Оптимизируем, а не сокращаем

Бездумное урезание расходов на ключевые процессы может привести к снижению качества и вашей ценности для потребителя. Чтобы не растерять всех клиентов и не обанкротиться, подходите к оптимизации расходов грамотно и придерживайтесь простых правил:

  1. Не экономьте на том, на чем вы зарабатываете. Если ваша ценность — высокое качество, не меняйте поставщика на более дешевого. Или делайте это очень аккуратно, отслеживая любое изменение удовлетворенности клиентов. Если клиенты вас ценят за обслуживание, не снижайте мотивацию урезанием зарплат сотрудников. Оцените траты, которые не повлияют на конечный продукт: возможно, есть смысл сменить офис или вовсе отказаться от него. 
  2. Используйте ресурсы более эффективно. Кризис — самое подходящее время, чтобы отказаться от неэффективных процессов. В отчете о прибылях и убытках вы можете отслеживать рентабельность разных направлений вашего бизнеса. Это поможет сконцентрироваться на том, что действительно приносит прибыль, и отказаться от того, что съедает бюджет. 
  3. Не экономьте на сотрудниках. Урезание зарплаты приведет к снижению эффективности и даже увольнению людей. На поиск, адаптацию и обучение новых кадров вы потратите гораздо больше времени и денег, чем сэкономите. Предлагайте и обсуждайте с сотрудниками альтернативы: например, заменить половину оклада премией, которая может быть выше фиксированной части при выполнении KPI.
  4. Планируйте бюджет. Плыть по течению и просто реагировать на внешние обстоятельства рискованно, особенно в такое сложное время. Если вы не планируете поступления и выплаты, даете слишком большую отсрочку — кассовый разрыв неизбежен. У вас просто может не быть денег на исполнение своих обязательств. Про планирование подробнее поговорим чуть позже.

Эффективная методика снижения затрат

В кризисное время сокращать траты нужно очень аккуратно, иначе можно случайно потерять и в прибыли. Оптимизировать расходы поможет полный и развернутый анализ и влияние каждой статьи затрат на компанию в целом. В зависимости от размера и особенностей бизнеса, анализ может занять от нескольких дней до 1–2 месяцев. Рассказываем пошагово, что делать.

Соберите все расходы

Идеально, если у вас предусмотрена подробная финансовая и управленческая отчетность. Такой учет, как правило, ведется с помощью программ, можно легко выгрузить данные за определенный период. Цифры расходов и поступлений в этом случае сразу разнесены по статьям.

Иногда в компаниях нет подробного и глубокого учета расходов. Тогда нужно будет потратить время, поднять все траты хотя бы за последние шесть месяцев и распределить их по направлениям, месяцам, способам оплаты.

Учитывайте все расходы, даже самые на первый взгляд незначительные. Часто множество мелких трат при анализе собирается в крупную статью. Допустим, вы не учитываете представительские расходы — бизнес-завтраки, такси после встречи с клиентом и т.д. Суммы вроде небольшие и в общих тратах особо не заметны. Но если такие мероприятия у вас регулярны, итоговая цифра будет существенной для бюджета.

Самый простой отчет, который здесь поможет, — отчет о движении денежных средств.

Отчет о движении денежных средств в Adesk

Сгруппируйте затраты в категории

Разделите затраты на постоянные и переменные и анализируйте каждую отдельно. Это нужно для того, чтобы оценить долю расходов, не зависящих от объемов продаж. 

  • Постоянные расходы не зависят от объема производства. Компания их несет, даже если ничего не продает. Это аренда офиса, ремонт оборудования, оклад сотрудников, реклама и пр. Постоянные затраты для бизнеса самые весомые и тяжелые: их непросто урезать и влиять с их помощью на прибыль. По возможности их необходимо сокращать, но для этого нужно знать структуру затрат, анализировать и оценивать влияние на рентабельность бизнеса.  
  • Переменные затраты напрямую связаны с объемом производства. Это расходы на материалы, услуги сторонних компаний, необходимые для производства, сдельная часть зарплаты и т.д. Казалось бы, контролировать такие расходы легче, но чтобы ими управлять, важно оптимизировать закупку сырья и комплектующих, постоянно анализировать условия поставщиков.

Вообще очень полезно периодически — раз в квартал или полгода — пользоваться методикой тендера. Вы можете собирать ценовые предложения на товары и услуги, которыми пользуетесь. Часто мы привыкаем к партнерам, но если не сравнивать их условия со среднерыночными, можно упустить неплохие альтернативы. Тем более, поставщики часто идут на уступки, когда вы указываете на более выгодные условия конкурентов.

Однотипные расходы группируйте в укрупненные статьи, такие как закупка материалов и комплектующих, зарплата, расходы на рекламу, налоги, аренда, связь и ИТ, хозяйственные, представительские и другие траты. Некоторые предприниматели любят отправлять непонятные расходы в категорию «Прочее». Этого лучше избегать: пусть у вас будет больше категорий, но и более четкая картина издержек.

Расставьте приоритеты

Чтобы понимать, насколько та или иная статья важна для компании, разделим их по экспресс-методу сокращения расходов. Для этого сгруппируем траты по приоритетности: 

  • Высокоприоритетные. Необходимы для основных производственных процессов: сырье, основные материалы, производственное оборудование и т.д.
  • Приоритетные. Без этих расходов в работе компании возникнут сбои. Это может быть реклама, расходы на программное обеспечение.
  • Допустимые. Как правило, это затраты, влияющие на лояльность (Wi-Fi для клиентов кофейни, баллы лояльности и т.д.). Если бюджет позволяет, их лучше оставить. 
  • Ненужные. Это лишние траты, которые вы могли внедрить, потому что «так принято/модно и уже все так делают», подглядели в другой компании, идея вам понравилась — были свободные деньги и внедрили, вроде неплохо работает. Такие расходы редко влияют на прибыль или на лояльность, и если их отменить, ничего страшного не случится. 

Проанализируйте расходы, начиная с самых крупных

Выбираем две-три самые крупные статьи расходов и начинаем анализировать: 

  • Смотрим динамику по периодам. Ищем причины резкого спада или роста трат по статье расходов. Возможно, это сезонные изменения, или внезапно поменялись условия у поставщика.
  • Оцениваем и смотрим, какое влияние каждая статья расходов оказывает на результаты компании в целом. 
  • По каждому конкретному случаю принимаем решение: сокращать, отказываться или менять что-то в статье расходов.

То же самое делаем с мелкими тратами. Это довольно утомительно, приходится погружаться в самые незначительные расходы, которых, как правило, очень много. Но если бизнес оказался в трудной финансовой ситуации — не пренебрегайте этим шагом. Динамика цен видна не всегда, но если удастся пересмотреть условия по каждому небольшому расходу — тарифы на интернет, подписки на сервисы, расходы на хозяйственные нужды и канцелярию и т.д., — это поможет хорошо сэкономить.

Планируйте бюджет

Полный анализ со степенью значимости каждой статьи уже перед глазами, и самое время взять эти расходы под контроль. Основная задача планирования бюджета – обеспечить деятельность компании необходимыми финансовыми ресурсами: распределить имеющиеся ресурсы и спланировать новые поступления и выплаты.

В идеале нужно использовать инструмент, который может в реальном времени показывать соотношение плана и факта.

Бюджеты в Adesk

Надо понимать, что внедрение системы планирования — достаточно трудоемкий процесс. Но он необходим, чтобы бизнес был виден в цифрах и конкретных действиях. С планированием у компании появляется гибкость — способность изменять объем и структуру финансирования и быстро перестроиться к изменившимся внешним и внутренним условиям.

Оцените результат и действуйте

В результате у вас должна появиться четкая и прозрачная схема действия. Что вы получите по итогам анализа: 

  1. У вас перед глазами будет полный список расходов за период.
  2. Все траты будут сгруппированы и распределены по более крупным статьям расходов. Они, в свою очередь, будут поделены на постоянные и переменные — вы сможете управлять процессами раздельно.
  3. В результате есть решения по оптимизации каждой статьи расходов.

Когда вы будете собирать и анализировать информацию, у вас уже на этом этапе появится масса идей и возможностей сокращения расходов. 

P.S.

Не забывайте, что кризис — это не только трудности, но и новые возможности. Нас это закаляет, мы становимся сильнее и учимся по-новому смотреть на привычные вещи. 

Сохраняйте холодный рассудок, заботьтесь о себе и своих сотрудниках. Одна из ключевых задач в трудные времена — сохранить сплоченность всей команды. С ее помощью вы не просто поддерживаете друг друга, но и создаете информационную систему для всестороннего и объективного мониторинга.