Меня зовут Степан Родионов, я основатель сервиса управленческого учета Adesk, и сейчас я расскажу, чем управленческий учет отличается от бухгалтерского и как лучше их вести, чтобы не запутаться и держать финансы под контролем.

Бухгалтерский, налоговый и управленческий учет: в чем разница

Налоговый учет обязателен для всех компаний, в том числе ИП и самозанятых. Основная цель такого учета – подготовить налогооблагаемую базу, чтобы вовремя и правильно рассчитать налоги. 

Бухгалтерский учет тоже обязательный, но не для всех – работать можно без него, если у вас ИП без сотрудников или самозанятость. Бухучет ведется в соответствии с законом «О бухгалтерском учете», Налоговым кодексом, Положением о ведении бухучета и кучей других стандартов и правил. Он учитывает только те деньги, которые вы уже получили или потратили, но не сможет ответить на вопрос, сколько денег будет на счету компании через месяц.

Управленческий учет вести обязательно, если вы хотите принимать управленческие решения без ошибок.Вы делаете это для себя и сами устанавливаете правила. Потраченные усилия окупятся, ведь вы сможете эффективнее распоряжаться деньгами.

Допустим, сейчас по кассе у вас все хорошо — вы в плюсе. Переводите предоплату за товар, а через три дня вам нечем платить зарплату сотрудникам: прибыль от продажи будет только в следующем месяце. В отличие от бухучета, управленческий учет поможет спрогнозировать нехватку средств, и вы успеете скорректировать свое решение.

Чем еще отличаются бухгалтерский и управленческий учеты:

Можно вести бухгалтерский и управленческий учет самостоятельно, нанять для этого специалиста в штат или отдать на аутсорс. Давайте разберемся, что подходит для вас.

Вариант 1. Вести учет самому

Налоговый учет.Самозанятым вести налоговый учет не нужно – налоги автоматически считаются в приложении «Мой налог» исходя из суммы операций за период. Индивидуальным предпринимателям на УСН без сотрудников достаточно раз в квартал сдать декларацию – это можно делать самостоятельно.

У ИП с сотрудниками и юридических лиц документов намного больше, причем сроки сдачи у них разные. Скажем, отчет 6-НДФЛ по налогам на доходы сотрудников нужно сдавать ежеквартально, а отчет СЗВ-М по сотрудникам в пенсионный фонд — ежемесячно. На возню с бумагами уходит много времени, легко запутаться и ошибиться. 

Бухгалтерский учет.Юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям с сотрудниками в подчинении вести бухгалтерский учет выручки нужно обязательно. Чем больше операций проводится за период, тем сложнее систематизировать всю информацию.

Тут, как и в случае с налоговым учетом, допустить ошибку проще простого. И хотя бухгалтерская отчетность никуда не передается, она все равно должна отражать реальное положение дел и вестись в соответствии с установленными правилами. 

Вести налоговый и бухгалтерский учет самостоятельно можно четырьмя способами:

  • Делать расчеты в Excel.Подходит, если вы готовы вбивать все цифры вручную, хорошо разбираетесь в формулах расчета налогов и держите в голове сроки сдачи отчетности. Актуально для фирм с 15–20 операциями в месяц. Формы отчетности можно посмотреть в интернете или на сайте налоговой. 
  • Использовать 1С.Вы потратите деньги на покупку ПО и время на то, чтобы разобраться в программе. Кроме того, для решения любых нестандартных задач исходную конфигурацию придется дорабатывать с помощью программиста.
  • Поручить ведение бухгалтерии банку, в котором у вас открыт счет. Для ИП на УСН в некоторых банках эта услуга предоставляется бесплатно. Остается риск технических ошибок и просрочки — нужно все перепроверять.
  • Использовать онлайн-сервис.Он напомнит о сроках, поможет сформировать отчеты и автоматически отправит их в ФНС, ПФ и ФСС. Стоимость зависит от тарифа: например, сервис «Контур.Эльба» для ИП без сотрудников обойдется от 1900 рублей за квартал, а для ИП с сотрудниками и ООО — от 6000 рублей за квартал. Учтите: электронный бухгалтер не несет ответственности за ваши ошибки, так что вникать все равно придется.

Управленческий учет. Тут нет установленных законом стандартов и сроков, поэтому самостоятельно справиться с управленческим учетом проще, чем с бухгалтерией. Пока операций мало, можно вносить данные в тот же Excel или «Гугл-документы» — в одной из статей я уже рассказывал о том, как начать вести управленческий учет самому.

Когда платежей и контрагентов много, удобнее работать в сервисе типа Adesk. Таблицы и графики формируются автоматически: нужно только ввести цифры или интегрировать сервис с банком, тогда поступления и платежи будут подтягиваться сами.

Готовые отчеты в сервисе помогут с первого взгляда понять:

  • Как лучше спланировать доходы и расходы, чтобы не допустить кассового разрыва.
  • Сколько вы должны контрагентам, а сколько они должны вам.
  • Какие проекты и направления наиболее рентабельны, а какие нужно оптимизировать.
  • Насколько фактические доходы и расходы по проекту или по компании отличаются от запланированных.
  • По каким статьям резко увеличились расходы — может, субподрядчик поднял цены или сотрудники стали часто ездить на такси в личных целях.
  • Сколько денег можно направить на ремонт офиса или вывести из бизнеса без ущерба основной деятельности.
  • С какими клиентами и проектами работать выгоднее.

Вы в каждый момент времени будете в курсе, что происходит в вашей компании, и сможете оперативно принимать управленческие решения.

Adesk вдобавок покажет, с какими клиентами и проектами работать выгоднее

Вы в каждый момент времени будете в курсе, что происходит в вашей компании, и сможете оперативно принимать управленческие решения.

Вариант 2. Нанять сотрудника в штат

Налоговый учет.Расчетом налогооблагаемой базы обычно занимается бухгалтер или главный бухгалтер, если у вас несколько сотрудников в этом отделе. Чаще всего налоговый учет ведется в тандеме с бухгалтерским – отдельного сотрудника для этого нанимать бессмысленно. 

Бухгалтерский учет.Собственный бухгалтер на зарплате и с отдельным рабочим местом — дорогое удовольствие.

Штатного сотрудника, а то и нескольких, обычно нанимают крупные компании, в которых проходят сотни финансовых операций в день. Небольшой фирме имеет смысл взять в штат бухгалтера, который параллельно будет заниматься налоговым учетом, кадрами или делопроизводством.

Но учитывайте, что такой такой многопрофильный сотрудник заболеет, уйдет в отпуск или внезапно уволится, можно остаться без помощи в разгар сдачи отчетности.

Управленческий учет.Найти специалиста по управленческому учету сложнее, чем бухгалтера: мало кто хорошо в нем разбирается. В крупной компании за УУ отвечает финансовый директор, зарплата у него соответствующая — не меньше 100 000 ₽. Зато такой спец будет знать все нюансы бизнеса, быстро найдет, куда утекают лишние деньги, и покажет, как заработать больше.

Некоторые руководители поручают ведение управленческого учета бухгалтеру или менеджеру по продажам. Чтобы сотрудникам не пришлось изобретать велосипед, придумывая таблицы и отчеты, подключите им в помощь онлайн-сервис. Это сэкономит время и снизит риск ошибок.

В Adesk ваш сотрудник будет вносить данные в уже готовые формы, а сервис сведет их в отчеты

Вариант 3. Найти сотрудника на аутсорсе

Налоговый учет. Отдать налоговое сопровождение на аутсорс – разумная идея для компаний, в которых нет штатного бухгалтера, а сам руководитель не хочет заниматься отчетностью в налоговую. Можно заключить долгосрочный договор со специалистом, который в отчетные периоды будет составлять декларации и отправлять их в ФНС.  

Частный бухгалтер, найденный на profi.ru, за ведение учета ООО возьмет от 1500 рублей в месяц. Услуги компании стоят дороже, но для небольшого бизнеса это все равно выгоднее, чем содержать собственного сотрудника:

Бухгалтерский учет.Есть варианты сотрудничества с удаленным специалистом или с компанией, где работает команда из бухгалтеров, юристов, финансовых аудиторов. Они будут консультировать вас, составлять отчеты, заниматься полноценным налоговым и бухучетом. 

Управленческий учет. Вам или вашему сотруднику не придется заводить данные вручную, этим займется специалист на аутсорсе. Обсудите с ним показатели для проверки, форму и период отчетности, факторы влияния. Аутсорсер должен быть всегда на связи, чтобы вы могли быстро проверить ту или иную гипотезу. Он предоставит нужный отчет и при необходимости проконсультирует, управленческие решения полностью остаются за вами.

Получается, специалист на аутсорсе будет в курсе не только того, что происходит в компании сейчас, но и ваших будущих целей, партнеров, контрактов. Вам нужно ему доверять, чтобы не волноваться о конфиденциальности информации.

Выбирайте, кто будет вести учет в вашей компании

Налоговый учет

  • Самостоятельно– больше всего подходит ИП на УСН без сотрудников. Легко разобраться самому, можно получить бесплатную помощь от банка или немного заплатить бухгалтерскому онлайн-сервису.
  • Штатный сотрудник– отдельного сотрудника только для налогового учета нанимать нецелесообразно. Лучше поручить это штатному бухгалтеру, а если такой единицы в штате нет – подумать об аутсорсе. 
  • Аутсорс– оптимальный вариант ИП с сотрудниками и юридических лиц.  

Бухгалтерский учет:

  • Самостоятельно— если есть свободное время, а операций за период не слишком много. При большом потоке расходов и доходов можно запутаться. 
  • Штатный сотрудник— решение для компаний, где бухгалтер дополнительно выполняет функции кадровика, офис-менеджера или делопроизводителя. Или для крупных фирм с большим количеством операций.
  • Аутсорс— оптимален для большинства. Стоимость услуги зависит от объема документации.

Управленческий учет:

  • Самостоятельно— если вы хотите понимать реальное положение дел и без ошибок планировать дальнейшую работу. Подключите онлайн-сервис управленческого учета: вы сможете формировать отчеты хоть каждый день и оперативно управлять денежными потоками.
  • Штатный сотрудник— для начала можно поручить вбивать данные в сервис бухгалтеру или менеджеру, анализировать отчеты и искать «узкие места» будете сами.
  • Аутсорс— вы платите за то, чтобы избавиться от рутины и получать профессиональные консультации, при этом отдаете секретную информацию на сторону.