Мероприятия по оптимизации расходов: с чего начать

Можно просто взять и отказаться от привычных услуг, перейти на менее качественное сырье или уволить пару сотрудников, но бездумное урезание расходов на ключевые процессы может привести к снижению качества и вашей ценности для потребителя. Чтобы не растерять всех клиентов и не обанкротиться, перед оптимизацией изучите основные ее правила:

  • Не экономьте на том, на чем вы зарабатываете. Если ваша ценность — высокое качество, не меняйте поставщика на более дешевого. Или делайте это очень аккуратно, отслеживая любое изменение удовлетворенности клиентов. Если клиенты вас ценят за обслуживание, не снижайте мотивацию урезанием зарплат сотрудников. Оцените траты, которые не повлияют на конечный продукт: возможно, есть смысл сменить офис или вовсе отказаться от него. 
  • Используйте ресурсы более эффективно. Кризис — подходящее время, чтобы отказаться от неэффективных процессов. В отчете о прибылях и убытках вы можете отслеживать рентабельность разных направлений вашего предприятия. Это поможет сконцентрироваться на том, что действительно приносит прибыль, и отказаться от того, что съедает бюджет. 
  • Не экономьте на сотрудниках. Урезание зарплаты приведет к снижению эффективности и даже увольнению людей. На поиск, адаптацию и обучение новых кадров вы потратите гораздо больше времени и денег, чем сэкономите. Предлагайте и обсуждайте с сотрудниками альтернативы: например, заменить половину оклада премией, которая может быть выше фиксированной части при выполнении KPI.
  • Планируйте бюджет. Плыть по течению и просто реагировать на внешние обстоятельства рискованно, особенно в такое сложное время. Если вы не планируете поступления и выплаты или даете слишком большую отсрочку — кассовый разрыв неизбежен. У вас просто может не быть денег на исполнение своих обязательств. Про планирование подробнее поговорим чуть позже.

Шаг 0. Составьте план оптимизации расходов

Успех мероприятия по оптимизации расходов предприятия во многом зависит от того, насколько грамотно вы его спланируете. Полагаясь на инструкцию, которую мы дадим в этом материале, составьте план действий, а еще пропишите вопросы, которые в будущем помогут вам классифицировать затраты и быстро выявлять те, что можно сократить без вреда для компании. Например:

  • Можно ли увеличить отдачу от расходования денег? Сделать так, чтобы они приносили больше пользы или денег компании?
  • Как может повлиять сокращение этой категории расходов на бизнес в долгосрочной перспективе? 
  • Какие риски связаны с сокращением конкретной категории расходов? Увеличит ли оптимизация вероятность наступления этих рисков?
  • Есть ли альтернативные варианты, которые помогут избежать крайних мер? 

Вашем списке могут быть и другие вопросы — ориентируйтесь на специфику предприятия и собирайте список, исходя из нее. Когда план намечен, можно переходить к конкретным мерам оптимизации расходов.

Шаг 1. Соберите все расходы

Идеально, если у вас предусмотрена подробная финансовая и управленческая отчетность. Такой учет, как правило, ведется с помощью программ оптимизации расходов и финансового учета, например, Adesk, откуда можно легко выгрузить данные за нужный период. Цифры расходов и поступлений в этом случае сразу разнесены по статьям.

Иногда в компаниях нет подробного и глубокого учета расходов. Тогда нужно будет потратить время, поднять все траты хотя бы за последние шесть месяцев и распределить их по направлениям, месяцам, способам оплаты.

Учитывайте все расходы, даже самые незначительные. Часто множество мелких трат при анализе собирается в крупную статью. Допустим, вы не учитываете представительские расходы — бизнес-завтраки и такси после встречи с клиентом. Суммы вроде небольшие и в общих тратах особо не заметны, но если такие мероприятия у вас регулярны, итоговая цифра будет существенной для бюджета.

Самый простой отчет, который здесь поможет, — отчет о движении денежных средств.

Скриншот с отчетом ДДС из сервиса Адеск
Отчет о движении денежных средств в Adesk

Читайте также: Что такое отчет ДДС и как его составить, если вы не бухгалтер

Шаг 2. Сгруппируйте затраты в категории

Разделите затраты на постоянные и переменные и анализируйте каждую отдельно. Это нужно для того, чтобы оценить долю расходов, не зависящих от объемов продаж. 

Постоянные расходы не зависят от объема производства. Компания их несет, даже если ничего не продает. Это аренда офиса, ремонт оборудования, оклад сотрудников, реклама и прочие. Постоянные затраты для предприятия самые весомые и тяжелые: их непросто урезать и влиять с их помощью на прибыль. По возможности их необходимо сокращать, но для этого нужно знать структуру затрат, анализировать и оценивать влияние на рентабельность бизнеса.  

Переменные затраты напрямую связаны с объемом производства. Это расходы на материалы, услуги сторонних компаний, необходимые для производства, сдельная часть зарплаты. Казалось бы, контролировать такие расходы легче, но чтобы ими управлять, важно оптимизировать закупку сырья и комплектующих, постоянно анализировать условия поставщиков.

Полезно периодически — раз в квартал или полгода — пользоваться методикой тендера. Вы можете собирать ценовые предложения на товары и услуги, которыми пользуетесь и сравнивать их. Часто мы привыкаем к партнерам, но если не сравнивать их условия со среднерыночными, можно упустить неплохие альтернативы — более бюджетные, удобные, функциональные. Тем более, поставщики часто идут на уступки, когда вы указываете на более выгодные условия других фирм.

Однотипные издержки группируйте в укрупненные статьи, такие как закупка материалов и комплектующих, зарплата, расходы на рекламу, налоги, аренда, связь и ИТ, хозяйственные, представительские и другие траты. Некоторые предприниматели любят отправлять непонятные расходы в категорию «Прочее». Этого лучше избегать: пусть у вас будет больше категорий, но и более четкая картина затрат.

Читайте также: Как настроить понятный учет доходов и расходов: пошаговая инструкция

Шаг 3. Расставьте приоритеты

Делаем следующий ход: делим статьи по экспресс-методу сокращения расходов, чтобы понять, насколько каждая из них важна для деятельности предприятия.  Для этого сгруппируем траты по приоритетности: 

Высокоприоритетные. Необходимы для основных производственных процессов: сырье, материалы, производственное оборудование. Их оптимизировать, а уж тем более просто урезать, не стоит. 

Приоритетные. Без этих расходов работа компании пострадает. Это может быть реклама, расходы на программное обеспечение.

Допустимые. Как правило, это затраты, влияющие на лояльность (Wi-Fi для клиентов кофейни, баллы лояльности). Если бюджет позволяет, их лучше оставить. 

Ненужные. Это лишние траты, которые вы могли внедрить, потому что «так принято/модно и уже все так делают», подглядели в другой компании, идея вам понравилась — были свободные деньги и внедрили, вроде неплохо работает. Такие расходы редко влияют на прибыль или на лояльность, и если их отменить, ничего страшного не случится. 

Шаг 4. Проанализируйте расходы, начиная с самых крупных

Выбираем две-три самые крупные статьи расходов и начинаем анализировать: 

  • Смотрим динамику по периодам. Ищем причины резкого спада или роста трат по статье расходов. Возможно, это сезонные изменения, или внезапно поменялись условия у поставщика.
  • Оцениваем, какое влияние каждая статья расходов оказывает на результаты компании в целом. 
  • По каждому конкретному случаю принимаем решение: сокращать, отказываться или менять что-то в статье расходов.

То же самое делаем с мелкими тратами. Это довольно утомительно, приходится погружаться в самые незначительные расходы, которых, как правило, очень много. Но если предприятие оказалось в трудной финансовой ситуации — не пренебрегайте этим шагом. Динамика цен видна не всегда, но если удастся пересмотреть условия по каждому небольшому расходу — тарифы на интернет, подписки на сервисы, расходы на хозяйственные нужды и канцелярию — это поможет хорошо сэкономить.

Шаг 5. Подключите планирование бюджета

Полный анализ со степенью значимости каждой статьи уже перед глазами, и самое время взять эти расходы под контроль. Основная задача планирования бюджета – обеспечить бесперебойную деятельность компании: распределить имеющиеся ресурсы, спланировать новые поступления и выплаты, поставить конкретные цели по работе организации.

В идеале нужно использовать инструмент, который может в реальном времени показывать соотношение плана и факта.

Надо понимать, что внедрение системы планирования, в том числе бюджетов, — достаточно трудоемкий процесс. Но он необходим, чтобы бизнес был виден в цифрах и конкретных действиях. С планированием у компании появляется гибкость — способность изменять объем и структуру финансирования и быстро перестроиться к изменившимся внешним и внутренним условиям.

Скриншот с бюджетами из сервиса Адеск
Бюджеты в Adesk

Читайте также: Бюджетирование в управленческом учете: что такое и как внедрить 

Шаг 6. Оцените результат и действуйте

В результате у вас должна появиться четкая и прозрачная схема, включающая:

  • Полный список расходов за период.
  • Затраты, сгруппированные по более крупным статьям расходов, которые, в свою очередь, поделены на постоянные и переменные. 
  • Решения по оптимизации каждой статьи расходов. 

Когда вы будете собирать и анализировать информацию, у вас уже на этом этапе появится масса идей и возможностей сокращения расходов. 

P.S.

Не забывайте, что кризис — это не только трудности, но и новые возможности. Нас это закаляет, мы становимся сильнее и учимся по-новому смотреть на привычные вещи. 

Сохраняйте холодный рассудок, заботьтесь о себе и своих сотрудниках. Одна из ключевых задач в трудные времена — сохранить сплоченность всей команды. С ее помощью вы не просто поддерживаете друг друга, но и создаете информационную систему для всестороннего и объективного мониторинга.