Финансы
Бизнес
Маркетинг
Кейсы
Подписаться
Телеграм-канал
Как онлайн-сервисы помогают экономить
В 2019 году компания Automation Anywhere опросила 10 000 офисных работников из 11 стран. Выяснилось, что 40% рабочего времени уходит на рутинные задачи. То есть 3 часа ежедневно сотрудники тратят на заполнение данных, перенос информации из одной учетной системы в другую, подготовку отчетов и так далее. При этом 48% респондентов отметили, что могли бы потратить свое время и навыки на более полезные поручения.
Посчитать, сколько ваша компания теряет денег из-за рутинных задач, можно с помощью формулы:
Годовые убытки на одного сотрудника = Часы рутинных задач в месяц × Почасовая ставка сотрудника × 12 месяцев
Рутинная работа влияет не только на сотрудников, но и на бизнес в целом: руководителю нужно ждать, пока все подразделения пришлют свои отчеты и потом сводить их в единый документ. А если бухгалтерия работает в 1С, производство — в Excel, а отдел маркетинга — в Notion и онлайн-таблицах, процесс сбора и сведения данных становится настоящей проверкой на прочность. Когда данные наконец попадут к руководителю, они могут стать неактуальными. Из-за этого принимать управленческие решения будет сложно.
Онлайн-сервисы помогают решить эти проблемы. Например, загрузить данные и создать базу знаний компании, автоматизировать процессы, предоставлять руководителю актуальную информацию для принятия управленческих решений. Вот еще выгоды от их использования:
- Сокращение затрат и повышение эффективности команды. Это касается не только денег, но и времени и ресурсов. Сервисы берут часть ежедневной рутины сотрудников на себя, поэтому они меньше выгорают, более «заряжены» на работу и могут сосредоточиться на полезных задачах. А у собственника освобождается время на развитие бизнеса. Да и отдых никто не отменял, нельзя же постоянно работать 😉
- Снижение количества ошибок из-за ручной работы. Сотрудники постоянно работают с документами: например, юристы заполняют договоры, а бухгалтеры — налоговые декларации. Когда задач много, а сделать их нужно было «еще вчера», неизбежно происходят ошибки, из-за которых финансовая картина искажается. Например, сотрудник перепутал цифру в Excel, а предприниматель в конце месяца гадает, почему затраты повысились.
Сервисы помогают минимизировать ошибки за счет автоматизации. Например, можно использовать готовые шаблоны документов, в которые система сама будет подставлять нужные данные. Сотруднику останется только проверить их корректность и направить документ по адресу.
Компания Statista проводила исследование о том, какой эффект дает автоматизация процессов:
Онлайн-сервисы похожи на бытовую технику, например, стиральную машину: можно стирать все вручную, но куда проще нажать пару кнопок и получить чистое белье через полчаса. Это экономит время, силы и кожа на руках не портится.
В бизнесе ситуация схожая: вести учет в таблицах и выполнять каждую задачу вручную — реально, но отнимает время. Сервисы берут эту рутину на себя: автоматически собирают данные, формируют отчеты и напоминают о задачах. От этого и сотрудникам жить проще, и у собственника появляется больше времени на решение стратегических задач.
6 сервисов, которые помогут бизнесу сэкономить
CRM-система
Это инструмент для работы с клиентами и управления продажами. Система собирает и хранит в одном месте все данные: контакты, историю звонков и переписок, информацию о сделках, объеме продаж и выручке. Компании, которые ведут 3–5 клиентов, могут обойтись и без CRM. Но когда заказчиков много и заявки приходят с разных каналов, этот инструмент необходим.
Что экономит:
⌚ Время. Не нужно перерывать всю таблицу в поиске контактов клиента и информации по сделке — вся информация отображается на экране. CRM сама ставит задачи менеджерам: кому нужно перезвонить, кому отправить коммерческое предложение, а кто внес оплату и ждет доставки товара.
💵 Деньги. Автоматизация снижает риск ошибок и помогает справляться с потоком заявок и увеличить объем продаж без дополнительного найма. С помощью CRM можно анализировать воронку продаж, находить узкие места и повышать конверсию в покупку. Интеграция с сайтом, телефонией, почтой и мессенджерами позволяет собирать заявки со всех источников в систему и не упускать лидов.
🧘 Нервы. Собственнику не нужно постоянно дергать менеджеров, чтобы узнать, «что там по продажам». CRM берет на себя рутину менеджеров и помогает им работать эффективнее, а руководитель может в любой момент зайти в систему и увидеть текущую ситуацию.
Сервис для ведения управленческого учета
Финучет показывает «самочувствие» бизнеса на текущий момент и позволяет спрогнозировать, что ждет компанию в будущем.
Что экономит:
⌚ Время. Софт автоматически «подтягивает» банковские выписки, распределяет операции по статьям и направлениям, а отчеты можно сформировать за пару кликов и вывести их на экран в виде диаграмм и графиков.
💵 Деньги. Отчеты показывают, сколько денег приносят компании проекты и направления, насколько компания прибыльная в целом, чем она владеет и насколько эффективно использует ресурсы — это позволяет предпринимателю видеть бизнес целиком и принимать решения на основе показателей, а не догадок.
🧘 Нервы. Информация поступает в сервис сразу из банка, поэтому софт сводит к минимуму ошибки, которые происходят из-за ручного ввода. Также сервис позволяет управлять доступом сотрудников в зависимости от их ролей: разрешить или ограничить доступ к счетам, скрыть определенные отчеты и запретить редактирование и выгрузку данных.
Электронный документооборот
Это сервис для обмена и хранения документов в цифровом формате. Система позволяет подписывать договоры, акты и другие документы онлайн, пересылать их партнерам и сотрудникам компании и оперативно их согласовывать. У крупных компаний наличие ЭДО — важное требование для контрагентов.
Что экономит:
⌚ Время. В системе можно настроить маршрут согласования, чтобы документы автоматически попадали нужным сотрудникам. Это повышает прозрачность процессов: видно, на какой стадии находится документ, кто должен его подписать и в какие сроки. Благодаря этому ускоряется документооборот, и компания быстрее получает выплаты от контрагентов.
Также ЭДО работает как цифровое хранилище документов с удобной навигацией — не нужно часами искать договор и отвлекать коллег.
💵 Деньги. Нет расходов на бумагу, печать, курьеров или отправку почтой — документ можно создать за пару минут, подписать электронной подписью и отправить контрагенту.
🧘 Нервы. Система напоминает о сроках подписания или согласования — бухгалтер не пропустит входящий счет, а директор — вовремя утвердит документ.
Читайте также: Электронный документооборот: зачем нужен и как его внедрить
Сервис бухгалтерского учета
Софт помогает вести бухгалтерию для ИП и ООО на существующих налоговых режимах.
Что экономит:
⌚ Время. Не нужно каждый раз заполнять счета, акты или накладные вручную — есть готовые шаблоны, куда данные подставляются автоматически. Если сервис интегрирован с ЭДО, можно отправить счет контрагенту прямо из системы — сохранять PDF и отправлять по почте не нужно.
Программа автоматизирует расчет зарплат, налогов и взносов и других платежей, формирует платежные поручения и другие бухгалтерские документы. Большинство программ интегрированы с банками, поэтому подписанную платежку можно сразу загрузить в личный кабинет и оплатить.
💵 Деньги. Софт упрощает сдачу отчетности: система напомнит о сроках, подготовит документы и отправит все онлайн. Это снижает риск просрочек и получения штрафов от контролирующих органов.
🧘 Нервы. При изменениях в законодательстве программы автоматически обновляют формы отчетов, формулы и шаблоны документов, поэтому самостоятельно делать этого не придется.
Система для управления складом
Инструмент для тех, кто продает товары или занимается производством. Он может быть самостоятельным решением например, «Мой Склад», «1С-Логистика:Управление складом» или отдельным модулем в ERP-системах вроде SAP.
Что экономит:
⌚ Время. Для каждой группы товаров можно задать условия хранения — например, вес, спрос и оборачиваемость. Если товары часто покупают, система подскажет, что их нужно ставить рядом, и хранить ближе к зоне отгрузки. В итоге сотрудники быстрее собирают заказы и передают их на отгрузку — это помогает увеличивать продажи, повышать лояльность клиентов и снижать количество невыкупов продукции.
💵 Деньги. Система показывает, сколько товаров или сырья есть на складе и помогает вовремя проводить закупки. — это снижает риск дефицита на складе и «заморозки» денег в неликвиде.
🧘 Нервы. Софт помогает управлять процессами и ресурсами: отслеживает движение товаров, эффективность работы сотрудников склада, сколько есть свободного места и насколько эффективно используются площади. Информация обновляется в режиме реального времени: руководитель может заглянуть в программу и увидеть количество остатков, проанализировать показатели за нужный период и многое другое.
Конструктор для создания сайтов
Это инструмент, которые позволяет собрать сайт или лендинг без навыков программирования, верстки и дизайна. Примеры — Tilda, Wordpress, Wix и другие.
Что экономит:
⌚ Время. В сервисе есть сотни готовых шаблонов для разных сфер бизнеса, которые позволяют как простой одностраничник, так и полноценный сайт со сложной структурой. Если нужно быстро протестировать гипотезу — можно собрать лендинг за пару дней, подключить платежную систему и начать принимать заказы.
💵 Деньги. Не нужно тратить десятки тысяч рублей на разработку или искать специалистов — все можно сделать самостоятельно. Сначала потребуется пройти обучение, но в сети полно уроков, как создавать сайты с помощью конструкторов.
🧘 Нервы. Большинство конструкторов интегрированы с платежными сервисами, мессенджерами и CRM, поэтому связать сайт с нужной программой можно за пару кликов.
Как выбрать сервис и не потратить деньги зря
- Определите, на чем компания теряет время и деньги. Например, менеджер не успевает обрабатывать заявки или на складе оказывается неликвидный товар. Чтобы определить узкие места, поговорите с сотрудниками или загляните в отчеты — после этого станет понятно, какой сервис нужно искать.
- Проанализируйте, выгодно ли в вашем случае внедрять решение или нет. Сколько денег и времени удастся высвободить, если часть задач возьмет на себя сервис или программа? Если выгода очевидна — не откладывайте автоматизацию. Например, если у вас уже десятки клиентов, внедрение CRM может помочь ускорить обработку заказов, улучшить клиентский сервис и увеличить выручку.
- Изучите разные варианты. Многие сервисы дают бесплатный тест-драйв — можно протестировать софт на своих задачах и понять, подходит решение для вашего бизнеса или нет.
