Зачем бизнесу командные встречи

Цель любой встречи — дать команде понимание, что происходит в компании и как задачи каждого сотрудника связаны с общими планами бизнеса. Такие встречи помогают:

  • находить идеи и принимать решения;
  • упорядочивать задачи и договариваться, кто что делает; 
  • рассказывать о важных изменениях и новостях;
  • обмениваться обратной связью, обсуждать проблемы, разбирать и исправлять ошибки; 
  • поддерживать контакт между сотрудниками, если команда удаленная.

Проводить такие встречи можно с разной регулярностью: кто-то встречается раз в месяц, чтобы обсудить новости и результаты работы, другие собираются ежедневно для синхронизации задач и выявления сложностей. Бывают и стихийные встречи, когда нужно срочно обсудить проблему или принять решение.

Главное — не частота встреч, а то, насколько они структурированы и качественно подготовлены. Если упустить эти моменты, встречи перестают выполнять свои задачи.

Как сделать встречи эффективными

Чтобы встречи не казались пустой тратой времени и не вызывали раздражения, важно показать их ценность команде. Участники должны понимать, зачем собрались и что будут делать с полученной информацией. Для этого — начните с подготовки к собранию:

1. Сформулируйте цель и план встречи. Определите, зачем собираться и какой результат хотите получить: принять решение, согласовать план, проинформировать команду о важном или подвести итоги периода. Далее пропишите последовательность выступлений и обсуждений и определитесь, кого стоит позвать на встречу.

2. Определите формат и время. Установите рамки: сколько длится встреча и сколько времени выделено на каждый вопрос, на каждого докладчика. Решите, где встречаетесь — в переговорке или онлайн.

Для онлайн-встреч:

  • проверьте, что у всех есть доступ к платформе и ссылка на звонок;
  • решите, нужны ли включенные камеры;
  • продумайте, как будете показывать материалы: через демонстрацию экрана или прямо в кадре — на доске или отдельном мониторе.

Для оффлайн-встреч:

  • выберите помещение, где всем удобно и никто не будет мешать;
  • убедитесь, что хватает мест для участников;
  • позаботьтесь о необходимой технике: экран, проектор, доска.

3. Оповестите участников. Сделайте это заранее, хотя бы за три—пять дней, чтобы люди могли при необходимости скорректировать планы, ознакомиться с темой встречи и подготовиться к ней, если выступают.

4. Подготовьте материалы. Соберите все, что понадобится для доклада: цифры, документы, примеры, презентацию. Это важно, чтобы не тратить время на поиск данных во время встречи.

Подготовка — это основа: когда есть план и опорные материалы, легче сделать встречу понятной для каждого участника. Усилить этот эффект помогут приемы, которые стоит использовать во время самой встречи.

Проговорите тему, план и правила: расскажите, что именно и в каком порядке будете обсуждать, сколько времени это займет, когда можно задавать вопросы. Договоритесь не перебивать друг друга.

Назначьте модератора. Он будет следить за тем, чтобы разговор не уходил в сторону, фиксировать возникающие вопросы, управлять временем на каждый блок. Это поможет держать встречу в рамках плана, а участникам — не терять фокус.

Читайте также: Как с помощью шести шляп находить решения для бизнеса

Вовлекайте участников. Не превращайте встречу в монолог, так слушатели или зрители быстро потеряют интерес и займутся своими делами. Задавайте вопросы, предлагайте высказаться тем, кто молчит, подключайте участников к поиску решений, добавляйте визуал: презентации, короткие ролики и другие наглядные материалы. Это поможет и тем, кому трудно воспринимать информацию только на слух.

Подводите итоги. Попросите участников своими словами сформулировать, какие задачи им предстоит выполнить. Это поможет убедиться, что все одинаково поняли договоренности. Также можно фиксировать итоги по каждому блоку собрания.

Техники для повышения эффективности встреч

Чтобы качественнее использовать время на встречу, используйте техники тайм-боксинг или тайм-блокинг.

Тайм-боксинг поможет не «зависнуть» на одном месте: его суть — рассмотреть вопрос или задачу в рамках отведенного времени, по истечении которого нужно перейти дальше, даже, если решение не найдено. Подойдет для встреч, в рамках которых обсуждаются новости, планы, итоги.

Тайм-блокинг подходит, когда встреча посвящена одной задаче и цель — найти решение. Например, команда обсуждает, как сократить расходы или сформировать план запуска продукта.

Читайте также: Тайм-блокинг для предпринимателя: как успевать больше и не сойти с ума от задач

Чтобы не отходить от темы встречи, используйте метод «Парковка». В начале встречи выделите отдельное место — на доске, бумаге или в Miro — куда будете заносить все побочные вопросы и идеи, появляющиеся в ходе разговора. Эти записи не потеряются и не собьют фокус с основной темы. К «парковке» можно вернуться после завершения основного обсуждения или запланировать отдельное время для разбора. Прием особенно полезен на встречах, где обсуждается несколько тем.

Круговое обсуждение. Каждый участник по очереди высказывается по теме — без прерываний друг друга и споров. Это позволяет услышать мнение всех, а не только самых активных, и увидеть проблему с разных сторон. Подходит для встреч, где нужно собрать идеи или обратную связь от всей команды.

Если в рамках встречи вам нужно определить причины возникновения проблемы, можно воспользоваться техникой «5 почему». Суть в том, что команда пять раз подряд задает вопрос «почему?» к каждому ответу. Так можно докопаться до неочевидных причин и корня проблемы. Прием подходит для встреч, где ищут причины повторяющихся ошибок или хотят понять, почему процессы буксуют.

Чтобы зафиксироваться итоги встречи и убедиться, что все поняли, к чему она была, поможет техника «Три вывода». Попросите участников назвать три главных момента: что они поняли, что берут в работу и что требует уточнения. Этот прием поможет избежать ситуации, когда каждый ушел со своим пониманием задач.

Главное про командные встречи

  • Командные встречи — важный инструмент для синхронизации задач, принятия решений и поддержания коммуникации, но только при условии правильной подготовки и проведения.
  • Отсутствие цели и подготовки к встрече, неподходящий состав участников, нарушение тайминга и отсутствие итогов — лишают встречи пользы, смысла и вызывают у команды усталость и раздражение.
  • Для повышения эффективности встреч важно не только соблюдать организационные правила, но и применять техники, которые помогают структурировать обсуждение, удерживать внимание и достигать результатов.