.

Помимо ДДС, в Adesk есть ОПиУ, управленческий баланс, учет дебиторской и кредиторской задолженности, бюджет, платежный календарь и другие полезные для предпринимателя инструменты. Вместе они показывают не только движение денег, но и прибыль заведения, его обязательства и риск нехватки средств на будущие платежи.

👉 Попробовать все возможности сервиса финучета для кафе и ресторанов

Принцип работы с отчетом рассмотрим на примере нашего шаблона.

Как составить ДДС для общепита: пошаговая инструкция на примере шаблона Adesk

Перед началом работы рекомендуем скачать шаблон ДДС от экспертов Adesk и заполнять его по ходу чтения статьи. Так будет проще разобраться, как устроен отчет, а к концу статьи у вас будет готовый ОДДС.

Для заполнения понадобятся данные об остатках в кассе, на расчетных счетах и корпоративных картах на начало выбранного периода, а также все фактические поступления и выплаты за это время.

Шаг 1 — соберите и отсортируйте операции

Сначала выгрузите данные обо всех поступлениях и выплатах заведения за выбранный период. Для первого отчета лучше взять один месяц: этого достаточно, чтобы разобраться с логикой ДДС и не запутаться в большом объеме данных. Если операций немного или заведение работает не каждый день, можно сразу составить отчет за квартал.

Данные можно взять из банковских выписок, кассовых отчетов и операций по корпоративным картам. Отчеты эквайринга, агрегаторов доставки и ресторанных учетных систем помогут уточнить, откуда поступили деньги и к какому направлению они относятся. Для каждой операции нужна следующая информация:

Такая детализация нужна, чтобы заметить повторяющиеся платежи и выделить основные источники поступлений и статьи расходов.

После сбора объедините похожие операции в группы — это будут статьи ДДС. Например: 

Не стоит создавать отдельную статью для каждого поставщика или вида продукта. Например, выплаты поставщикам мяса, овощей и молочной продукции можно объединить в статью «Продукты и напитки», а название конкретного поставщика указать в поле «Контрагент».

Чересчур подробная структура перегрузит отчет, и в нем будет сложно ориентироваться. Слишком крупные статьи тоже не подойдут: если объединить все выплаты в одну группу «Расходы ресторана», ДДС не покажет, сколько денег уходит на продукты, сотрудников, аренду или маркетинг.

Шаг 2 — заполните лист «Справочники»

Тут нужно собрать справочную информацию, которая понадобится при дальнейшем заполнении шаблона: источники хранения и движения денег и сегменты, по которым будете анализировать потоки — направление или филиал.

В столбце «Кошелек» укажите все действующие расчетные счета, кассы, корпоративные карты и электронные кошельки, если вы ими пользуетесь. Каждый кошелек лучше добавить отдельно, чтобы можно будет проверить движение денег и остаток по каждому из них. Строку «Все кошельки» лучше не удалять, она нужна, чтобы посмотреть отчет по заведению целиком.

В столбце «Филиал / Направление / Проект» внесите то, по чему хотите анализировать денежный поток. Если у бизнеса несколько точек, добавьте каждую из них. Если точка одна, но важно отдельно учитывать, например, кухню и бар, доставку, банкеты или кофейню, укажите эти направления.

Также в «Справочнике» есть колонка с видами деятельности, куда входят: 

Здесь ничего менять не нужно, эта информация пригодится для дальнейшей работы.

Шаг 3 — заполните лист «Статьи ДДС»

Перенесите на этот лист статьи поступлений и выплат, которые сформировали на первом шаге. Сначала распределите их по разделам отчета, например, «Продажи в ресторане», «Доставка» и «Банкеты» относятся к разделу «Поступления по ОД», а «Закупка продуктов», «Аренда» и «Эквайринг» — к разделу «Выплаты по ОД».

Дальше выберите для каждой статьи вид деятельности. Он нужен, чтобы в готовом отчете не смешивались деньги от основной работы заведения, кредиты, покупка оборудования, выплаты владельцам и переводы между своими счетами. Благодаря этому в отчете будет видно, за счет каких операций меняется остаток и может ли заведение оплачивать текущие расходы поступлениями от своей основной деятельности. 

В столбце «Пояснения» можно кратко указать, какие операции относятся к статье. Например, для статьи «Закупка продуктов» уточнить, что сюда входят ингредиенты и напитки, а упаковка отражается отдельно.

Шаг 4 — внесите операции

На листе «Операции» отразите все фактические поступления и выплаты за выбранный период. Для каждой операции укажите дату, кошелек, филиал, направление или проект, статью ДДС и сумму. Выплаты нужно вносить с минусом, иначе отчет покажет ошибку.

💡 Полезный совет: повторяющиеся операции — аренду, зарплаты, налоги, платежи по кредитам и расчеты с поставщиками, — перенесите из ДДС в платежный календарь. Отчет покажет, что уже произошло с деньгами, а календарь поможет понять, хватит ли их на конкретную дату в будущем.

👉 Скачать бесплатный шаблон платежного календаря 

Как анализировать отчет ДДС

Перед тем, как анализировать — убедитесь, что отчет сформировался корректно. Внизу листа «ОДДС» есть две строки — «Проверка сходимости остатков» и «Проверка сходимости ОДДС», при корректном внесении данных, там должны получиться нули.

Также важно учитывать, что ДДС показывает движение денег, а не прибыль заведения. Например, предоплата за банкет увеличит остаток в день поступления, хотя мероприятие еще не прошло и ресторану только предстоит закупить продукты и оплатить работу команды. Кредит тоже попадет в поступления, но не станет доходом. Покупка новой печи, наоборот, уменьшит остаток, хотя сама по себе не говорит о проблемах в текущей работе ресторана. Поэтому выводы лучше делать по нескольким периодам и сопоставлять ДДС с ОПиУ, складскими данными и другими управленческими отчетами.

На что обратить внимание при анализе:

→ Если по операционной деятельности несколько месяцев подряд уходит больше денег, чем приходит, заведение не может полностью оплачивать текущую работу за счет поступлений от гостей. Пересмотрите расходы и выявите возможные причины их превышения, например: сезонность, повышение цен у поставщиков, наличие крупных закупок.

→ Если выплаты поставщикам продуктов и упаковки растут, а продажи не увеличиваются, сравните объем закупок с продажами, остатками на складе и списаниями. Причиной могут быть повышение цен, закупка лишних запасов, порча продуктов или несоблюдение норм расхода. В зависимости от результата можно пересмотреть объем заказов, условия работы с поставщиками или провести инвентаризацию.

→ Если выплаты сотрудникам увеличиваются, а гостепоток и продажи остаются на прежнем уровне, проверьте состав смен, количество рабочих часов, доплаты и премии. Дополнительно можно сравнить продажи и число гостей на час работы сотрудника — так будет видно, соответствует ли ФОТ фактической загрузке заведения.

2 минуты и ОДДС готов 💙

Пройдите регистрацию в сервисе, подключите банк и нажмите «Собрать отчет ДДС». Adesk автоматически загрузит выписку, распределит операции по статьям и сформирует отчет. Вместо траты времени на сбор и сведение данных в таблице — вы сможете сразу приступить к анализу.

Построить ДДС в Adesk