Как Дэвид Аллен научил мир не держать задачи в голове

Когда в голове только мысли о том, что надо бы сделать, мозг сфокусирован на одном — не забыть. Кажется, что решаются сотни дел, но в реальности ничего не продвигается. Это вызывает тревожность и перегруз, а человек зацикливается на мыслях о задачах, а не на их выполнении.

Дэвид Аллен, американский эксперт по управлению временем и продуктивности, обнаружил, что наш мозг не предназначен для хранения задач: их постоянное прокручивание отнимает энергию и снижает эффективность. В 2001 году он описал эту закономерность в книге «Как привести дела в порядок» и предложил метод, который помогает разгрузить мышление и системно управлять делами.

Метод Getting Things Done — это система управления задачами, с помощью которой легче навести порядок в делах и сфокусироваться на выполнении конкретных действий. Суть в том, чтобы освободить голову от задач путем переноса их на внешние носители, распределения по приоритетам и регулярного пересмотра на актуальность.

Метод помогает эффективно управлять не только повседневными задачами, но и стратегическими целями. Он состоит из пяти шагов:

Сбор. Запись всех дел, планов и задач без оценок и фильтров.

Обработка. Оценка и фильтрация, какие задачи нужно выполнить здесь и сейчас, какие — делегировать или отложить.

Организация. Распределение задач и планов по спискам.

Обзор. Регулярный пересмотр списка задач и целей, чтобы система оставалась актуальной и рабочей.

Выполнение. Выполнение задач.

Чтобы предприниматели могли видеть, как текущая работа соотносится с развитием бизнеса, Аллен выделил шесть уровней фокуса:

Текущие дела — задачи, которые требуют внимания здесь и сейчас.

Проекты — процессы, состоящие из нескольких этапов.

Обязанности и зоны ответственности — направления, которые требуют личного внимания.

Цели на 1-2 года — развитие на ближайшее время.

Глобальные цели — планы на 3-5 лет.

Миссии и ценности — ради чего все это делается.

Зачем этот метод нужен предпринимателям

У предпринимателей, особенно тех, кто пока работает в одиночку или с небольшой командой, список дел никогда не заканчивается. Чем больше задач, тем сложнее понять, за что хвататься в первую очередь. В итоге важное откладывается, а время уходит на мелочи.

Метод GTD поможет:

Навести порядок в делах и в мыслях. Перенося задачи из головы во внешний инструмент (планировщик задач или обычный блокнот), мозг разгружается и вам становится понятнее, куда и как двигаться дальше.

Снизить риск ошибок и упущенных дедлайнов. Когда задачи на виду, проще понимать, на что обратить внимание в первую очередь, а что можно выполнить позже.

Выработать дисциплину. Для того чтобы метод оставался рабочим, важно регулярно анализировать и обновлять списки дел, а также выполнять задачи.

Где вести список задач:
Ежедневники и блокноты — подойдут тем, кто привык записывать дела вручную.
Электронные заметки: Яндекс.Заметки, Google Keep, Notes — удобны для хранения идей и списков.
Планировщики задач: ЛидерТаск, Projecto, Яндекс.Трекер — позволяют создавать списки дел и управлять процессами.
Полноценные системы управления проектами: Битрикс24, Мегаплан, Weeek — подходят для работы в команде и ведения проектов.

Get things done на практике

Ситуация: Анна управляет небольшим digital-агентством. В ее голове бесконечный список из «сделать то, сделать это». Конечно, у нее есть и трекер задач, и ежедневник под рукой, но нет главного — системы.

Как и многие, Анна считает, что главное — отметить важные дела на день (на неделю, на месяц), а с мелкими задачами она справится без напоминаний. Если задача не зафиксирована во внешнем носителе, она либо теряется, либо бесконечно «крутится» в голове до ее выполнения.

Чтобы навести порядок, Анна решила применить метод Дэвида Аллена.

Шаг 1: выгрузить из головы все планы, задачи, мысли:


Шаг 2: оценить и отфильтровать записанное:


Шаг 3: разложить задачи по спискам:

Так выглядят простые списки по методу gtd

Шаг 4: раз в неделю проводить обзор задач. Смотреть, что выполнено, какие задачи потеряли актуальность и нужно ли пересмотреть приоритеты.

Шаг 5: не тратить время на выбор и попытки вспомнить, что было запланировано, а просто выполнять задачи по категориям и приоритету.

Кому поможет метод GTD, а кого может запутать

Метод подходит, если:

  • Нужно упростить принятие решений и не тратить время на размышления, что делать в первую очередь.
  • Важно вести дела системно, а не реагировать на срочные задачи в режиме «пожарного».
  • Хочется разгрузить голову и работать по понятному плану.

Но, как и любая система, этот метод не универсален, поэтому может не подойти, если:

  • Большие списки вызывают стресс — от количества невыполненных дел появляется только паника.
  • Структурированные дела вызывают желание сделать их все сразу в ущерб отдыху.
  • Нет готовности вести систему и регулярно анализировать и пересматривать списки с задачами.
  • Спонтанность важнее структуры. Тем, кто привык работать без четких планов, метод может показаться слишком строгим.

Заключение

Личная продуктивность напрямую влияет на эффективность развития бизнеса. И то, и другое требует конкретных действий, порядка и системы. Для эффективного решения задач идеально подходит метод Get Things Done. Это не волшебная таблетка, которая расставит галочки по всему списку дел, а инструмент, который систематизирует задачи и помогает их выполнять. Строгого регламента, где вести их учет, нет. Можно выбрать любой удобный инструмент — цифровой планер или обычный блокнот. Главное — удобство и реальные действия.

Финансовые процессы также требуют учета и анализа, а для этого нужны специализированные инструменты, например Adesk — сервис управленческого учета для предпринимателей. Он позволяет контролировать финансы, анализировать ключевые показатели и планировать развитие компании на основе данных.