Финансы
Бизнес
Маркетинг
Кейсы
Подписаться
Телеграм-канал
Что такое СЭД
СЭД позволяет создавать, редактировать, согласовывать и подписывать документы. Благодаря этому можно управлять жизненным циклом документов на каждом этапе: от появления в системе до попадания в архив.
Система умеет работать с любыми типами документов: от «первички», платежек и договоров до внутренних документов, таких как локальные нормативные акты (ЛНА), приказы и другие.
Современные СЭД помогают автоматизировать процессы, связанные с документами. Например, в программах есть визуальные конструкторы, в которых можно построить маршрут согласования документа. Это помогает руководителям отслеживать процесс выполнения задач в реальном времени. А чтобы избежать ошибок при работе с документами, можно разграничить доступ к ним, исходя из роли сотрудника в проекте.
Большинство СЭД позволяют вести совместную работу с документами, поддерживают удаленный доступ через браузер и интеграцию с другими программами, например, CRM, ERP, а также бухгалтерскими программами (1С).
Системы электронного документооборота доступны в разных вариантах поставки: локальный (On-premise), когда система размещается на серверах компании, и облачная версия (SaaS).
Чем СЭД отличается от ЭДО
Система электронного документооборота и электронный документооборот решают разные задачи. Если СЭД нужен для работы с документами внутри компании, то ЭДО позволяет обмениваться юридически значимыми документами (договоры, отчеты и др.) с внешними предприятиями и госструктурами в цифровом виде.
Если компания планирует вести внешний документооборот, нужно будет подключаться к оператору ЭДО. Подробнее про ЭДО можно прочитать в нашей статье.
Каким компаниям нужна СЭД
СЭД используют компании разного масштаба: это может быть крупный бизнес с большим документооборотом, а также средние и небольшие компании.
Переход на СЭД объясняется требованиями рынка: контрагенты хотят обмениваться документами мгновенно, а не ждать бумажное письмо несколько дней. Отчетность в налоговую удобнее подавать онлайн, а не посылать бухгалтера через весь город. А крупные заказчики, использующие ЭДО для обмена документами, требуют того же от своих контрагентов.
Если организация активно ведет внешний и внутренний документооборот, без СЭД обойтись будет сложно. Вот основные преимущества, которые система дает бизнесу по сравнению с бумажным документооборотом:
| Бумажный документооборот | Электронный документооборот в СЭД |
| ❌ Нужно тратить деньги на покупку принтера, бумагу и картриджи | ✅ Все документы в цифровом виде |
| ❌ Ошибки из-за человеческого фактора: например, бухгалтер из-за усталости пропускает цифру в отчете — в результате могут возникнуть проблемы с налоговой | ✅ Современные СЭД автоматически проверяют документы и могут пересчитать данные в отчете, поэтому вероятность ошибки снижается |
| ❌ Документы каждый раз приходится составлять вручную | ✅ Можно создать шаблоны типовых документов и формировать их в пару кликов |
| ❌ Нужно выделять отдельное пространство для хранения документов. Они могут потеряться или испортиться. На поиск нужной информации может уйти время | ✅ Вместо стеллажей и коробок на полках — единый цифровой архив. В нем можно быстро найти документ по атрибутам и ключевым словам |
| ❌ Задачи даются устно, поэтому исполнитель может неправильно их понять и выполнить по-своему | ✅ В СЭД есть карточка документа, где можно указать описание задачи и что нужно сделать. Также можно добавлять комментарии, привязывать файлы и отслеживать статус документа |
Топ-5 российских СЭД для бизнеса в 2024 году
По данным ИТ-маркетплейса Market.CNews, в 2024 году самыми популярными российским СЭД стали: ELMA365, СЭД ТЕЗИС, TESSA, Comindware ЭДО и «Первая Форма».
ELMA365
Система позволяет автоматизировать работу с разными видами документов, взаимодействие сотрудников и подходит для задач малого и среднего бизнеса. В ELMA365 есть инструменты low-code, которые позволяют настраивать бизнес-процессы без программирования. Также есть готовые решения для управления договорным процессом, обработкой корреспонденции и других задач, интеграция с OnlyOffice, P7-Офис, 1С и другими программами.
Облачная версия на одного пользователя обойдется в 7 000 ₽ в год. При установке на серверы компании стоимость —14 000 ₽.
СЭД ТЕЗИС
В системе есть стандартные функции: документооборот, канцелярия, управление и постановка задач, а также планирование совещаний. Можно автоматизировать финансовые и кадровые процессы, провести интеграцию с ERP, CRM и другими программами для управления бизнесом. Система поддерживает удаленный доступ через браузер и управление через мобильное приложение.
Можно приобрести облачную версию программы или установить в контуре компании. Лицензии бессрочные и зависят от вида редакции и количества одновременных подключений. Например, пакет на 5 одновременных подключений со стандартной лицензией стоит 50 000 ₽.
TESSA
Это платформа для автоматизации документооборота и бизнес-процессов предприятий. В ней можно организовать весь документооборот компании, включая переписку, работу с договорами и первичными документами. Также есть встроенная интеграция с операторами ЭДО и с программами для управления бизнесом: CRM-системами, ERP, 1С и другими.
Система доступна как в облачной версии, так и для установки On-premise. Лицензия на одного пользователя в стандартной редакции — 11 600 ₽.
Comindware ЭДО
Платформа позволяет наладить работу с внутренними документами, а также подключиться к ЭДО и отправлять электронные документы другим организациям. Помимо этого в системе есть модули для управления договорами, ведения делопроизводства и создания электронного архива. Платформа подходит для задач бизнеса разного масштаба.
Можно установить локальную версию или пользоваться программой в облаке. Стоимость зависит от количества пользователей.
Первая Форма
Система предназначена для решения задач делопроизводства, отдела продаж и менеджеров проектов. В программе есть встроенные интеграции с Контур.Диадок, СБИС и HRLink, а также мобильное приложение.
При установке On-premise стоимость лицензии на одного пользователя в год — 22 000 ₽. Облачная версия обойдется 850 ₽ в месяц при годовой подписке.
Как внедрить СЭД: пошаговая инструкция
1. Изучите, как устроены бизнес-процессы в компании сейчас
На этапе анализа важно понять, как выстроен документооборот в вашей организации на данный момент и какие процессы нужно улучшить. Составьте список основных типов документов и маршрутов их согласования, чтобы понять, есть ли «узкие места», которые нужно исправить.
2. Определите, какие задачи должна решать СЭД
Проверьте, чтобы СЭД поддерживала нужный вам функционал. Например, работу с кадровыми документами, интеграцию с бухгалтерскими системами, CRM или ERP-системой. Если у вас много сотрудников на удаленке, убедитесь, что система поддерживает удаленный доступ к документам через браузер.
Если ваша организация работает с большим объемом документов, стоит обратить внимание на СЭД с функциями электронного архива и автоматического распознавания, чтобы сотрудники не тратили время на ввод данных вручную.
3. Выберите систему
Изучите функционал разных СЭД на предмет того, какие из них закрывают потребности вашего бизнеса. Для этого можно посмотреть видео с презентациями на Ютубе или спросить у партнеров, какие СЭД используют они. Также можно изучить отзывы реальных клиентов.
Когда определитесь, какая СЭД подходит под ваши задачи, запросите демоверсию системы у разработчика — это позволит протестировать основные функции на реальных задачах.
4. Обучите сотрудников
После выбора системы и внедрения системы необходимо обучить команду. На первом этапе может возникнуть сопротивление, особенно у тех, кто привык работать «по-старинке». Чтобы помочь сотрудникам быстрее освоить работу в СЭД, можно договориться с разработчиком системы о проведении обучающих тренингов для персонала.
5. Подключитесь к оператору ЭДО для обмена электронными документами
Если планируете передавать документы внешним контрагентам или сдавать отчетность в налоговую, нужно подключиться к оператору ЭДО. Он обеспечивает юридически значимый обмен документами и соблюдает требования законодательства. Список операторов ЭДО, с которыми работает та или иная СЭД, можно узнать у разработчика.
Что запомнить
- СЭД — это комплексная система, которая помогает управлять внутренним документооборотом: созданием, согласованием, хранением документов. Также в системе можно ставить задачи и контролировать их выполнение.
- СЭД и ЭДО выполняют разные задачи. ЭДО нужен для обмена электронными документами с партнерами и компаниями, а также для подачи отчетности в ФНС. СЭД помогает организовать внутренний документооборот организации.
- Современные СЭД выполняют разные функции: их можно использовать как архив для хранения большого объема документов, автоматизировать бизнес-процессы, а также интегрировать СЭД с корпоративными приложениями, такими как CRM, ERP и бухгалтерскими программами.
- Чтобы внедрить СЭД, нужно пройти несколько этапов: определить проблемные места в работе с документами, выбрать нужную систему и обучить сотрудников ей пользоваться. Если вы планируете обмениваться документами с другими компаниями и госструктурами, а также сдавать отчеты в ФНС, следует подключиться к ЭДО.
